Słownikumowa powierzenia przetwarzania danych

Co to jest umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia to dokument wymagany przez art. 28 RODO, który firma podpisuje z dostawcą voicebota, zanim ten zacznie przetwarzać dane rozmówców w jej imieniu: nagrania, transkrypcje, numery telefonów. Firma pozostaje administratorem tych danych, a dostawca staje się podmiotem przetwarzającym, działającym wyłącznie na jej polecenie i w ustalonym zakresie.

Aktualizacja: 29 września 20261 min czytaniaRedakcja: Asystenci Głosowi

Nagrania rozmów to dane osobowe

Nagranie rozmowy telefonicznej to dane osobowe, bo pozwala zidentyfikować konkretną osobę po głosie, numerze i treści rozmowy. Skoro dostawca voicebota przechowuje takie nagrania i transkrypcje na swoich serwerach, robi to w imieniu firmy, która zebrała te dane od klientów.

Bez podpisanej umowy powierzenia takie przetwarzanie narusza art. 28 RODO, niezależnie od tego, jak dobrze zabezpieczony jest sam system.

Umowa idzie zwykle w parze z ustaleniem, gdzie fizycznie leżą dane, czyli z tematem hostingu danych.

Zakres umowy i podwykonawcy

Typowa umowa powierzenia opisuje zakres i cel przetwarzania danych, czas ich przechowywania, środki bezpieczeństwa oraz to, czy dostawca korzysta z podwykonawców, na przykład zewnętrznego dostawcy modelu językowego czy syntezy mowy. Jeśli rozmowy dotyczą danych o zdrowiu, na przykład w przychodni, mowa o szczególnej kategorii danych z art. 9 RODO, więc tym uważniej sprawdź w umowie, kto ma do nich dostęp. Podpisanie umowy to jedna z pozycji checklisty zgodności z RODO, którą trzeba zamknąć przed uruchomieniem agenta.

Najczęstsze pytania

Czy każdy voicebot wymaga umowy powierzenia z dostawcą?

Tak, jeśli dostawca przetwarza dane rozmówców, na przykład przechowuje nagrania albo transkrypcje na swoich serwerach. Umowa powierzenia to standardowy element współpracy z każdym zewnętrznym systemem, który dotyka danych osobowych klientów, więc voicebot nie jest tu wyjątkiem.

Przeczytaj też

PoradnikiLista kontrolna RODO dla asystenta głosowego, punkt po punkcieSześć spraw z RODO do ustalenia przed startem voicebota: podstawy prawne, klauzula, powierzenie, retencja, prawa klientów i DPIA.PoradnikiUmowa z dostawcą asystenta głosowego: zapisy, które sprawdzasz przed podpisemWłasność scenariuszy i nagrań, SLA, limity minut, podwykonawcy, numer telefonu i wyjście z umowy: co sprawdzić przed podpisem.TechnologiaHosting danych z voicebota, czyli gdzie fizycznie leżą nagrania i transkrypcjeSerwery w Polsce i UE, transfer danych poza EOG, podwykonawcy dostawcy i pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy.SłownikDPIAAnaliza wymagana przez RODO przy przetwarzaniu wysokiego ryzyka. W voicebocie aktualna zwłaszcza przy danych wrażliwych.TechnologiaNagrywanie i transkrypcja rozmów z voicebotem, czyli co zostaje po każdym telefonieNagranie, transkrypcja i notatka po rozmowie z agentem: po co je trzymać, jak długo, kto ma dostęp i co maskować.SłownikAgent AIProgram, który sam planuje kroki i korzysta z narzędzi, by zrealizować zadanie. Voicebot to agent AI działający głosem przez telefon.

Posłuchaj, jak to brzmi w praktyce

Pięciu asystentów demo rozmawia po polsku w przeglądarce, bez instalowania czegokolwiek. Dane w rozmowach są przykładowe, ale sposób prowadzenia rozmowy jest taki sam jak w prawdziwym wdrożeniu.

Porozmawiaj z demo Wdrożenie u siebie: Infinity Tech