Asystent głosowy w biurze nieruchomości odbiera, gdy pośrednik pokazuje mieszkanie

Kiedy dzwonią kupujący i dlaczego pośrednik nie odbiera

Telefony z Otodomu czy OLX sypią się najmocniej w pierwszych dniach po publikacji oferty. Ludzie przeglądają ogłoszenia po pracy i w weekend, więc wtedy też dzwonią. Pośrednik w tym czasie pokazuje inne mieszkanie albo po prostu ma wolne.

Kupujący, który trafi na sygnał albo pocztę głosową, rzadko nagrywa wiadomość. Wybiera numer z następnego ogłoszenia, a w większym mieście podobnych mieszkań w tej samej cenie jest na portalu sporo.

Dzwonią też sprzedający, którzy pytają o prowizję i o to, kiedy ktoś przyjedzie zrobić zdjęcia. I są telefony, które nic nie wnoszą: czy oferta jest aktualna albo prośba o adres, który stoi w ogłoszeniu. W biurze z kilkoma pośrednikami numer w ogłoszeniu to często prywatna komórka konkretnej osoby, więc każdy taki telefon przerywa jej prezentację albo wolny wieczór.

Voicebot odbiera wszystkie naraz. I nie ma wolnego.

Pięć pytań, które oddzielają kupującego od oglądającego

Pośrednik nie ma czasu na prezentacje dla kogoś, kto kupi „może za rok, jak sprzedamy działkę”. Agent zadaje te same pytania co dobry pośrednik, tyle że przy każdym telefonie, także o 21:40.

1. Której oferty dotyczy telefon. Wystarczy numer oferty albo ulica, agent sam znajdzie ogłoszenie w bazie biura.
2. Jaki jest budżet i czy cena z ogłoszenia się w nim mieści.
3. Gotówka czy kredyt, a jeśli kredyt, to czy jest już decyzja banku, czy dopiero pierwsza rozmowa z doradcą.
4. Kiedy dzwoniący chce kupić i czy najpierw musi sprzedać swoje mieszkanie. Łańcuszek kilku transakcji potrafi przesunąć każdy termin o miesiące.
5. Czy kupuje dla siebie, czy pod wynajem. Inwestor pyta o inne rzeczy niż rodzina z dwójką dzieci.

Agent nikogo nie odrzuca. Zapisuje odpowiedzi w CRM biura i oznacza, kto jest gotowy do zakupu, a kto dopiero się rozgląda. Komu dać sobotnią 10:00, decyduje pośrednik. Progi tej kwalifikacji leadów ustawia się razem z biurem, a od dostawcy CRM zależy, czy notatka trafi do karty klienta przez integrację z CRM, czy w mailu.

Budżet i sytuacja kredytowa to dane osobowe. Z dostawcą voicebota podpisujesz umowę powierzenia (art. 28 RODO) i ustalasz, po jakim czasie notatki i nagrania znikają.

Trzy pokoje na Ruczaju: telefon z ogłoszenia

Agent przedstawia się jako asystent AI od pierwszego zdania, zgodnie z wymogami AI Act. Na pytanie o negocjacje nie padło ani „cena jest sztywna”, ani „coś się utarguje”, bo każda z tych odpowiedzi może zaszkodzić sprzedającemu, który zlecił biuru sprzedaż. Jak to brzmi na żywo, usłyszysz w demo z Zofią, agentką od nieruchomości. Dane w demo są przykładowe.

Na co agent nie odpowiada i komu przekazuje pytanie

Kupujący pytają przez telefon o rzeczy, na które nawet doświadczony pośrednik odpowiada ostrożnie. Agent nie improwizuje.

• Nie ocenia stanu prawnego lokalu. Pytania o hipotekę w księdze wieczystej, służebność albo spółdzielcze własnościowe prawo bez założonej księgi przekazuje pośrednikowi, najwyżej powtarza to, co jest w opisie oferty.
• Nie doradza w sprawie kredytu. Zdolność, wkład własny i wybór banku to temat dla doradcy kredytowego, a jeśli biuro z takim współpracuje, agent proponuje kontakt.
• Podatku i kosztów u notariusza nie wylicza: to pytania do notariusza albo doradcy podatkowego.
• Cena i prowizja biura to zawsze rozmowa z pośrednikiem, nie z agentem.
• Nie tłumaczy umów najmu. Jeśli biuro zajmuje się wynajmem, agent zbiera dane chętnego najemcy, ale o najmie okazjonalnym i oświadczeniu składanym u notariusza rozmawia już człowiek.

Najwięcej zależy od tego, jak agent mówi „nie wiem”. Dobrze ustawiony odpowie: „To pytanie przekażę pani Marcie, oddzwoni jeszcze dziś”, zamiast wymyślić coś, co brzmi pewnie. Tego nie załatwia sama uprzejmość modelu, tylko kontrola odpowiedzi: w instrukcji agent dostaje listę tematów, przy których wolno mu wyłącznie przekazać sprawę.

Kalendarz pośrednika, okna właściciela i puste przejazdy

Umówienie prezentacji jest trudniejsze niż zapis do fryzjera. Termin musi pasować kupującemu i pośrednikowi, a do tego osobie, która w mieszkaniu mieszka. Dlatego przed startem ustala się z właścicielem okna, w których wolno pokazywać lokal, i agent proponuje tylko je.

Kalendarz pośrednika agent czyta i zapisuje na bieżąco, jeśli ma do niego dostęp przez API. Z kalendarzami Google i Outlook zwykle nie ma kłopotu, z programami dla biur nieruchomości bywa różnie, więc zapytaj ich dostawcę, zanim cokolwiek podpiszesz. Po zapisie klient dostaje SMS z adresem i numerem pośrednika, a pośrednik wpis w kalendarzu z telefonem kupującego i notatką z odpowiedzi na pięć pytań, więc w drodze na spotkanie wie, z kim będzie rozmawiał. Dopisz do SMS-a piętro i domofon, żeby kupujący nie dzwonił po nie do pośrednika z klatki schodowej.

Puste przejazdy kosztują. Pośrednik jedzie przez pół miasta na 18:00, a kupującego nie ma. Przypomnienie dzień wcześniej z prośbą o potwierdzenie tego nie usunie, ale część odwołań przyjdzie wcześniej, a wolny termin dostanie ktoś inny (o pozostałych sposobach na no-show piszemy osobno).

Ile to kosztuje biuro z trzema pośrednikami

Przykład z wymyślonymi liczbami. Biuro ma trzech pośredników i 60 aktywnych ofert. Tygodniowo na numery z ogłoszeń dzwoni 150 osób, a 40 z nich nie dodzwania się za pierwszym razem. Przyjmijmy prowizję 15 000 zł od transakcji. Jedna sprzedaż, która wyszła tylko dlatego, że w sobotę ktoś odebrał telefon, wystarcza na uruchomienie agenta i na wiele miesięcy abonamentu.

Ceny w tym rachunku to oferta Infinity Tech: start agenta od 5 000 zł netto, miesięczne utrzymanie 249-799 zł netto i osobno minuty rozmów. Składniki takiego rachunku rozkłada zestawienie kosztów asystenta głosowego, a aktualne pakiety są w cenniku Infinity Tech.

Biuro z jednym pośrednikiem nie potrzebuje na start integracji z kalendarzem. Wystarczy agent, który odbiera, zadaje pięć pytań i wysyła pośrednikowi SMS z notatką. Kalendarz podłącza się później, kiedy widać, ile prezentacji rzeczywiście z tego wychodzi.