Asystent głosowy w biurze rachunkowym, żeby księgowa mogła spokojnie zamknąć miesiąc

Miesiąc w biurze rachunkowym widziany od strony telefonu

Rytm jest co miesiąc ten sam. Na początku spływają dokumenty i telefony „czy doszło”. Potem księgowanie, a w połowie miesiąca pytania o kwoty do zapłaty, bo zbliżają się terminy urzędowe. Składki ZUS płaci się między 10. a 20. dnia miesiąca, zależnie od formy firmy i od tego, czy ma pracowników, zaliczki na podatek dochodowy do 20., a VAT razem z plikiem JPK do 25. Kiedy księgowa najbardziej potrzebuje ciszy, telefon dzwoni najczęściej.

Każda taka rozmowa trwa minutę, ale wybija z rytmu przy uzgadnianiu wyciągu albo liczeniu listy płac i potem trzeba szukać, gdzie się skończyło. W biurze, które prowadzi kilkadziesiąt firm, te minuty składają się w godziny.

Drugi szczyt to sezon PIT, od połowy lutego do końca kwietnia. Dzwonią wtedy klienci biura, ich rodziny i znajomi, którzy „chcą tylko zapytać o ulgę”.

Zadania, które agent zdejmuje z księgowej

• potwierdza, czy dokumenty za dany miesiąc wpłynęły i czego brakuje, jeśli ma podgląd do systemu obiegu dokumentów albo skrzynki biura
• przypomina termin płatności, a kwotę wysyła SMS-em na numer przypisany do firmy, zamiast czytać ją każdemu, kto zadzwoni
• wysyła listę dokumentów przy zatrudnieniu pracownika, zakupie auta do firmy albo zamknięciu działalności
• sprawdza, czy w systemie jest UPO dla wysłanej deklaracji, jeśli biuro to udostępnia
• zapisuje pytanie dla księgowej prowadzącej firmę, z tematem i terminem, do którego klient potrzebuje odpowiedzi
• dzwoni do klientów, którzy do ustalonego dnia nie przysłali dokumentów

Ostatni punkt to połączenie wychodzące, ale nie marketing, więc zgoda jak na telefon z ofertą nie jest potrzebna.

Dwie faktury z poniedziałku i termin VAT w piątek

Agent potwierdził fakty z systemu i termin z kalendarza podatkowego, ale o KSeF nie powiedział ani słowa.

Mógłby, bo model językowy „coś wie” o e-fakturach. Ale przepisy wchodziły etapami i były przesuwane, a odpowiedź zależy od sytuacji konkretnej firmy.

KSeF, ulgi i interpretacje zostają u księgowej

W 2026 r. obowiązek KSeF objął kolejne grupy firm, a części najmniejszych dano czas do końca roku. Jesienią dzwonią więc ci, którzy pytają, co ich czeka od stycznia, i ci, którzy nie mogą znaleźć faktury zakupowej, bo kontrahent „przecież wysłał”. Agent obsłuży tylko część: przeczyta z bazy biura, jak nadać biuru uprawnienia w KSeF, albo wyśle instrukcję SMS-em. Czy konkretna firma musi, od kiedy i co zrobić z fakturą wystawioną poza systemem, rozstrzyga księgowa.

Z sezonem PIT jest podobnie. Ulga na dzieci, ulga termomodernizacyjna, wspólne rozliczenie z małżonkiem, zmiana formy opodatkowania: pytania brzmią niewinnie, a odpowiedź to porada podatkowa. Agent zapisuje temat, zbiera kontakt i umawia rozmowę.

W sezonie PIT agent powinien przede wszystkim umawiać, a nie przełączać. Księgowa, która od rana odbiera telefony, wieczorem nie ma kiedy robić zeznań. Żeby agent przejął ten szczyt, trzeba go przygotować na sezon, zanim ruszą pierwsze zeznania.

Każdy klient ma swoją księgową i agent musi o tym wiedzieć

W biurze rachunkowym nie ma jednej recepcji do wszystkiego. Pani Ewa prowadzi sklep rowerowy, pan Paweł kadry trzech firm budowlanych. Asystent głosowy rozpoznaje dzwoniącego po numerze, sprawdza w bazie, kto prowadzi jego firmę, i do tej osoby kieruje notatkę, a przypisanie klientów do opiekunów załatwia integracja z CRM.

Na żywo przełącza tylko sprawy pilne: kontrolę z urzędu skarbowego albo ZUS, zajęcie konta firmy, pismo z terminem na jutro. Resztę zbiera w notatkach, a księgowe oddzwaniają w ustalonym oknie, na przykład między 13:00 a 15:00. Klient wie, kiedy usłyszy odpowiedź, a księgowa nie odbiera telefonu w połowie deklaracji. Pilna sprawa trafia do niej razem z notatką, dzięki przekazywaniu rozmowy, więc nikt nie pyta klienta o to samo drugi raz.

Czyje to dane, gdy telefon odbiera voicebot

Biuro rachunkowe przetwarza dane z dokumentów klientów, a często też dane ich pracowników, zwykle jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia, choć rola zależy od zakresu usług. Jeśli rozmowy odbiera voicebot, jego dostawca dochodzi do tego łańcucha jako dalszy podmiot. Sprawdź w umowach z klientami, czy możesz z takich podmiotów korzystać i czy musisz klientów o tym informować. Z samym dostawcą też podpisujesz umowę powierzenia.

Przez telefon nie dyktuje się danych nowych pracowników z PESEL-em ani numerów kont, nawet jeśli klientowi tak wygodniej. Agent prosi o przesłanie takich danych przez portal albo formularz biura. Sam nie prosi o dane logowania do banku ani o kod BLIK. Gdy klient zaczyna je dyktować, przerywa mu i wyjaśnia, że biuro w rozmowie telefonicznej nigdy ich nie potrzebuje, a kto o nie prosi, ten raczej jest oszustem. Już w powitaniu klient słyszy, że odebrał asystent AI, a jeśli biuro nagrywa rozmowy, także to.

Jak zacząć w małym biurze i ile to kosztuje

Nie musisz od razu oddawać agentowi całej linii. Wystarczy przekierowanie warunkowe: gdy nikt nie odbiera albo linia jest zajęta, rozmowa trafia do asystenta. Jakie kody wpisać w telefonie i ile to kosztuje u operatora, sprawdzisz w tym samym poradniku. Po czterech tygodniach policz, ile rozmów „czy doszło” i „ile płacę” agent zamknął sam i ile notatek księgowe dostały zamiast telefonów.

Żeby mieć jakąś skalę: Infinity Tech liczy za uruchomienie agenta co najmniej 5 000 zł netto. Potem płacisz co miesiąc za utrzymanie, zależnie od zakresu od 249 do 799 zł netto, plus rozmowy według zużytych minut. Aktualne stawki są w cenniku.