Asystent głosowy dla kancelarii notarialnej, który umawia akty i nie zgaduje taksy

Notariusz czyta akt, asystentka pisze projekty, a telefon dzwoni

Notariusz przez większą część dnia odczytuje akty. Taka czynność trwa, przy sprzedaży mieszkania z kredytem nawet ponad godzinę, i nikt w tym czasie nie wychodzi odebrać telefonu. Telefony odbierają asystentki, które w tym samym czasie piszą projekty, składają elektronicznie wnioski do ksiąg wieczystych i wydają wypisy.

Większość rozmów da się przewidzieć. Sprzedający pytają o dokumenty. Kupujący o wolny termin, bo bank czeka. Rodzina po pogrzebie pyta o akt poświadczenia dziedziczenia. Firmy dzwonią w sprawie pełnomocnictw i protokołów ze zgromadzeń wspólników. I wszyscy, bez wyjątku, pytają o koszt.

Szczyty są dwa. Koniec miesiąca, kiedy mijają terminy wpisane do umów przedwstępnych, i grudzień, kiedy wiele osób chce podpisać umowę jeszcze w starym roku.

W takich okresach asystentka spędza przy telefonie więcej czasu niż przy projektach.

Lista dokumentów czytana z bazy kancelarii, nie z pamięci modelu

To najczęstsze pytanie i najłatwiej na nim zyskać. Warunek jest jeden: listę pisze kancelaria, osobno dla każdej czynności, a agent tylko ją odczytuje i wysyła SMS-em. Przy sprzedaży mieszkania z księgą wieczystą taka lista może wyglądać na przykład tak:

• numer księgi wieczystej lokalu
• dokument, na podstawie którego sprzedający nabył mieszkanie: akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia
• zaświadczenie ze spółdzielni lub od zarządcy wspólnoty o braku zaległości w opłatach
• zaświadczenie z urzędu gminy o osobach zameldowanych w lokalu
• świadectwo charakterystyki energetycznej
• przy mieszkaniu ze spadku, w części przypadków, zaświadczenie z urzędu skarbowego w sprawie podatku od spadków i darowizn
• dowody osobiste wszystkich stron

Inna lista dotyczy spółdzielczego własnościowego prawa bez księgi, inna darowizny, jeszcze inna aktu poświadczenia dziedziczenia. Wszystkie trafiają do bazy wiedzy agenta, a im dokładniej są opisane, tym rzadziej agent musi mówić „przekażę pytanie”.

Sprzedaż mieszkania w przyszłym tygodniu, czyli termin aktu i lista dokumentów

Przedstawienie się jako AI to od 2 sierpnia 2026 r. obowiązek z art. 50 AI Act, a u notariusza, gdzie ludzie podpisują jedną z większych umów w życiu, agent udający człowieka zepsułby zaufanie już w pierwszym zdaniu. Sam zapis na termin działa tak jak przy każdym umawianiu wizyt przez telefon: agent proponuje wolne terminy z kalendarza i zapisuje wstępnie.

Dlaczego agent nie podaje kwoty taksy

Pytanie o koszt pada w prawie każdej rozmowie, a agent ma na nie jedną odpowiedź: kwotę wylicza kancelaria. Tej reguły nie poluzowuj, nawet gdy klienci się irytują.

Na rachunek przy sprzedaży mieszkania składają się: taksa notarialna, której maksymalne stawki określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, VAT od taksy, często podatek od czynności cywilnoprawnych, który pobiera notariusz, oraz opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej i za wypisy. Każdy z tych składników zależy od ceny, rodzaju umowy i sytuacji stron. O zwolnieniach z podatku decydują szczegóły, które ocenia notariusz.

Voicebot, który powie „około trzech tysięcy”, albo zaniży, albo zawyży. W obu przypadkach klient przyjdzie z pretensją, a kancelaria będzie się tłumaczyć z liczby, której nikt w niej nie liczył. Agent może za to powiedzieć, z czego składa się koszt i kiedy przyjdzie wyliczenie.

Projekt aktu, wypisy i sprawy, które zostają u notariusza

Projekt aktu kancelaria zwykle wysyła stronom mailem kilka dni przed podpisaniem. Agent zbiera adresy e-mail, czyta je z powrotem do potwierdzenia i przypomina, żeby sprawdzić dane osobowe. Samych danych do projektu, czyli numerów PESEL, dowodów czy imion rodziców, lepiej nie dyktować głosem. Rozpoznawanie mowy potrafi pomylić cyfrę, a w akcie notarialnym pomyłka w jednej cyfrze oznacza późniejsze poprawki. Bezpieczniej wysłać klientowi SMS z linkiem do formularza (wiadomości po rozmowie), w którym dane wpisze sam i od razu zobaczy je czarno na białym.

Poza zasięgiem agenta zostaje:

• wyjaśnianie skutków umowy i wybór jej formy, na przykład darowizna czy sprzedaż dla dziecka
• pytania o treść projektu i poprawki w nim
• ustalenie, komu wolno wydać wypis aktu, bo to sprawdza kancelaria przy każdym wniosku
• wyliczenie kosztów i każda rozmowa o ich wysokości
• sprawy, w których strony albo spadkobiercy się spierają

Kalendarz z salami i pierwsze tygodnie pracy agenta

Agent musi widzieć kalendarz notariusza, a w kancelarii z kilkoma notariuszami także salę, w której odczytuje się akty. Dwie czynności w jednej sali o tej samej godzinie to klasyczny błąd przy ręcznym zapisie i łatwo go przenieść do automatu, dlatego przy integracji z kalendarzem sale trzeba uwzględnić osobno.

Rozmowy dotyczą majątku, spadków i rodzin, więc w umowie powierzenia sprawdź, na jakich serwerach leżą transkrypcje i po jakim czasie znikają, a resztę przejdź według listy kontrolnej RODO.

Na początek wystarczy, że agent odbiera, gdy asystentki mają zajęte linie. Potem przejrzyj pytania, które agent przekazał kancelarii: każde z nich to dziura w bazie wiedzy do uzupełnienia, a rozmowy zamknięte samą listą dokumentów pokazują, ile pracy odpadło asystentkom. Ile czasu to oszczędza przy twoim ruchu, oszacujesz w kalkulatorze.