Asystent głosowy w warsztacie samochodowym, czyli kto odbiera, gdy mechanik leży pod autem

Telefon w warsztacie dzwoni wtedy, gdy nikt nie ma wolnych rąk

Mechanik z rękami w smarze nie odbierze. Kierownik akurat przyjmuje auto na placu i spisuje przebieg, a właściciel pojechał do hurtowni po części, które nie dojechały rano. Telefon dzwoni dalej. Klient chce wiedzieć jedno: czy może już przyjechać po samochód.

Dzień w warsztacie ma dwie fale telefonów. Rano ludzie zostawiają auta i dopytują o wolne terminy, po południu dzwonią ci, którzy chcą odebrać samochód zaraz po pracy. Pomiędzy wpadają nowe zapytania: ile za rozrząd w Astrze, kiedy wolne na nabicie klimatyzacji, czy zdążycie z przeglądem przed wyjazdem na wakacje.

Każda taka rozmowa trwa dwie, trzy minuty. Potem mija jeszcze chwila, zanim mechanik wróci do auta i przypomni sobie, na której śrubie skończył.

Voicebot niczego nie naprawi. Zmienia tylko to, kto odbiera telefon.

Które telefony agent może wziąć na siebie

• mówi, na jakim etapie jest naprawa (przyjęte, czeka na części, w naprawie, do odbioru), jeśli czyta statusy z programu warsztatowego
• umawia przeglądy serwisowe, wymianę oleju, diagnostykę komputerową i naprawy na wolne stanowiska
• dopytuje, czy chodzi o przegląd z wpisem do książki serwisowej, czy o badanie techniczne na stacji kontroli pojazdów, bo klienci na jedno i drugie mówią „przegląd”
• rezerwuje auto zastępcze, jeśli warsztat je ma, i mówi, z jakimi dokumentami przyjść
• spisuje szkodę z ubezpieczenia: towarzystwo, numer szkody, czy to OC sprawcy, czy własne AC
• daje znać telefonem albo SMS-em, że auto czeka na odbiór, i podaje godziny wydawania

Ostatni punkt bywa najprostszym startem: zamiast klientów, którzy jeden po drugim dzwonią z pytaniem „czy już?”, do każdego wychodzi jeden krótki telefon z powiadomieniem o odbiorze we właściwym momencie. Jak to brzmi, usłyszysz w demo agentki Oli. Ola obsługuje salon usługowy, więc rozmowa dotyczy innych spraw, ale przebiega podobnie.

Passat czeka na pompę wody, a klient rano musi być w Lublinie

Agent nie zgaduje godziny odbioru: bierze ją z systemu, a jeśli jej tam nie ma, mówi, że mechanik oddzwoni. Już w pierwszym zdaniu przyznaje też, że jest AI, bo art. 50 AI Act każe informować o tym rozmówcę, a stosuje się go od 2 sierpnia 2026 r.

Wycena przez telefon: widełki tak, kwota dopiero po diagnozie

„Ile u was kosztuje sprzęgło do Golfa?” To pytanie pada codziennie i nie ma na nie jednej odpowiedzi.

Cena zależy od wersji silnika, od tego, czy klient chce części oryginalne, czy zamienniki, i od tego, czy przy okazji nie trzeba będzie wymienić koła dwumasowego.

W bazie wiedzy agenta leży cennik z widełkami dla najczęstszych prac, a agent podaje je z wyraźnym zastrzeżeniem, że ostateczną kwotę zna mechanik po oględzinach. Przy objawach w rodzaju „coś stuka z przodu na nierównościach” nie zgaduje, co to może być. Proponuje termin na diagnostykę i mówi, ile ona kosztuje, jeśli masz ją w cenniku. Pozycje rozdziel jasno, na przykład osobno robociznę i osobno części, bo agent, któremu cennik się zlewa, będzie mieszał kwoty.

Akceptację kosztorysu zostaw człowiekowi. Spór o to, na co klient zgodził się przez telefon, to ostatnie, czego potrzebujesz przy wydawaniu auta.

Klient ze szkodą z ubezpieczenia i auto zastępcze

Naprawa bezgotówkowa po stłuczce to osobna ścieżka. Klient dzwoni, mówi, że sprawca ma OC w takim a takim towarzystwie, i chce naprawić auto u ciebie. Agent spisuje ubezpieczyciela, numer szkody, numer rejestracyjny i to, czy auto jest na chodzie, a potem umawia oględziny albo przyjęcie.

Potem ten sam klient dzwoni jeszcze kilka razy z pytaniem, co dalej. Jeśli w programie warsztatowym odhaczasz etapy szkody (kosztorys wysłany, czeka na akceptację, części zamówione), agent je przeczyta. Nie obieca za to, kiedy ubezpieczyciel zaakceptuje kosztorys. Tego nie wie nikt w warsztacie.

Przy aucie zastępczym agent też się wycofuje. Czy należy się z OC sprawcy i na jak długo, zależy od konkretnej sprawy i od ubezpieczyciela, więc tego nie rozstrzyga. Rezerwuje auto z twojej floty albo zapisuje prośbę dla osoby, która prowadzi szkody.

Bez programu warsztatowego agent wie tylko to, co mu napiszesz

Żeby odpowiadać na „czy gotowe”, agent musi widzieć zlecenia. Programy do prowadzenia warsztatu różnią się pod tym względem: część ma API albo moduł powiadomień, część pozwala najwyżej na eksport do arkusza. Zanim zamówisz voicebota, zapytaj dostawcę programu, czy udostępnia statusy zleceń innym aplikacjom. Od odpowiedzi zależy zakres całego projektu.

Bez integracji też da się ruszyć. Agent przyjmuje pytanie o status, zapisuje numer rejestracyjny i wysyła mechanikowi SMS z notatką (to jedno z prostszych narzędzi agenta), a ten oddzwania, kiedy wyjdzie z kanału. Mniej wygodne, ale telefon przestaje przerywać pracę.

Nie każ klientom dyktować numeru VIN: siedemnaście znaków przy hałasie kompresora to proszenie się o pomyłkę. Wystarczy numer rejestracyjny.

Start od nieodebranych telefonów i prosty rachunek

Na start wystarczy, że agent odbiera, gdy nikt nie podniesie słuchawki po kilku sygnałach, oraz po godzinach pracy. Takie przekierowanie połączeń z komórki ustawisz u operatora.

Rachunek na wymyślonych liczbach: warsztat na trzy stanowiska odbiera 40 telefonów dziennie, z czego 15 to pytania o status. Jeśli agent przejmie te 15 rozmów, a każda kosztowała mechanika trzy minuty razem z powrotem do auta, odzyskujesz około 45 minut dziennie. Prawie roboczogodzina, którą można sprzedać.

Po drugiej stronie rachunku jest koszt agenta: Infinity Tech liczy za start od 5 000 zł netto oraz 249-799 zł netto miesięcznie za abonament, a minuty rozmów dolicza osobno. Prosty zakres zajmuje zwykle 2-4 tygodnie. Aktualne pakiety są w cenniku Infinity Tech.