Sekretarka AI odbiera, gdy ty jesteś pod zlewem, na rozprawie albo na sesji zdjęciowej

Dlaczego poczta głosowa tego nie załatwia

Jednoosobowa firma ma jeden telefon i dwie ręce. Kiedy te ręce trzymają klucz nastawny albo aparat, telefon dzwoni w kieszeni, a po kilku sygnałach włącza się poczta głosowa.

Sporo osób rozłącza się, zanim usłyszy sygnał nagrywania. Klient z cieknącym grzejnikiem dzwoni pod następny numer z wyszukiwarki. Wieczorem zostaje lista nieodebranych połączeń z nieznanych numerów i zgadywanie, do kogo oddzwonić najpierw.

Sekretarka AI rozmawia, zamiast nagrywać.

Dopytuje o adres, o to, co się stało, i o porę, kiedy oddzwonić. Czym różni się voicebot od poczty głosowej, widać po tym, co masz w ręku po telefonie: gotową notatkę albo nagranie, które trzeba jeszcze odsłuchać.

Jak podłączyć sekretarkę AI do swojej komórki

1. Dostawca daje ci numer, pod którym odbiera agent. Twój numer się nie zmienia, klienci dzwonią tam, gdzie zawsze.
2. Ustawiasz w telefonie przekierowanie warunkowe na ten numer: gdy nie odbierasz, gdy rozmawiasz i gdy jesteś poza zasięgiem. U większości operatorów robi się to standardowymi kodami GSM (z liczbami 61, 67 i 62).
3. Agent odbiera, przedstawia się jako asystent AI twojej firmy i pyta, w jakiej sprawie ktoś dzwoni.
4. Zbiera to, czego potrzebujesz do oddzwonienia: imię, numer, adres, opis sprawy, pilność i dogodną porę.
5. Po rozłączeniu od razu wysyła ci notatkę, a sprawy pilne oznacza tak, żebyś zauważył je pierwsze.

Przekierowanie warunkowe ma jedną dużą zaletę: gdy możesz odebrać, odbierasz sam i agent w ogóle się nie włącza. Opłaty za przekierowane połączenia zależą od operatora i taryfy, więc sprawdź je przed startem, zanim ustawisz przekierowanie połączeń z komórki na stałe.

Pęknięty wężyk o 17:42 i notatka, która trafia do Marka

Taką notatkę da się przeczytać w dziesięć sekund, między jednym zleceniem a drugim, i tej długości trzeba pilnować. Najważniejsze informacje mają być w pierwszej linijce SMS-a, a pełny zapis rozmowy lepiej wysłać e-mailem. Co jeszcze wpisać w powiadomieniu po rozmowie, zależy od zawodu.

Co agent zbiera, zależy od zawodu

Instalator

U hydraulika czy elektryka liczy się adres, opis usterki i pilność. Agent poda koszt dojazdu, jeśli wpiszesz go do instrukcji, i przypomni o zakręceniu zaworu. Nocą odróżnia „kapie od tygodnia” od „zalewa sąsiada”.

Kancelaria

W jednoosobowej kancelarii sekretarka AI nie wchodzi w szczegóły sprawy. Zbiera imię, numer, rodzaj sprawy w jednym zdaniu i nazwiska stron, żeby prawnik mógł sprawdzić konflikt interesów, zanim oddzwoni. Porad nie udziela, nawet gdy klient naciska. Notatki z takich rozmów dotyczą spraw objętych tajemnicą zawodową, więc pytanie o to, gdzie dostawca trzyma nagrania i transkrypcje, jest tu obowiązkowe.

Fotograf i inne usługi na termin

Fotograf ślubny słyszy głównie jedno pytanie: „Czy ma Pan wolny 14 czerwca?”. Agent sprawdza kalendarz, zbiera miejsce i rodzaj uroczystości, ale ceny pakietu nie negocjuje. Ten sam układ pasuje do gabinetu specjalistycznego, gdzie lekarz nie odbiera w trakcie wizyty, i do pensjonatu, którego właścicielka akurat pieli grządki.

Ustawienia, od których zależy, czy to się sprawdzi

Typowy błąd to zbyt ambitny zakres na start. Właściciel chce, żeby agent od razu wyceniał i umawiał, a potem poprawia jego pomyłki zamiast prowadzić firmę. Ustal wcześniej kilka rzeczy.

• co jest pilne, a co może czekać do wieczora, opisane na przykładach z twojej branży
• czy agent wpisuje wizyty do kalendarza, czy tylko zapisuje prośby o termin
• jakie ceny wolno mu podawać, a przy jakich pytaniach ma powiedzieć, że wycenę zrobisz sam
• jak kończyć telefony od handlowców i telemarketerów, żeby nie zajmowały ci notatek
• w jakich godzinach wysyłać powiadomienia, żeby drobna sprawa nie budziła cię o 23:00

Przez pierwsze dwa tygodnie niech sekretarka tylko przyjmuje sprawy i wysyła notatki. Zapisywanie do kalendarza włącz dopiero wtedy, gdy przeczytasz kilkadziesiąt jej rozmów i zobaczysz, że dobrze rozumie twoich klientów.

Ile kosztuje sekretarka AI i kiedy się zwraca

Prosty rachunek na liczbach wymyślonych na potrzeby tekstu. Hydraulik nie odbiera czterech telefonów dziennie, bo pracuje. Jeśli raz w tygodniu wśród nich jest nowe zlecenie za 400 zł, które dziś przepada, miesięcznie ucieka mu około 1 600 zł. Przy takim rachunku abonament broni się sam, o ile razem z minutami rozmów i kosztami telefonii za przekierowanie mieści się w tej kwocie. Najtaniej zacząć od wersji, która tylko wysyła notatki i nie wymaga integracji. Tak właśnie wygląda najprostszy asystent głosowy w małej firmie.

Przy dwóch nieodebranych telefonach w tygodniu rachunek przestaje być oczywisty, więc własne liczby wstaw do kalkulatora opłacalności.