Asystent głosowy dla kancelarii prawnej, czyli sekretariat, który odbiera w dniu rozprawy

Telefon dzwoni, a mecenas jest na sali rozpraw

W kancelarii prowadzonej przez jednego albo dwóch prawników telefon ma zły zwyczaj: dzwoni wtedy, kiedy nie ma go kto odebrać. Rozprawa w sądzie rejonowym o 9:00, druga o 11:30 w innym budynku, w przerwie dojazd. Komórka leży wyciszona w teczce, bo na sali rozpraw inaczej się nie da. Po południu na ekranie jest osiem nieodebranych połączeń z nieznanych numerów i nie wiadomo, które z nich to nowa sprawa, a które akwizytor. Oddzwanianie do wszystkich zjada wieczór.

Dzwonią głównie cztery grupy osób. Nowi klienci, którzy właśnie odebrali list polecony z sądu albo pismo od komornika i chcą się spotkać jeszcze w tym tygodniu. Obecni klienci, którzy pytają, czy mecenas przeczytał maila. Sekretariaty sądów, inni pełnomocnicy i biegli. No i sprzedawcy wszystkiego, od programów prawniczych po leasing aut.

Szczyty łatwo przewidzieć: poniedziałek rano, pierwsze dni po długim weekendzie, kiedy ludzie odbierają zaległe awiza, i każdy dzień z kilkoma rozprawami pod rząd. Kancelarie karne mają jeszcze telefony nocne. Rodzina dzwoni zaraz po tym, jak policja zatrzymała kogoś bliskiego.

Zadania sekretariatu, które agent może wziąć na siebie

• umawia pierwsze konsultacje w kalendarzu prawnika, w kancelarii albo przez wideo, i podaje stałą cenę konsultacji, jeśli kancelaria ją ustaliła
• zbiera dane do sprawdzenia konfliktu interesów: kto dzwoni, przeciwko komu jest sprawa, czy są inne strony
• przyjmuje wiadomości od obecnych klientów i przekazuje je prowadzącemu jako notatkę, z sygnaturą akt, jeśli klient ją zna
• przekłada i odwołuje spotkania, a zwolnione okienko wraca do kalendarza
• podaje adres, godziny, dojazd i listę dokumentów do zabrania na pierwsze spotkanie
• sprawy oznaczone przez kancelarię jako pilne, na przykład zatrzymanie, przełącza do dyżurnego prawnika albo wysyła mu SMS

W jednoosobowej kancelarii agent działa jak sekretarka AI: po każdej rozmowie prawnik dostaje krótką notatkę mailem albo SMS-em i sam decyduje, do kogo oddzwonić w przerwie między rozprawami.

Większemu biuru bliżej do wirtualnej recepcjonistki, która kieruje sprawy do właściwego zespołu.

Konflikt interesów sprawdza się przed pierwszym spotkaniem

Zanim prawnik przyjmie sprawę, musi wiedzieć, czy nie reprezentuje albo nie reprezentował drugiej strony. Mówią o tym kodeksy etyki adwokackiej i radcowskiej. Kłopot w tym, że konflikt często wychodzi na jaw dopiero na spotkaniu, kiedy nowy klient zdążył już opowiedzieć całą historię.

Voicebot tego nie rozstrzyga. Przed zapisaniem terminu pyta o imię i nazwisko albo nazwę firmy drugiej strony, a przy firmie także o NIP. Dane trafiają do kancelarii, ktoś z zespołu porównuje je z bazą klientów i dopiero wtedy termin zostaje potwierdzony SMS-em.

Nawet gdy agent ma dostęp do bazy i widzi trafienie, nie mówi dzwoniącemu, że druga strona jest klientem kancelarii.

Mówi tylko, że termin zostanie potwierdzony po sprawdzeniu, i to każdemu, tymi samymi słowami, bo sama różnica w odpowiedzi też byłaby informacją. Zapisz takie zgłoszenia tak, żeby dało się je przejrzeć w dwie minuty: tu przydaje się integracja z CRM.

Ekipa remontowa zniknęła z zaliczką, a klient dzwoni do kancelarii

Najważniejsza jest tu odpowiedź na pytanie o szanse: agent odmawia jednym zdaniem, nie tłumaczy się i od razu proponuje to, co może zrobić. Klient, który za chwilę opowie obcemu głosowi o swojej sprawie, musi wiedzieć, że to system AI, dlatego agent mówi to w pierwszej kwestii. Wymaga tego art. 50 AI Act, od 2 sierpnia 2026 r.

Porada prawna jest poza zasięgiem agenta, choćby klient naciskał

Voicebot nie udziela porad prawnych. Granica leży bliżej, niż się wydaje, bo poradą jest już odpowiedź na pytanie „do kiedy mam czas na sprzeciw?”.

• Nie ocenia szans w sprawie i nie mówi, czy coś się opłaca.
• Terminów procesowych nie liczy. Może zapisać datę doręczenia pisma i oznaczyć sprawę jako pilną, a termin policzy prawnik.
• Nie potwierdza, czy dana osoba albo firma jest klientem kancelarii. Ktoś, kto przedstawia się jako „brat klienta” albo „księgowa z firmy”, słyszy to samo co każdy: przekażę wiadomość.
• Stan sprawy, terminy rozpraw i treść pism zostają w kancelarii, także wobec klienta, bo przez telefon trudno mieć pewność, kto mówi.
• Nie negocjuje wynagrodzenia. Stałą cenę konsultacji poda, o honorarium w sprawie rozmawia prawnik.

Tajemnicę zawodową adwokatów i radców prawnych regulują ustawy o tych zawodach, a agent mówi w imieniu kancelarii, więc obowiązuje go ta sama ostrożność, którą zachowuje sekretarka. Listę zwrotów, po których agent przekazuje rozmowę człowiekowi, ustal z prawnikiem przed pierwszym telefonem.

Nagrania rozmów z kancelarią a tajemnica

Klient, który opowiada przez telefon o rozwodzie albo zarzutach karnych, podaje rzeczy, których nie chciałby zobaczyć w cudzych rękach. Z dostawcą voicebota podpisujesz umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i ustalasz, gdzie leżą dane, kto ma do nich dostęp i po ilu dniach znikają. Zapytaj też, czy dostawca korzysta z podwykonawców spoza EOG.

W kancelarii nie nagrywaj dźwięku wcale, a transkrypcję trzymaj tylko do czasu, aż notatka trafi do akt. Jeśli jednak nagrywasz rozmowy, dzwoniący musi o tym usłyszeć na początku.

Start po godzinach pracy i rachunek po miesiącu

Najbezpieczniejszy start to godziny po pracy i dni, w których prawnik jest w sądzie. Wystarczy przekierowanie warunkowe: połączenie trafia do agenta tylko wtedy, gdy nikt nie odbierze w kilka sygnałów.

Miesięczny pilotaż pokaże, ile było umówionych konsultacji, ile pilnych spraw poszło od razu do prawnika i ile razy klient poprosił o człowieka. Ta ostatnia liczba mówi najwięcej o tym, czy agent dobrze rozumie dzwoniących.

Za uruchomienie płaci się raz, za utrzymanie co miesiąc, a minuty rozmów dolicza się osobno; aktualne stawki Infinity Tech są w cenniku.

Po drugiej stronie rachunku postaw jedną sprawę, z którą klient poszedł do kancelarii obok, bo tam ktoś odebrał.