Asystent głosowy dla firmy przeprowadzkowej, który odbiera, kiedy ekipa niesie szafę

Koniec miesiąca, sobota i telefon w kieszeni tragarza

Przeprowadzki mają swój kalendarz. Umowy najmu kończą się zwykle z końcem miesiąca, więc ostatnie i pierwsze dni miesiąca znikają z grafiku najszybciej. Soboty rezerwuje się z wyprzedzeniem. W miastach akademickich koniec września i początek października to studenci z kartonami, a lato to rodziny, które chcą zdążyć przed szkołą.

Kłopot w tym, że telefon dzwoni, kiedy nikt nie ma wolnych rąk. Szef trzyma na klatce drugi koniec szafy, kierowca jedzie przez miasto z pełnym autem. Klient szuka firmy w internecie i dzwoni do kilku po kolei.

Moim zdaniem zlecenie dostaje wtedy ten, kto pierwszy konkretnie porozmawia z klientem, a niekoniecznie najtańszy. Poczta głosowa niewiele tu daje, bo ludzie niechętnie nagrywają wiadomości, skoro mogą zadzwonić do następnej firmy z listy.

Wstępna wycena przez telefon: o co agent pyta

• skąd i dokąd, z odległością, jeśli to inne miasto albo zagranica
• metraż albo liczbę pokoi i to, czy mieszkanie jest w pełni umeblowane
• piętro po obu stronach i to, czy jest winda, a jeśli jest, czy zmieści się w niej kanapa
• czy auto podjedzie pod klatkę, bo szlaban na osiedlu, strefa płatnego parkowania albo wąska uliczka zmieniają plan dnia
• rzeczy nietypowe, takie jak pianino, sejf, akwarium albo szafa do rozkręcenia
• czy firma ma pakować i przywieźć kartony, czy klient pakuje się sam
• termin i to, czy klient może przesunąć przeprowadzkę o dzień lub dwa

Z takim zestawem właściciel wycenia dużo pewniej niż z notatką „dzwoniła pani w sprawie przeprowadzki”. Agent może podać widełki z cennika, jeśli firma je ma, albo od razu umówić oględziny, na miejscu albo przez wideorozmowę. Po rozmowie wysyła SMS z podsumowaniem i linkiem do przesłania zdjęć. Tak w małej skali wygląda obsługa zapytań ofertowych.

Czwarte piętro bez windy, pianino i pytanie o cenę

Agent nie podał ceny, i dobrze. Kwota rzucona przez telefon staje się obietnicą, a pianino z czwartego piętra potrafi ją zjeść.

Przeprowadzki biur: archiwa, sprzęt i weekend

Firmy przeprowadzają się inaczej niż rodziny. Zwykle w weekend, żeby w poniedziałek ludzie usiedli do działających komputerów. Trzeba ustalić liczbę stanowisk, windę towarową i jej rezerwację u zarządcy budynku, godziny, w których wolno korzystać z rampy, i to, kto odłącza sprzęt IT. Takie zapytanie agent przyjmuje w całości, ale plan i wycenę robi człowiek.

Osobna sprawa to archiwa. Segregatory z dokumentacją kadrową zawierają dane osobowe, więc klient zapyta, jak są zabezpieczone w drodze: zaplombowane kartony, auto bez postojów, protokół przekazania. Agent może powiedzieć, że firma ma taką procedurę, jeśli ją ma. Szczegóły zostawia kierownikowi projektu.

Zapytania od firm dobrze od razu zapisywać w systemie klientów dzięki integracji z CRM, bo takie zlecenia planuje się tygodniami, a po drodze zmienia się termin, liczba stanowisk i osoba kontaktowa.

Magazynowanie rzeczy między jednym mieszkaniem a drugim

Przy przeprowadzkach często wypada przerwa: stare mieszkanie trzeba oddać, a nowe nie jest jeszcze gotowe.

Firmy, które mają magazyn albo boksy, dostają wtedy pytania o wolne miejsce, minimalny okres, dostęp do rzeczy w trakcie i cenę za miesiąc. Odpowiedzi leżą w regulaminie i cenniku, więc agent radzi sobie z nimi dobrze. Powie, czego nie wolno przechowywać (według regulaminu firmy, często żywności i materiałów łatwopalnych), w jakich godzinach można przyjechać po swoje rzeczy i jak wygląda ubezpieczenie, jeśli firma to opisała. Może zarezerwować boks tak samo jak przy rezerwacjach miejsc, a przed końcem okresu najmu zadzwonić z przypomnieniem.

Szkody, zadatki i start w małej firmie

Niektórych rozmów agent nie powinien prowadzić do końca. Porysowana podłoga, pęknięte lustro, zgubione śrubki od łóżka: zgłoszenie szkody agent zapisuje, a zdjęcia klient wysyła przez link z SMS-a. Rozmowa o odszkodowaniu należy już do właściciela. Tak samo zwrot zadatku przy odwołanej przeprowadzce. Agent przeczyta zasady z umowy, ale sporu nie rozstrzygnie.

W firmie z dwoma autami i czterema ludźmi integracja nie jest potrzebna na start. Wystarczy przekierowanie warunkowe z komórki szefa na agenta, gdy szef nie odbiera, i SMS z notatką po każdej rozmowie. To typowy scenariusz dla asystenta głosowego w małej firmie.

Jednego agentowi nie zlecaj: dzwonienia do dawnych klientów z ofertą w stylu „może znowu się przeprowadzacie”. Prawo komunikacji elektronicznej (art. 398) wymaga na taki marketing przez telefon wcześniejszej zgody, a kary nakłada Prezes UKE.

Infinity Tech bierze za start od 5 000 zł netto, a za utrzymanie agenta 249-799 zł netto miesięcznie; minuty rozmów liczą się osobno. Wymyślony rachunek: jeśli na jednej przeprowadzce zostaje ci na czysto 600 zł, a abonament z minutami kosztuje 500 zł, miesięczny koszt pokrywa jedno zlecenie, które inaczej by przepadło. Sam start zwróci się dopiero po kolejnych dziewięciu takich zleceniach.