Zapisy na wydarzenia przez asystenta głosowego, od warsztatów po dni otwarte

Agent przy zapisach: od pytania o cenę do przypomnienia

• odpowiada na pytania o wydarzenie: termin, miejsce, cenę, dla kogo jest i co zabrać
• przyjmuje zapis z danymi, których organizator naprawdę potrzebuje
• pilnuje limitu miejsc, a gdy się skończą, proponuje listę rezerwową albo kolejny termin
• wysyła potwierdzenie SMS-em lub mailem, przy webinarze razem z linkiem do pokoju
• przyjmuje rezygnacje i od razu oddaje miejsce następnej osobie
• dzień wcześniej przypomina o wydarzeniu

Link do webinaru zawsze idzie SMS-em albo mailem. Czytanie adresu internetowego przez telefon, znak po znaku, to prosta droga do uczestnika, który o 10:00 nie może wejść na spotkanie.

Limit miejsc bez nadkompletu

Na warsztaty w domu kultury zapisuje się przez telefon, przez formularz na stronie, w wiadomości na Facebooku i osobiście w sekretariacie. Jeśli każdy kanał prowadzi własną listę, nadkomplet jest kwestią czasu. Agent musi więc pracować na tym samym liczniku miejsc co formularz i sekretariat: gdy proponuje miejsce, trzyma je dla rozmówcy do końca rozmowy, a po potwierdzeniu zdejmuje je z puli. Bez wspólnego licznika nawet sprawny agent tylko szybciej i pewniej produkuje nadkomplet.

Osobna sprawa to zapisy grupowe. Nauczycielka, która zapisuje klasę na lekcję muzealną, potrzebuje dwudziestu pięciu miejsc naraz i ceny grupowej, więc takie zgłoszenie agent przyjmuje wstępnie, a potwierdza je człowiek.

Przy darmowych wydarzeniach część organizatorów celowo przyjmuje więcej zapisów, niż ma krzeseł, bo liczy się z nieobecnościami. Ile nadmiarowych zapisów przyjąć, decydujesz ty, a agent pilnuje limitu, który mu wpiszesz.

Ostatnie miejsce na warsztatach ceramicznych w ferie

Lista obecności i przypomnienie dzień wcześniej

Po zamknięciu zapisów organizator dostaje listę w arkuszu albo w swoim systemie: imię i nazwisko, telefon, status płatności i uwagi zgłoszone przy zapisie. Prowadzący drukuje ją i odhacza obecnych, jak zawsze.

Przypomnienie dzień wcześniej robi dwie rzeczy naraz. Przypomina o godzinie i miejscu, a przy okazji wyłapuje osoby, które nie przyjdą, zanim ich miejsce się zmarnuje. Kto zrezygnuje przy przypomnieniu, zwalnia krzesło dla osoby z listy rezerwowej. Przy bezpłatnych wydarzeniach tego kroku nie pomijaj, bo darmowy zapis nic nie kosztuje i równie łatwo o nim zapomnieć.

W dniu wydarzenia telefon dzwoni z innymi pytaniami: gdzie zaparkować, którym wejściem, gdzie zostawić wózek, czy można dojść w trakcie. Te odpowiedzi wpisz do bazy wiedzy agenta, zanim ktoś zapyta po raz pierwszy.

Organizatorzy, którzy nie mają kogo posadzić przy telefonie

• Biblioteki i domy kultury z warsztatami i lekcjami dla grup szkolnych.
• Uczelnie przy dniach otwartych i spotkaniach dla kandydatów, szczególnie w szczycie rekrutacji.
• Szkoły językowe, które przed semestrem zapisują na test poziomujący i lekcję próbną.
• Deweloperzy organizujący dni otwarte na budowie albo w mieszkaniu pokazowym.
• Kluby fitness, w których sala do zajęć grupowych ma określoną liczbę rowerów albo mat.

W małym domu kultury słuchawkę odbiera często ta sama osoba, która za chwilę prowadzi zajęcia.

Dane uczestników i zgody

Zbieraj tylko to, czego wydarzenie wymaga: imię i telefon na bezpłatny wykład wystarczą, a PESEL to więcej danych do pilnowania.

Przy zapisach dzieci rozmawiasz z rodzicem i to jego numer zapisujesz. Informacje o zdrowiu dziecka, na przykład o alergii przed warsztatami kulinarnymi, to w RODO szczególna kategoria danych. Lepiej, żeby rodzic przekazał je prowadzącemu bezpośrednio, niż żeby lądowały w transkrypcji rozmowy.

Po wydarzeniu usuń dane, których już nie potrzebujesz, zgodnie z zasadami z listy kontrolnej RODO. Zaproszenie na kolejne płatne warsztaty to już oferta, a telefon z ofertą od automatu wymaga zgody uzyskanej wcześniej (art. 398 PKE), więc zbierz ją osobno, najlepiej przy zapisie.