Asystent głosowy przyjmuje zapytania ofertowe B2B i zbiera dane do wyceny

Dlaczego zapytania ofertowe giną po drodze

Zaopatrzeniowiec z firmy budowlanej dzwoni do pięciu dostawców, bo potrzebuje wyceny na jutro. U producenta telefon odbiera ktoś z księgowości, handlowiec jest na hali, technolog stoi przy maszynie. Na karteczce ląduje „pan z Kielc, blachy, oddzwonić”. Bez ilości. Bez numeru rysunku, a czasem bez numeru telefonu.

Asystent głosowy nie zastąpi technologa. Może za to zrobić rzecz prostą i nudną: zadać wszystkie pytania z listy, powtórzyć liczby, poprosić o pliki i założyć zapytanie w systemie, zanim rozmówca odłoży słuchawkę. Handlowiec dostaje kartę, z której da się liczyć, a nie zagadkę.

Karta zapytania, czyli o co agent pyta w różnych branżach

Zestaw pytań spisz z handlowcami, zanim ktokolwiek zacznie ustawiać agenta: to oni wiedzą, bez czego nie wycenią. Kilka przykładów:

W B2B jedno pytanie pada zawsze: NIP. Po numerze system może pobrać nazwę i adres firmy z bazy REGON, więc agent nie musi literować nazwy spółki, a handlowiec od razu widzi, czy dzwoni stały klient.

Trzysta wsporników giętych ze stali nierdzewnej

Z ceną „mniej więcej” lepiej poczekać na technologa: przy trzystu sztukach pomyłka w grubości blachy to oferta do wyrzucenia.

Droga zapytania od telefonu do opiekuna

1. Agent ustala, kto dzwoni: firma, NIP, imię i nazwisko, telefon, e-mail.
2. Rozpoznaje rodzaj zapytania i zadaje pytania z karty dla tej kategorii, powtarzając na głos liczby i wymiary.
3. Prosi o pliki i wysyła SMS albo e-mail z adresem i numerem zapytania, żeby rysunek trafił do właściwej sprawy.
4. Zakłada szansę sprzedaży w CRM i przypisuje ją opiekunowi, jeśli firma jest stałym klientem, albo handlowcowi od danego regionu lub produktu.
5. Pilne sprawy, na przykład stojąca linia produkcyjna u klienta, od razu przełącza do człowieka.

Zapytania przetargowe to osobna ścieżka. Kiedy ktoś mówi o SWZ, platformie zakupowej albo terminie składania ofert, agent nie streszcza dokumentacji, tylko przekazuje sprawę osobie od przetargów, razem z datą, którą usłyszał. Przy pomyłce w dacie składania ofert nie ma już czego naprawiać.

Czego agent przy wycenie nie obiecuje

Najwięcej szkody robi agent, który za bardzo chce pomóc. Klient pyta, czy da się giąć ośmiomilimetrową blachę na małym promieniu, a model językowy z rozpędu odpowiada, że oczywiście. Dlatego w instrukcji muszą być twarde zakazy:

• nie podaje cen ani widełek, jeśli firma nie wpisała sztywnego cennika do bazy wiedzy
• nie obiecuje terminów realizacji ani dostawy
• nie ocenia, czy coś da się technicznie wykonać
• nie udziela rabatów i nie zmienia warunków płatności
• na pytanie spoza karty odpowiada, że zapisze je dla handlowca

Wolę agenta, który trzy razy powie „zapiszę to pytanie dla technologa”, niż takiego, który raz obieca coś, czego zakład nie zrobi. Zakazy w instrukcji to dopiero początek: dalej trzeba pilnować modelu, który lubi dopowiadać, czyli zająć się halucynacjami i kontrolą odpowiedzi.

Kto zyska na takim agencie i co trzeba przygotować

Zapytania ofertowe przez telefon to codzienność zakładów produkcyjnych, hurtowni i składów budowlanych, a w usługach na przykład biur tłumaczeń. Na start potrzebujesz spisanych kart zapytań dla każdej kategorii, dostępu do CRM, w którym zakłada się szanse sprzedaży, adresu e-mail na pliki i jasnej zasady, kto dostaje które zapytanie. Ustal od razu, kto zastępuje opiekuna na urlopie, bo zapytanie z piątku po południu nie powinno czekać w skrzynce do poniedziałku. Jeśli wolisz zlecić postawienie takiego agenta, zakres omówisz przy zamówieniu agenta głosowego AI.

Efekt sprawdzisz po dwóch liczbach: ile zapytań wymagało telefonu do klienta po brakujące dane i ile czasu mija od rozmowy do wysłania oferty. Jeśli pierwsza liczba nie spada, karta zapytania jest za krótka albo agent za szybko kończy rozmowę. Jeśli za to obie liczby wyglądają dobrze, a handlowcy i tak przepisują dane ręcznie, problem leży w integracji z CRM.