Asystent głosowy w magazynie: awizacje, sloty na rampie i kierowcy z zagranicy

Portiernia, brama i telefon o szóstej rano

Pierwszy telefon przychodzi przed szóstą. Kierowca stoi pod biurowcem, bo nawigacja zaprowadziła go na wjazd dla osobówek, a brama dla ciężarówek jest od drugiej ulicy. Kwadrans później dzwoni ktoś, kto utknął w korku i pyta, czy jego slot przepadł. Potem kierowca, który przyjechał dwie godziny za wcześnie, i taki, który awizacji nie ma wcale, za to ma na naczepie 33 palety i dużo nadziei.

Do tego spedytorzy pytają, czy auto już rozładowane, dostawcy chcą zarezerwować okno na przyszły tydzień, a w magazynach obsługujących sklepy internetowe klienci dopytują o swoje zamówienia. Odbiera portier, który w tej samej chwili spisuje numery rejestracyjne trzech aut przed szlabanem. Albo brygadzista, za którego plecami piszczy cofający wózek widłowy.

Doba ma jeden wyraźny szczyt: wczesny ranek, kiedy zjeżdżają auta po nocy w trasie. W tygodniu jest drugi, w piątek po południu, bo wszyscy chcą się rozładować przed weekendem. W skali roku dochodzi czwarty kwartał, a w magazynach e-commerce listopad i grudzień zlewają się w jeden długi szczyt.

Awizacja przez telefon krok po kroku

1. Agent pyta o numer awizacji albo zamówienia, a gdy go nie ma, o przewoźnika i dostawcę.
2. Zapisuje numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, imię kierowcy i telefon, pod którym będzie osiągalny.
3. Dopytuje o ładunek: liczbę palet, rodzaj naczepy, chłodnię, towar niebezpieczny ADR.
4. Sprawdza wolne okna w systemie awizacji i proponuje dwa najbliższe.
5. Potwierdza slot i numer rampy albo prosi o zgłoszenie się na portierni, a potem wysyła to wszystko SMS-em.
6. Przy spóźnieniu stosuje zasadę magazynu, na przykład: po 30 minutach slot przepada i trzeba wziąć nowy.

Pod spodem to zwykły kalendarz z zasobami, tyle że zasobem jest rampa, a nie gabinet. Agent czyta i blokuje okna tak jak w każdej awizacji dostaw.

Kierowcy, którzy nie mówią po polsku

Polscy przewoźnicy zatrudniają także kierowców spoza Unii, a pod rampę przyjeżdżają auta z różnych krajów. Część kierowców mówi po ukraińsku, część po rosyjsku, kierowcy z zachodu Europy zwykle po angielsku. Portier nie musi znać trzech języków, a agent, jak w każdej obsłudze w językach obcych, może przejść na język rozmówcy po jego pierwszym zdaniu.

Dla magazynu przy trasie to najmocniejszy argument za postawieniem agenta.

Jakość w każdym języku trzeba jednak sprawdzić na własnych nagraniach z rampy i portierni, nie w materiałach reklamowych. Polskie nazwy miejscowości wymawiane z ukraińskim akcentem, szum silnika, telefon na głośniku przy uchylonej szybie: to wszystko pogarsza rozpoznawanie mowy, a przy akcentach i hałasie w tle nawet dobry model się myli. Pomaga lista nazw własnych, czyli miejscowości, ulic i dostawców, wgrana do słownika agenta. Osobno sprawdź numery awizacji podawane cyfra po cyfrze, bo dyktowane z kabiny łatwo się przekręcają.

Korek pod Łodzią, slot na 10:00 i rozmowa po ukraińsku

W trzeciej kwestii agent powtarza informację o AI i nagrywaniu już po ukraińsku. Art. 50 AI Act nakazuje powiedzieć rozmówcy, że rozmawia z AI, a obowiązek działa od 2 sierpnia 2026 r., więc kierowca, który nie zna polskiego, z samego powitania niczego by się nie dowiedział.

Dokumenty, palety i sprawy, o których decyduje człowiek

Agent może powiedzieć kierowcy, co mieć przy sobie: list przewozowy albo CMR w transporcie międzynarodowym, dokument WZ, numer referencyjny SENT, jeśli towar jest objęty tym systemem, i dokumenty ADR przy towarach niebezpiecznych. Może powtórzyć zasady wymiany palet i godziny pracy magazynu w soboty. Na tym jego rola się kończy.

• O przyjęciu towaru z uszkodzeniami, brakami albo w złej temperaturze decyduje kierownik zmiany.
• Odmowa rozładunku, kary za spóźnienie i spory z przewoźnikiem to sprawy dla człowieka.
• Przy odbiorze towaru agent potwierdza tylko kierowcę i numery rejestracyjne, które są w systemie. Kto podaje się za przewoźnika, może w ten sposób odebrać cudzy ładunek, więc zmiana kierowcy „bo kolega zachorował” idzie do dyspozytora.
• Przy wypadku na placu, wycieku albo pożarze agent każe dzwonić pod 112 i alarmuje kierownika zmiany.

Z czym połączyć agenta i od czego zacząć

Agent potrzebuje dostępu do miejsca, w którym magazyn prowadzi awizacje. Bywa to moduł systemu WMS, osobny system do zarządzania placem i rampami, a w mniejszych firmach arkusz. Jeśli system ma API, agent sam czyta wolne okna, zapisuje rezerwacje i przez narzędzia agenta wysyła SMS z potwierdzeniem. Jeśli nie ma, zaczynasz skromniej: agent przyjmuje zgłoszenie, a slot potwierdza człowiek.

Na start wybierz jedną bramę albo zmianę nocną i daj sobie miesiąc obserwacji.

Mierz w tym czasie, ile telefonów przestało trafiać na portiernię, ile aut przyjechało bez awizacji i jak długo auto stoi od wjazdu do rampy. Nazwiska kierowców, telefony i zapisane przy nich numery rejestracyjne to dane osobowe, więc potrzebna jest umowa powierzenia z dostawcą voicebota, a informacja o nagrywaniu ma być w języku, który kierowca rozumie.

Przy integracji z systemem magazynowym licz raczej 1-3 miesiące pracy niż kilka tygodni. Za samo uruchomienie Infinity Tech bierze od 5 000 zł netto, a utrzymanie i minuty rozmów dochodzą osobno. Aktualne stawki sprawdzisz w cenniku Infinity Tech.