Asystent głosowy dla sali weselnej odbiera telefony, kiedy ty prowadzisz wesele

Pary szukają sali w weekend, ty stoisz przy cudzym weselu

Pary szukają sali wieczorami po pracy i w weekendy, bo wtedy mają czas objeżdżać obiekty. Ty w tym czasie prowadzisz wesele: pilnujesz wydawania dań i uzgadniasz z zespołem godzinę oczepin. Telefon w kieszeni wibruje co chwilę, a ty nie odbierasz żadnego połączenia.

Poza parami dzwonią rodzice w sprawie komunii i osiemnastek, firmy pytające o Wigilię firmową albo szkolenie, konsultantki ślubne i zespoły muzyczne, które chcą wiedzieć, od której mogą się rozstawić.

Para, która w sobotę nie dodzwoniła się do dwóch sal, w niedzielę jedzie oglądać trzecią, tę, która odebrała. W tej branży każdy termin sprzedaje się tylko raz.

Zanim para przyjedzie obejrzeć salę

Pierwszy kontakt z parą agent może poprowadzić sam od początku do końca:

• sprawdza w kalendarzu sali, czy data jest wolna, także w 2027 i 2028 roku, i proponuje najbliższe wolne soboty albo piątek i niedzielę
• umawia oglądanie sali w godzinach, w których ktoś może oprowadzić parę
• zapisuje na degustację, jeśli organizujesz je w wyznaczone dni dla kilku par naraz
• wysyła SMS-em albo mailem pakiety weselne i cennik
• odpowiada na pytania o zasady z regulaminu: własny alkohol i korkowe, godzinę zakończenia, noclegi dla gości, poprawiny
• zbiera dane do oferty (liczbę gości i dzieci, diety, budżet) i przekazuje kierownikowi notatkę z godziną oddzwonienia

Przy imprezach firmowych dochodzą faktura i sprzęt na szkolenie, ale schemat jest ten sam co przy zapytaniach ofertowych: agent zbiera parametry, człowiek robi ofertę.

Zajęta sobota, wolny piątek i oglądanie o dziesiątej

Piątku agent nie zablokował, choć para o to prosiła. To świadoma decyzja: gdy o ten sam piątek zapyta w tym tygodniu druga para, rozstrzyga umowa z zadatkiem, a nie to, kto pierwszy dodzwonił się do automatu. Jeśli wolisz wstępne rezerwacje na kilka dni, agent może je zakładać, ale z datą wygaśnięcia i przypomnieniem dla ciebie. Pytanie o liczbę gości padło przed umówieniem oglądania, bo para, dla której sala byłaby za mała, oszczędza sobie sobotni poranek, a ty godzinę oprowadzania.

Zadatek, umowa i cena to sprawa kierownika

Wesele to dla sali umowa często na kilkadziesiąt tysięcy złotych i nikt rozsądny nie odda jej negocjacji programowi. Agent podaje ceny z cennika i pakietów, ale nie schodzi z ceny i nie obiecuje gratisów.

Zadatku też nie przyjmuje. Nie prosi o numer karty i nie dyktuje numeru konta z pamięci, bo przy takich kwotach pomyłka w jednej cyfrze kosztuje za dużo; numer konta para dostaje w umowie. Gdy ktoś pyta, czym zadatek różni się od zaliczki, słyszy, że w prawie to dwie różne rzeczy, a szczegóły omówi kierownik przy umowie. Do człowieka trafiają od razu:

• zmiany w pakiecie, rabaty i każda negocjacja ceny
• rezygnacja z terminu i pytania o zwrot zadatku
• skargi po imprezie
• rozmowy o przełożeniu wesela z powodu choroby albo śmierci w rodzinie

Przy przekazywaniu rozmowy agent dołącza notatkę, żeby para nie musiała wszystkiego powtarzać.

Sobota w sezonie i szybki telefon do pary

Moim zdaniem sala, która robi kilkanaście wesel w roku i ma jedną osobę do wszystkiego, zyska na agencie więcej niż duży obiekt z biurem sprzedaży. Agent może przejmować całą linię od piątku wieczorem do niedzieli, a w tygodniu odbierać tylko wtedy, gdy biuro nie zdąży.

Drugi pomysł to oddzwanianie do leadów: para zostawia zapytanie przez formularz, agent oddzwania w ciągu kilku minut, zanim para roześle to samo zapytanie do kolejnych sal.

Uważaj tylko na granicę. Telefon do pary, która sama prosiła o kontakt, to odpowiedź na jej zapytanie. Obdzwanianie zeszłorocznych par z ofertą przyjęcia na rocznicę albo chrzciny to już marketing bezpośredni, a bez uprzedniej zgody adresata zakazuje go art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (o telemarketingu z AI piszemy osobno).

Kalendarz na lata do przodu i cena jednego telefonu

Agent musi widzieć ten sam kalendarz co ty. Jeśli dziś to zeszyt albo arkusz z latami w osobnych zakładkach, przed startem trzeba go przenieść do kalendarza, który da się odczytać programem, a integracja z kalendarzem ma sens dopiero wtedy, gdy każda data ma jasny status: wolna, wstępnie zajęta, zarezerwowana z zadatkiem. Bez tego agent zgaduje, a zgadywanie przy terminie wesela kończy się kłótnią dwóch rodzin.

Rachunek na wymyślonych liczbach: wesele na 110 osób po 320 zł za osobę to ponad 35 000 zł obrotu. Policz, ile z tego zostaje po kosztach, i porównaj z rocznym kosztem agenta. Wtedy wiesz, ile dodatkowych umów w sezonie musi przynieść odebrany sobotni telefon, żeby wyjść na zero.

Po drugiej stronie rachunku stoi cena agenta: Infinity Tech wycenia uruchomienie od 5 000 zł netto, utrzymanie na 249-799 zł netto miesięcznie, a minuty rozmów dolicza. Aktualne stawki są w cenniku Infinity Tech.