Rekrutacja wstępna z asystentem głosowym: AI pyta i notuje, decyduje rekruter

Gdzie wstępna rozmowa z AI ma sens

Przy rekrutacjach masowych. Magazyn przed sezonem świątecznym szuka kilkudziesięciu osób na trzy zmiany, firma sprzątająca potrzebuje ekipy na nowy obiekt od poniedziałku, przewoźnik szuka kierowców autobusów. Bywają setki zgłoszeń, a pierwsze pytania za każdym razem te same. Rekruterka, która dzwoni do wszystkich po kolei, do części kandydatów dociera po tygodniu. Wtedy niektórzy pracują już gdzie indziej.

Najlepiej pasuje to do agencji pracy, magazynów i centrów logistycznych, firm sprzątających i przewoźników pasażerskich. Te same pytania agent może zadać kandydatom z Ukrainy po ukraińsku, jeśli firma ma skonfigurowaną obsługę w językach obcych.

Na stanowiska kierownicze i specjalistyczne tego nie stawiaj. Pierwsza rozmowa dotyczy tam doświadczenia i niuansów, a kandydat słusznie oczekuje człowieka.

O co agent pyta, a o co pytać nie wolno

• od kiedy kandydat może zacząć i czy ma okres wypowiedzenia
• na jakie zmiany może pracować, w tym nocne i weekendowe
• jakie ma uprawnienia potrzebne na stanowisku, na przykład UDT na wózki widłowe, prawo jazdy kategorii C+E z kodem 95 albo świadectwo kwalifikacyjne SEP
• jak dojedzie do pracy na 6:00 i czy potrzebuje dowozu
• jaką formę zatrudnienia bierze pod uwagę

Kodeks pracy (art. 22¹) wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Uprawnienia mieszczą się w kwalifikacjach. Pytania o zdrowie, ciążę, plany rodzinne, wyznanie czy przynależność do związków zawodowych nie mają w instrukcji agenta czego szukać, bo otwierają drogę do zarzutu dyskryminacji.

Sześć kroków od zgłoszenia do notatki dla rekrutera

1. Kandydat wysyła zgłoszenie przez formularz albo portal z ogłoszeniami, a system planuje telefon w ciągu kilku godzin, w porze dziennej.
2. Agent przedstawia się jako asystent AI działu kadr, podaje nazwę firmy i stanowisko, o które chodzi.
3. Pyta o zgodę na nagranie. Jeśli kandydat się nie zgadza, rozmowa idzie dalej bez nagrywania albo agent proponuje kontakt z rekruterem.
4. Zadaje pytania z listy i powtarza na głos odpowiedzi o uprawnieniach i terminie rozpoczęcia pracy.
5. Odpowiada na pytania kandydata z bazy wiedzy: stawka z ogłoszenia, grafik, dowóz, zakwaterowanie.
6. Mówi, kto i kiedy się odezwie, a notatkę przekazuje rekruterowi.

Kandydat, który sam dzwoni pod numer z ogłoszenia, przechodzi tę samą ścieżkę, tylko bez pierwszego kroku.

Efekt widać w kilku liczbach: czas od zgłoszenia do pierwszego kontaktu, odsetek kandydatów, do których udało się dotrzeć, liczba osób, które przyszły na umówioną rozmowę, i godziny, które rekruterka odzyskała na rozmowy wymagające człowieka.

Kandydat do magazynu, który nie chce nagrywania

Czy kandydat się nadaje, agent nie powiedział i nie mógł powiedzieć. Uwaga do instrukcji: odmowa nagrania nie może skracać rozmowy ani zmieniać pytań, bo kandydat, który nie chce nagrywania, dalej ubiega się o tę samą pracę.

Decyzja zostaje u rekrutera

Agent nie odrzuca kandydatów, nie nadaje im punktów i nikogo nie odsiewa automatycznie. Nawet gdy ktoś nie ma wymaganych uprawnień, agent zapisuje to i przekazuje dalej, bo może chodzić o kurs, który kandydat właśnie kończy, albo o inne stanowisko w tej samej firmie.

Są też powody prawne. Art. 22 RODO daje każdemu prawo, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która istotnie na niego wpływa, a odmowa zatrudnienia może być taką decyzją. AI Act zalicza systemy AI do filtrowania zgłoszeń i oceny kandydatów do systemów wysokiego ryzyka, z dodatkowymi obowiązkami. Ryzyko jest praktyczne: jeśli agent dopisuje do notatki oceny w rodzaju „słaby kandydat”, a rekruter czyta tylko je, decyzję faktycznie podjęła maszyna. Czy konkretny system wpada w kategorię wysokiego ryzyka, trzeba ocenić z prawnikiem przed startem.

Gdy dostawca proponuje „automatyczną ocenę kandydatów przez AI”, zapytaj najpierw, kto podpisze się pod decyzją, kiedy odrzucony kandydat poprosi o uzasadnienie.

Nagranie, zgoda i dane kandydatów

Nagrania głosu nie ma na liście danych, których pracodawca może żądać od kandydata, więc agent pyta o zgodę na początku rozmowy i szanuje odmowę. Kandydat musi też usłyszeć, kto przetwarza jego dane i w jakim celu, a pełną klauzulę dostaje SMS-em albo mailem. Kandydatom z Ukrainy agent przekazuje te informacje po ukraińsku.

Z dostawcą voicebota podpisujesz umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Ustal, jak długo trzymasz nagrania i notatki (zwykle do końca rekrutacji, a dłużej na przykład za osobną zgodą na udział w przyszłych rekrutacjach) i wpisz to do informacji dla kandydata, zgodnie z zasadami nagrywania rozmów.