Voicebot dla salonu kosmetycznego, czyli zapisy i bony bez odrywania się od zabiegu

Od manicure po laser: co agent umawia w salonie

Cennik salonu kosmetycznego bywa dłuższy niż karta w niejednej restauracji. Manicure hybrydowy, henna i laminacja brwi, przedłużanie rzęs, depilacja woskiem, oczyszczanie wodorowe, peelingi kwasowe, mezoterapia mikroigłowa, masaże. Każda pozycja trwa inaczej, a część wymaga konkretnej osoby albo konkretnego urządzenia. Z tym agent radzi sobie dobrze, bo to dane, a nie ocena.

• umawia zabieg z właściwym czasem i do osoby, która go wykonuje, bo nie każda kosmetyczka robi rzęsy czy makijaż permanentny
• pilnuje, żeby dwie kosmetolożki nie zarezerwowały jedynego lasera na tę samą godzinę
• sprawdza bon prezentowy po numerze, podaje kwotę i datę ważności, a przy zapisie dopisuje płatność bonem
• rozpisuje serię zabiegów z pakietu w odstępach, które ustaliła kosmetolożka
• przed pierwszą wizytą wysyła link do karty klientki, jeśli salon zbiera wywiad przed zabiegiem
• przypomina o wizycie i powtarza zalecenia, na przykład żeby na stylizację rzęs przyjść bez tuszu
• przełącza do człowieka pytania o przeciwwskazania, reklamacje i wszystko, czego nie ma w cenniku

Sam zapis, od pytania o usługę po SMS z potwierdzeniem, działa tak jak w każdym umawianiu wizyt przez telefon.

Przeciwwskazania: agent pyta, ale nie kwalifikuje

To najważniejsza granica w całym salonie. Przy kwasach, laserze, mezoterapii czy makijażu permanentnym lista przeciwwskazań bywa długa, a pytania klientek brzmią niewinnie. „Jestem w ciąży, mogę zrobić peeling?” „Biorę tabletki na trądzik, to coś zmienia?” „Wróciłam z urlopu opalona, zdążę przed laserem?” Na żadne z nich agent nie odpowiada „tak” ani „nie”.

Robi dwie rzeczy. Mówi ogólnie, że przy części zabiegów ciąża, retinoidy czy niektóre leki mogą być przeciwwskazaniem, a decyzję podejmuje kosmetolog. Potem proponuje konsultację albo telefon od specjalistki. Tę formułę wpisujesz agentowi słowo w słowo, bo tu improwizacja kosztuje najwięcej.

Salon powinien mieć jedną spisaną odpowiedź na takie pytania i nie zostawiać programowi miejsca na żadne „raczej można”. Klientka, która usłyszy od automatu „raczej można”, a potem od kosmetologa, że jednak nie, więcej nie zadzwoni. I będzie miała rację. Zabiegi medycyny estetycznej to osobny temat.

Bon od córki i pytanie o peeling w ciąży

Zwróć uwagę na ostatnią kwestię agenta. W notatce nie ma słowa o ciąży. Informacja o ciąży to dane o zdrowiu, które RODO w art. 9 chroni mocniej niż zwykłe dane osobowe, i nie musi krążyć po systemie rezerwacji, skoro kosmetolożka i tak usłyszy ją od klientki. Jeśli rozmowy są nagrywane, obowiązuje ta sama zasada: krótki czas przechowywania i dostęp tylko dla osób, które go potrzebują. Zanim ruszysz, przejdź punkt po punkcie listę kontrolną RODO.

Bony prezentowe i pakiety zabiegów

Bony sprzedają się przed świętami, na Walentynki, Dzień Kobiet i Dzień Matki, a realizowane są miesiącami później, często w ostatnim tygodniu ważności. Wtedy dzwonią klientki, które chcą sprawdzić kwotę, nie wiedzą, na co bon wydać, chcą go oddać siostrze albo właśnie odkryły, że wygasł wczoraj.

Pierwsze trzy sprawy agent załatwi sam, jeśli ma dostęp do rejestru bonów i do regulaminu. Przedłużenie ważności to już decyzja o pieniądzach, więc zostaje u właścicielki. Agent przyjmuje prośbę i mówi wprost, że odpowiedzi nie zna.

Z pakietami jest podobnie. Seria sześciu zabiegów co dwa tygodnie wygląda w grafiku prosto, dopóki klientka nie wyjedzie w połowie serii. Agent przełoży jeden zabieg albo całą resztę, ale odstępy ustala kosmetolożka, nie program. Pytanie, czy trzy tygodnie przerwy „zepsują efekt”, trafia do niej.

Przypomnienia przed zabiegiem i telefony, które wymagają zgody

Przypomnienie dzień przed wizytą to w salonie kosmetycznym coś więcej niż „czekamy jutro o 15:00”. Agent może powtórzyć zalecenia, które salon podaje zawsze: przyjść bez makijażu oczu, nie opalać się przed laserem, zabrać kartę z poprzedniej wizyty. Klientka potwierdza albo zwalnia termin, a zwolnione okienko wraca do grafiku. Kiedy dzwonić i co powiedzieć w takich przypomnieniach o wizytach, zależy od zabiegu: inne zalecenia ma laser, inne stylizacja rzęs.

Uważaj na jedną pokusę. Telefon „minęły trzy tygodnie, może umówimy uzupełnienie rzęs?” to już oferta, a nie przypomnienie. Automatyczne połączenia marketingowe bez wcześniejszej zgody zakazuje art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, a kary nakłada Prezes UKE.

Zgodę zbieraj osobno i zapisuj, kiedy padła. Z ofertami wchodzisz już w telemarketing AI, gdzie reguły są inne niż przy przypomnieniach.

Sezon w salonie i pierwsze kroki

Kalendarz salonu kosmetycznego ma własne pory roku. Jesienią ruszają serie depilacji laserowej, bo planuje się je poza sezonem opalania. Grudzień i luty to bony, od maja do września makijaże ślubne z próbami, a przed wakacjami wszyscy chcą pedicure na jutro. Agent w szczycie się nie męczy i nie ma gorszego dnia w piątek o 18:00.

Żeby ruszyć, potrzebujesz cennika z czasem każdego zabiegu i osobą, która go wykonuje, listy urządzeń, rejestru bonów i jednej formuły o przeciwwskazaniach, zatwierdzonej przez kosmetologa. Integrację z kalendarzem sprawdź u dostawcy programu salonowego przed podpisaniem umowy. W gabinecie jednoosobowym zwykle wystarczy przekierowanie telefonu na agenta w trakcie zabiegów i notatka SMS po każdej rozmowie.

Ton głosu to sprawa gustu, więc zanim zdecydujesz, sprawdź go sam w demo dla salonów i usług.