Asystent głosowy w szkole jazdy, żeby instruktor nie odbierał w trakcie jazdy

Instruktor z kursantem za kierownicą nie powinien odbierać telefonu

W szkole jazdy telefon ma pecha. Instruktor przez większość dnia siedzi na prawym fotelu i pilnuje kogoś, kto trzeci raz w życiu rusza na skrzyżowaniu. Odebranie telefonu w takiej chwili nie wchodzi w grę. Nieodebrany telefon to z kolei kursant, który zapisze się gdzie indziej.

W małej szkole właściciel bywa jedynym instruktorem i jedyną osobą od telefonu. Oddzwania wieczorami, prowadzi grafik w zeszycie albo w arkuszu i odpisuje na SMS-y w rodzaju „czy mogę przełożyć czwartek”. Przed wakacjami i zaraz po maturach telefonów przybywa, bo uczniowie mają wreszcie czas na kurs.

Dzwonią głównie rodzice i sami kursanci. Rodzice zapisują dziecko i pytają o cenę i raty. Kursanci chcą przełożyć jazdę, dopytać o miejsce spotkania albo sprawdzić, ile godzin im zostało.

Zapisy, przełożenia i przypomnienia: robota dla agenta

• zapisuje na kurs kategorii B i podaje terminy najbliższych grup teoretycznych
• wyjaśnia ogólnie, jak uzyskać PKK, i prosi o numer profilu SMS-em
• przekłada i odwołuje jazdy według zasad szkoły, na przykład z wyprzedzeniem 24 godzin
• umawia jazdy doszkalające po nieudanym egzaminie albo dla kierowców po latach przerwy
• podaje cennik, raty i to, co jest wliczone w cenę kursu
• dzień wcześniej przypomina o jeździe i miejscu spotkania

Przypomnienia działają tu podobnie jak w gabinetach, tylko strata jest inna: pusta godzina instruktora i auto, które stoi pod szkołą. Ograniczają ją przypomnienia o wizytach i inne sposoby na ograniczenie nieobecności.

PKK i egzamin w WORD: tu agent tylko informuje

Sporo pytań przyszłych kursantów dotyczy formalności wokół kursu. Co to jest PKK, gdzie go wyrobić, czy trzeba iść do lekarza, kiedy można zdawać, ile kosztuje egzamin. Agent może opisać drogę w ogólnym zarysie: badanie u lekarza uprawnionego do badania kierowców, wniosek w wydziale komunikacji starostwa albo urzędu miasta, a potem numer PKK dla szkoły. Komplet dokumentów i zasady dla osób niepełnoletnich każe sprawdzić w urzędzie, bo to sprawa dla wydziału komunikacji, a nie dla szkoły.

Z egzaminem jest podobnie. Egzamin państwowy przeprowadza WORD i tam kursant sam rezerwuje termin. Część teoretyczną wolno zdawać bez ukończonego kursu, praktyczną dopiero po nim. Opłat egzaminacyjnych agent nie podaje z pamięci, bo ustalają je przepisy, a aktualne kwoty publikuje WORD. Nie ocenia też, czy kursant jest gotowy do egzaminu. To wie instruktor, który z nim jeździł.

Tu agent powinien odsyłać. Przepisy się zmieniają, a kursant, który pojedzie do starostwa bez kompletu papierów, obwini szkołę.

Rodzic zapisuje córkę na kurs kategorii B

Numer PKK przez SMS to zasada na każdy długi numer: takich ciągów cyfr nie dyktuje się przez telefon. W szkole jazdy ma jeszcze jeden plus, bo kursant, zwykle nastolatek, chętniej odpisze na wiadomość, niż oddzwoni. Pierwsze zdanie agenta to informacja, że mówi AI, a wobec rodzica, który zapisuje dziecko, to zwykła uczciwość.

Grafik instruktorów i aut: od niego zależy cała reszta

Szkoła jazdy układa w kalendarzu kilka rzeczy naraz: instruktora, auto, kursanta i czasem plac manewrowy. Kursant, który uczy się na automacie, potrzebuje auta z automatem. Jazda po mieście zaczyna się pod szkołą albo pod domem kursanta. Instruktor ma swoje wolne dni. Agent musi to wszystko widzieć, zanim zaproponuje termin, inaczej obieca jazdę, której nie da się odbyć.

Jeśli grafik żyje w zeszycie, pierwszy krok jest poza voicebotem: trzeba go przenieść do kalendarza, który da się podłączyć.

Dopiero po integracji z kalendarzem agent nie da dwóm osobom tej samej godziny. Przekładanie opiera się na regulaminie szkoły: jeśli jazdę można odwołać najpóźniej dzień wcześniej, agent trzyma się tej reguły i mówi, co się dzieje z godziną odwołaną za późno. Technicznie to zwykła zmiana i odwoływanie wizyt.

Odbieranie w trakcie jazdy, przypomnienia i rachunek godzin

Na początek wystarczą dwie rzeczy: odbieranie telefonów, gdy instruktor jest w aucie, i przypomnienia o jutrzejszej jeździe. Zapisy na kurs i doszkalanie dołożysz, kiedy grafik będzie już w kalendarzu, z którego agent może czytać.

Przykład z wymyślonymi liczbami: szkoła z czterema instruktorami traci w tygodniu sześć jazd, bo kursant zapomniał albo odwołał w ostatniej chwili. Gdyby przypomnienia uratowały trzy z nich, to trzy godziny tygodniowo, które inaczej by przepadły, trafiłyby do kogoś z listy rezerwowej.

Te trzy godziny postaw obok kosztu: uruchomienia, abonamentu i opłat za minuty rozmów. Wyceny różnią się między dostawcami, więc poproś o widełki kilku firm i policz je na własnych nieodebranych telefonach. Czy to się spina, zależy od tego, ile telefonów dziś przepada. W szkole z jednym instruktorem wolałbym zacząć od prostszej sekretarki AI, czyli asystenta głosowego w małej firmie.