Asystent głosowy dla szkoły językowej, który zapisuje na lekcję próbną, gdy lektorzy uczą

Wrzesień i luty, czyli kiedy szkoła nie nadąża z telefonem

Szkoła językowa ma dwa sezony zapisów. We wrześniu dzwonią rodzice, którzy szukają grupy dla dziecka, i dorośli, którzy po wakacjach postanowili wreszcie zrobić ten angielski. W lutym dochodzą chętni na semestr letni i na kursy przygotowujące do matury i egzaminu ósmoklasisty. Wiele telefonów przychodzi po 16:00, czyli wtedy, gdy sekretariat albo właściciel prowadzi zajęcia.

W małej szkole telefon odbiera ten, kto akurat ma przerwę. Jeśli nikt nie odbierze, kandydat dzwoni do następnej szkoły z wyników wyszukiwania i na tym historia się kończy. Żadnych statystyk nie trzeba: wystarczy sprawdzić w bilingu, ile połączeń we wrześniu zostało bez odpowiedzi, a skąd wziąć te dane, pokazuje poradnik jak policzyć nieodebrane połączenia.

Test poziomujący i lekcja próbna

Tu voicebot może zrobić coś, czego nie zrobi zwykła recepcja: przeprowadzić krótką rozmowę w języku, którego ktoś chce się uczyć. Kilka pytań po angielsku czy niemiecku, od prostych do trudniejszych, pozwala wstępnie ocenić, czy kandydat jest bliżej poziomu A2, czy B2 w skali CEFR.

Traktuj to jako sito, nie jako wynik testu.

Agent powinien proponować grupę z zastrzeżeniem „do potwierdzenia na lekcji próbnej”, a poziom niech zatwierdza lektor. Kursant, który trafi do za trudnej grupy, szybko zrezygnuje i żadna automatyzacja tego nie odrobi.

Lekcję próbną agent zapisuje do grafiku, wysyła SMS z adresem i godziną, a dzień wcześniej przypomina o zajęciach. Jeśli ktoś się wycofa, zwolnione miejsce dostaje następna osoba z listy rezerwowej.

Egzamin ósmoklasisty w maju, a syn ma słabe oceny z angielskiego

Wyniku egzaminu agent nie obiecuje i dziecka po ocenach z dziennika nie ocenia. Zostaje to, co da się rzetelnie załatwić przez telefon: termin, cena z cennika i lekcja próbna, po której o poziomie zdecyduje lektorka.

Kursy dla firm to osobna ścieżka

Zapytanie od firmy wygląda inaczej niż telefon od rodzica. Kierowniczka działu kadr chce angielskiego dla ośmiu osób z obsługi klienta, dwóch na poziomie A2 i reszty na B1, najlepiej online, z fakturą i miesięcznym raportem frekwencji.

Tego nie wycenia się w rozmowie.

Agent zbiera parametry, czyli robi kwalifikację leada: liczbę osób, poziomy, cel kursu, formę zajęć, preferowane godziny i termin startu. Potem przekazuje zapytanie ofertowe osobie, która przygotowuje ofertę, i umawia z nią rozmowę. Jeśli firma pyta o dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych, agent niczego nie obiecuje, bo zasady zależą od regionu i naboru.

Kursanci w trakcie semestru

Po zapisach telefon dzwoni dalej, tyle że w innych sprawach. Kursant odwołuje zajęcia i pyta o odrabianie. Rodzic chce przenieść dziecko do innej grupy, bo w szkole zmienił się plan lekcji. Ktoś pyta, czy rata już doszła. Firma prosi o zaświadczenie o ukończeniu kursu dla pracownika. Te sprawy agent załatwia sam, jeśli ma dostęp do programu, w którym szkoła prowadzi grupy i płatności. Bez tego przyjmuje zgłoszenie i wysyła je do sekretariatu.

Przypomnienia o racie to już połączenia wychodzące. Kursant ma umowę, więc przypomnienie o płatności nie jest marketingiem, ale oferta nowego kursu dla tej samej osoby już tak. Na telefony z ofertą wykonywane przez automat potrzebna jest uprzednia zgoda, co wynika z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej i dotyczy całego telemarketingu z użyciem AI.

Granice agenta i rachunek dla małej szkoły

Agent nie wystawia certyfikatów, nie mówi nikomu, że „ma B2”, i nie obiecuje zdania egzaminu Cambridge ani matury na konkretny wynik. Rabatów spoza cennika też nie negocjuje. Reklamacje na lektora i rezygnacje z kursu przekazuje człowiekowi, bo zwykle stoi za nimi problem, który lepiej usłyszeć osobiście.

Małej szkole z jedną salą i trzema lektorami wystarczy prosty agent do zapisów na lekcję próbną i pytań o grafik, bez integracji. Nie przesadzaj z zakresem. Najpierw jeden wrzesień z agentem, potem decyzja, czy podłączać program do zarządzania szkołą. Taki start w Infinity Tech to od 5 000 zł netto za uruchomienie, potem 249-799 zł netto miesięcznie za utrzymanie i osobno minuty rozmów.