Asystent głosowy dla agencji pracy, który rozmawia z kandydatami i pilnuje grafiku

Kandydaci, pracownicy i firmy dzwonią o różnych porach

Do agencji pracy tymczasowej kandydaci odzywają się wieczorem i w weekend, kiedy przeglądają ogłoszenia: czy oferta jest aktualna, ile płacą na godzinę, na jakiej umowie, czy jest zakwaterowanie i dowóz do zakładu. Pracownicy dzwonią przed zmianą, często przed 6:00, bo zaspali, zachorowało dziecko albo nie przyjechał bus. Firmy, które biorą ludzi z agencji, dzwonią w ciągu dnia i zwykle z tym samym: „od poniedziałku potrzebujemy dwunastu osób na noc, macie kogoś na już?”

Rekruter jeździ po zakładach. Telefon o 21:00 w niedzielę zostaje bez odpowiedzi, a do rana kandydat znajdzie ogłoszenie innej agencji.

Szczyty zależą od klientów. Przed świętami rekrutują magazyny i centra logistyczne, latem przetwórnie owoców i warzyw, a poniedziałkowe poranki są trudne przez cały rok.

Wstępna rozmowa z kandydatem, zawsze z tymi samymi pytaniami

W pierwszej rozmowie rekruter zadaje kilka pytań, które powtarzają się przy każdej ofercie. Voicebot pyta o nie każdego kandydata w tej samej kolejności i zapisuje odpowiedzi:

• od kiedy kandydat może zacząć i na jak długo szuka pracy
• które zmiany mu pasują: ranna, popołudniowa, nocna, weekendy
• czy ma wymagane uprawnienia, na przykład UDT na wózki widłowe albo prawo jazdy kategorii C
• czy potrzebuje zakwaterowania i dojazdu
• jakie ma dokumenty uprawniające do pracy w Polsce, jeśli nie jest obywatelem UE
• w jakim języku woli rozmawiać z rekruterem

Z odpowiedzi powstaje notatka w bazie, a rekruter oddzwania do osób, które pasują do zlecenia. Tak wygląda cała wstępna rekrutacja przez telefon.

Magazyn pod Łodzią i kandydat, który woli rozmawiać po ukraińsku

Agent przedstawia się jako AI, zanim kandydat cokolwiek o sobie powie. I nie odpowiada z pamięci na pytanie o nadgodziny. Kandydat, któremu agent poda stawkę z głowy, przyjdzie z tą obietnicą do koordynatora w dniu wypłaty. Rozmowa po ukraińsku nie zmienia tych zasad: agent po prostu przełącza język i trzyma się tej samej listy pytań, a notatka dla rekrutera powstaje po polsku.

Nieobecności i zamiany zmian przed 6:00

Najbardziej nerwowe telefony w agencji przychodzą przed zmianą. Pracownik ma zacząć o 6:00, a o 5:20 wie już, że nie dojedzie. Jeśli nikt nie odbierze, koordynator dowie się o tym od brygadzisty klienta. Gorszej drogi nie ma.

Voicebot odbiera o każdej porze, zapisuje, kto dzwoni, na którą zmianę i w jakim zakładzie, i od razu wysyła koordynatorowi SMS. O chorobę nie dopytuje.

Zamiana zmiany to już decyzja koordynatora, bo zależy od tego, czy na innej zmianie jest miejsce i kto przejmie obowiązki. Agent przyjmuje prośbę, sprawdza w grafiku wolne miejsca, jeśli ma do niego dostęp, i odpowiada dopiero po zatwierdzeniu. Potem wysyła pracownikowi SMS z nową godziną.

Kto decyduje o kandydacie

Agent nie ocenia ludzi. Nie odrzuca kandydatów, nie układa rankingów i nikomu nie mówi, że się nie nadaje.

Powód jest też prawny: systemy AI, które oceniają albo filtrują kandydatów, AI Act zalicza do systemów wysokiego ryzyka, z dużo cięższymi obowiązkami niż zwykły asystent. Prościej i uczciwiej zostawić decyzję rekruterowi.

Druga granica to zakres pytań. Kodeks pracy (art. 22¹) wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata, więc agent nie pyta o dzieci, plany rodzinne, zdrowie ani wyznanie. Legalności pobytu i pracy cudzoziemca agent też nie ocenia. Przepisy o zatrudnianiu obywateli Ukrainy zmieniały się po 2022 r. wielokrotnie, więc dokumenty sprawdza rekruter.

Jeśli nagrywasz rozmowy, kandydat musi o tym usłyszeć na początku. Nagranie kogoś, kto nie dostał pracy, nie powinno trafić do archiwum na lata (nagrywanie rozmów a prawo).

Baza kandydatów, grafik i koszt

Agent zapisuje odpowiedzi tam, gdzie pracuje rekruter: w programie do rekrutacji, w CRM albo we wspólnym arkuszu. Do nieobecności potrzebny jest odczyt grafiku i numer koordynatora dla każdego zakładu. Bez tego zgłoszenie i tak dotrze, ale bez kontekstu.

Ja zacząłbym od telefonów przed zmianą, a nie od rekrutacji. Tam każda nieodebrana rozmowa to pusta stacja na linii klienta i łatwo policzyć, ile ich było przed startem, a ile po nim. Rekrutację dołóż w drugim kroku, gdy pytania do każdej oferty będą spisane.

Ile kosztuje asystent głosowy, zależy od trzech pozycji: uruchomienia, utrzymania i minut rozmów. Infinity Tech liczy za uruchomienie od 5 000 zł netto, a za utrzymanie 249-799 zł netto miesięcznie.