Hosting danych z voicebota, czyli gdzie fizycznie leżą nagrania i transkrypcje

Dane nie mają jednego adresu

„Gdzie są nasze dane” brzmi jak pytanie z jedną odpowiedzią, a rozpada się na cztery: gdzie leży nagranie dźwięku, gdzie transkrypcja, przez czyje serwery idzie rozmowa w drodze do modelu językowego i dokąd trafia kopia zapasowa. Każda z tych odpowiedzi bywa inna.

Sam dostawca voicebota, z którym podpisujesz umowę, to zwykle dopiero pierwszy adres z tej listy. Zdarza się, że nagranie leży w Polsce, tekst rozmowy trafia do modelu językowego na serwerach w innym kraju, a kopia zapasowa jeszcze gdzie indziej. Przy usłudze złożonej z cudzych klocków taki układ nikogo nie dziwi.

Polska, Unia Europejska i reszta świata

Dla RODO nie każdy kraj jest taki sam. Serwer w Polsce albo gdziekolwiek w Unii Europejskiej działa pod tymi samymi przepisami, które obowiązują twoją firmę. Serwer poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, do którego oprócz Unii należą Islandia, Liechtenstein i Norwegia, to już inna sytuacja i dodatkowe pytania, na które najlepiej odpowie prawnik znający konkretną umowę.

Infinity Tech deklaruje, że dane klientów trzyma na serwerach w Polsce i w Unii Europejskiej. Taką konkretną odpowiedź powinien dać każdy dostawca, z którym porównujesz oferty.

W umowie albo w regulaminie powinno być napisane, w którym kraju leżą dane produkcyjne, a w którym kopie zapasowe, bo to bywają dwa różne miejsca. Resztę wymagań RODO przy voicebocie zbiera lista kontrolna RODO.

Podwykonawcy: kto jeszcze widzi twoje dane

RODO każe mieć z dostawcą voicebota umowę powierzenia przetwarzania. Dostawca sam często korzysta z cudzych serwerów i cudzych narzędzi, więc łańcuch bywa dłuższy, niż wygląda w ofercie. Typowa lista podwykonawców obejmuje firmę hostingową, na której serwerach leżą nagrania, dostawcę modelu językowego, który przetwarza tekst rozmowy, i czasem osobną firmę od transkrypcji albo bramki SMS. Każde z tych ogniw ma własne zabezpieczenia danych, więc bezpieczeństwo nie kończy się na serwerach samego dostawcy.

Poproś o pełną listę podwykonawców i zapytaj, czy dostawca powiadomi cię, zanim doda albo zmieni któregoś z nich. Taką zasadę da się zapisać w umowie powierzenia, a odpowiedź „damy znać” bez zapisu jest tylko obietnicą.

Kopie zapasowe żyją dłużej niż nagranie w panelu

Dostawca kasuje nagranie z panelu na twoje żądanie, ale ten sam plik może jeszcze przez jakiś czas leżeć w backupie, czasem w innym centrum danych niż oryginał.

Zostawienie kopii na jakiś czas to w branży standard, pod warunkiem że backup też jest zaszyfrowany i też kasuje się automatycznie po ustalonym czasie. Okresy przechowywania samych nagrań to temat nagrywania i transkrypcji, ale kopie zapasowe liczą czas po swojemu.

Pytaj więc o miejsce kopii tak samo jak o miejsce danych bieżących: w jakim kraju leżą i po jakim czasie znikają.

Pięć pytań o adres danych

Te pytania da się wysłać jednym mailem, jeszcze przed spotkaniem z handlowcem.

• W którym kraju fizycznie leżą nagrania i transkrypcje naszych rozmów?
• Czy dane kiedykolwiek trafiają poza Unię Europejską, i na jakiej podstawie?
• Kim są podwykonawcy, którzy mają dostęp do naszych danych, i czy powiadomicie nas o zmianie któregoś z nich?
• Gdzie leżą kopie zapasowe i jak długo dane w nich zostają po skasowaniu oryginału?
• Czy możemy dostać tę listę na piśmie, jako część umowy, a nie tylko w rozmowie handlowej?

Odpowiedzi wpisz do umowy z dostawcą, zamiast zostawiać je w mailu sprzed pół roku.

Gdzie łatwo się pomylić przy ocenie hostingu

Nawet przy serwerach w Polsce zostaje reszta łańcucha: podwykonawcy, kopie zapasowe, treść umowy. Hosting to zresztą tylko jedno z kryteriów przy wyborze dostawcy.

Jedno pytanie o kraj nie zamyka sprawy. Firma może mieć polską siedzibę i polską stronę, a serwery albo model językowy wynajmować gdzie indziej, bo adres spółki nic nie mówi o tym, gdzie fizycznie leżą pliki. Do tego dochodzi deklaracja handlowca, której nie ma w dokumencie (po roku nikt nie udowodni, co padło w rozmowie), i umowa, w której o podwykonawcach oraz kopiach zapasowych nie ma ani słowa.