Asystent głosowy umawia awizacje dostaw i sloty na rampie z kierowcami

Czym jest awizacja i dlaczego telefon w magazynie się grzeje

Awizacja to zgłoszenie dostawy z wyprzedzeniem: dzień, godzina, rampa, numer zamówienia albo dokumentu, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, dane kierowcy, rodzaj ładunku. W magazynie z kilkoma rampami to sposób na to, żeby rano nie stało pod bramą dziesięć ciężarówek naraz, a po południu żadna.

Kłopot w tym, że plan żyje. Kierowca utknął na A2 za wypadkiem, dostawca przesunął załadunek, ktoś przyjechał dzień za wcześnie i pyta, czy go rozładują. Każda taka zmiana to telefon do biura magazynu, który odbiera kierownik zmiany z wózkiem widłowym w tle. Albo nie odbiera nikt, bo wszyscy są na hali.

Od numeru awizacji do SMS-a z rampą

1. Rozpoznaje dostawę po numerze awizacji, zamówienia albo po nazwie przewoźnika.
2. Sprawdza w harmonogramie wolne sloty, biorąc pod uwagę typ auta (chłodnia, plandeka, bus) i to, czy rampa pozwala na rozładunek z tyłu, czy z boku.
3. Proponuje jeden albo dwa terminy, zamiast czytać cały dzień.
4. Zapisuje numery rejestracyjne ciągnika i naczepy i literuje je z powrotem.
5. Zapisuje telefon kierowcy, bo na bramie to on, a nie spedytor, będzie odbierał.
6. Wysyła SMS z godziną, numerem rampy i zasadami wjazdu: kamizelka, dokumenty WZ, zakaz wchodzenia na halę.

Agent pracuje na tym samym harmonogramie co ludzie (technicznie to integracja z kalendarzem), więc nie może zająć slotu, który ktoś przed chwilą dał innemu przewoźnikowi.

Rampa to kalendarz z kilkoma zasobami.

Korek na A1 i przesunięcie z rampy 6 na 4

Kierowca nie czeka, aż kierownik zmiany skończy rozładunek i wróci do telefonu. Przesunięcie widać w harmonogramie, zanim auto zjedzie z autostrady.

Numery rejestracyjne i kierowcy z zagranicy

Numer rejestracyjny w telefonie to loteria. „B” i „P”, „M” i „N” brzmią podobnie, a kierowca podaje numer szybko, bo zna go na pamięć. Agent literuje go z powrotem po polsku, „W jak Wacław, G jak Grażyna”, tak jak literuje się przez telefon w wielu biurach. Pomaga też to, że system zna numery aut z poprzednich dostaw tego przewoźnika.

Kierowcy z zagranicy to osobny temat. Na rampach dużych magazynów słychać ukraiński, rosyjski i angielski. Agent, który przejdzie na język kierowcy, jak w obsłudze w językach obcych, oszczędza nerwy po obu stronach. A numer rampy i godzina w SMS-ie mają być zrozumiałe bez znajomości polskiego.

Zakłady, hurtownie i składy z własną rampą

Podobnie działa to w zakładach produkcyjnych, do których dostawcy wożą surowce na konkretne zmiany, w hurtowniach z własną rampą i w składach budowlanych, gdzie kolejka na załadunek potrafi zablokować plac. Po drugiej stronie są spedytorzy, którzy awizują wiele aut i doceniają, gdy da się to zrobić o 22:00, bez czekania na biuro.

Harmonogram, zasady spóźnień i granice agenta

Na start trzeba mieć harmonogram ramp, choćby prosty, z typami aut i długością slotu, oraz spisane zasady: ile minut spóźnienia magazyn toleruje, co z autem, które przyjechało bez awizacji, kto przyjmuje dostawy poza godzinami. Dochodzi lista przewoźników i dostawców z numerami zamówień oraz bramka SMS. Agent nie decyduje, czy przyjąć dostawę z uszkodzonymi paletami, i nie rozmawia o przestojach ani karach umownych. To sprawy dla kierownika magazynu. Nie wpuszcza też nikogo na teren, bo o tym decyduje ochrona na bramie.

Auta w swoim slocie i telefony do biura

Najprostsze liczby to odsetek dostaw, które przyjechały w swoim slocie, średni czas oczekiwania auta pod bramą i liczba zmian godziny obsłużonych bez udziału pracownika. Policz też telefony, które magazyn odbierał dotąd w godzinach szczytu.

Wymyślony rachunek: gdyby 30 telefonów dziennie po 3 minuty przeszło na agenta, kierownik zmiany odzyskałby półtorej godziny, i to wtedy, gdy najbardziej jest potrzebny na hali.