Asystent głosowy dla biura tłumaczeń, który zbiera dokumenty do wyceny i pilnuje statusów

Urzędy wyznaczają rytm telefonów w biurze tłumaczeń

Ktoś kupił auto w Niemczech i bez tłumaczenia części dokumentów, na przykład umowy kupna, nie zarejestruje go w wydziale komunikacji. Ktoś inny potrzebuje aktu urodzenia dziecka urodzonego w Irlandii, bo chce go przenieść do polskich ksiąg. Latem dzwonią maturzyści i ich rodzice, bo uczelnia za granicą chce świadectwa po angielsku. Firmy przysyłają umowy, odpisy z KRS i dokumentację przetargową.

Od 2022 r. w wielu biurach dużą grupę klientów stanowią obywatele Ukrainy: prawa jazdy, dyplomy, akty stanu cywilnego. Część z nich woli rozmawiać po ukraińsku.

Niezależnie od dokumentu pytanie jest prawie zawsze to samo: ile i na kiedy. Tłumacz w tym czasie siedzi nad tekstem i każda rozmowa wybija go z rytmu. W małym biurze, gdzie tłumacz jest też właścicielem, telefon po prostu leży wyciszony.

Agent w biurze tłumaczeń bierze zapytania, statusy i odbiór

• przyjmuje zapytanie o wycenę: język, rodzaj dokumentu, liczba stron oryginału, tłumaczenie zwykłe czy przysięgłe
• wysyła SMS z linkiem do wgrania skanu albo zdjęć dokumentu
• sprawdza status zlecenia po numerze zamówienia albo numerze telefonu
• podaje godziny odbioru, adres i zasady wysyłki kurierem albo listem poleconym
• przyjmuje prośbę o tryb ekspresowy i przekazuje ją koordynatorowi
• zapisuje zapytania o rzadkie języki, tłumaczenia ustne i duże zlecenia firmowe dla opiekuna

Pytanie o status zamówienia to typowy przypadek, który agent załatwia sam, jeśli ma dostęp do systemu zleceń.

Wycena bez dokumentu to zgadywanie

Przy tłumaczeniach przysięgłych zlecanych przez sądy i urzędy rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości przyjmuje za stronę 1125 znaków ze spacjami, liczonych w tekście tłumaczenia, nie oryginału. Z klientem prywatnym cenę ustala umowa, więc sposób liczenia strony musi być w cenniku biura. Dokładna liczba stron wychodzi dopiero po pracy, wcześniej można tylko szacować. W tłumaczeniach zwykłych biuro samo ustala, ile znaków ma strona, i ta liczba musi być w bazie agenta, bo klienci o nią pytają.

Dlatego agent nie podaje kwoty z głowy. Zbiera podstawowe informacje, wysyła link do zdjęć w krótkim powiadomieniu po rozmowie i mówi, do kiedy przyjdzie wycena od człowieka. Moim zdaniem ten jeden SMS daje biuru najwięcej: klient nie musi szukać adresu e-mail, a zdjęcia przychodzą, zanim zdąży zadzwonić do konkurencji.

Auto z Niemiec, papiery do rejestracji i pytanie o oryginały

Agent od pierwszego zdania nazywa siebie asystentem AI, bo taki jest nakaz art. 50 AI Act (od 2 sierpnia 2026 r.). Przy klientach mówiących po ukraińsku informacja ma sens tylko wtedy, gdy pada w ich języku.

Zwróć uwagę, że agent nie tłumaczy, czego chce urząd. To nie jego wiedza, a pomyłka kosztuje klienta drugą wizytę w wydziale.

Ekspres, rzadkie języki i sprawy dla koordynatora

Tryb ekspresowy to obietnica, którą składa tłumacz, nie agent.

Czy dokument da się oddać jutro, zależy od tego, kto jest wolny, ile stron liczy tekst i czy są w nim pieczęcie do opisania. Agent przyjmuje prośbę, podaje zasady dopłaty z cennika i czeka na potwierdzenie.

Podobnie z rzadkimi językami. Przy językach takich jak wietnamski czy gruziński biuro często szuka tłumacza przysięgłego u współpracowników. Agent zapisuje zapytanie z terminem, na kiedy klient potrzebuje dokumentu, i nie zapewnia, że się uda.

U ludzi zostają też reklamacje tłumaczeń, pytania o terminologię, wyceny dużych zleceń firmowych i tłumaczenia ustne, na przykład przy akcie w kancelarii notarialnej, gdy stroną jest cudzoziemiec.

Ukraiński w słuchawce i program do zleceń

Jeśli dzwonią do ciebie klienci z Ukrainy, agent może rozmawiać z nimi po ukraińsku i sam rozpoznać język z pierwszych słów, ale obsługa w językach obcych wymaga osobnego testu: posłuchaj, jak wymawia polskie nazwy urzędów i ulic, bo tu modele często się mylą.

Do statusów potrzebny jest dostęp do programu, w którym biuro prowadzi zlecenia. Jeśli go nie ma, agent i tak zbiera zapytania i wysyła linki, a statusy zostają przy ludziach. Na początek weź zapytania, które przychodzą po zamknięciu biura, a miarą niech będzie liczba rozmów, po których klient faktycznie wgrał skan (pilotaż krok po kroku).