Voicebot dla studia tatuażu odbiera, kiedy artysta ma na dłoniach rękawiczki

Kolejka na miesiące i telefon, którego nie da się odebrać

Sesja tatuażu to często kilka godzin z maszynką w dłoni, a telefon dzwoni akurat wtedy. Artysta pracuje w jednorazowych rękawiczkach, na przygotowanym stanowisku. Odebranie telefonu oznacza zdjęcie rękawiczek, dotknięcie niesterylnego ekranu i nową parę. Przy kilku telefonach w trakcie jednej sesji robi się z tego osobna procedura.

Drugi kłopot to kolejka. U rozchwytywanych artystów na wolny termin czeka się wiele miesięcy, a część studiów otwiera zapisy tylko w wybranych miesiącach. Ludzie dzwonią więc z pytaniami, które nie wymagają artysty. Czy zapisy są otwarte, ile się czeka, czy można trafić na listę na wypadek rezygnacji, czy studio robi kolor. Przy akcjach typu flash day, na przykład w piątek trzynastego, telefon potrafi nie milknąć przez cały dzień, a pytania i tak są w kółko te same.

Te rozmowy agent może wziąć na siebie w całości. Artysta dostaje po nich krótką notatkę, a nie nieodebrane połączenie od nieznanego numeru.

Co agent zbiera przed konsultacją projektu

Wycenę i termin daje artysta, ale zanim spojrzy na projekt, potrzebuje kilku informacji. Agent zbiera je w rozmowie i zapisuje w jednym miejscu, żeby tatuator nie oddzwaniał z tymi samymi pytaniami:

• miejsce na ciele i przybliżony rozmiar w centymetrach
• styl, na przykład realizm, linia albo napis, i czy tatuaż ma być kolorowy, czy czarno-szary
• czy to pierwszy tatuaż, poprawka, czy zakrycie starego (cover-up)
• do którego artysty, jeśli klient ma swojego
• czy klient ma szkic albo inspiracje, które może przesłać

Zdjęć przez telefon nie da się pokazać, więc po rozmowie agent wysyła SMS z linkiem do formularza, gdzie klient dodaje inspiracje i zdjęcie miejsca na ciele. Przy cover-upie zdjęcie starego tatuażu jest konieczne, bez niego artysta nie powie nawet, czy zakrycie jest możliwe. Sam SMS ma być krótki, z jednym linkiem i jednym poleceniem, jak w każdych powiadomieniach po rozmowie.

Rękaw u Magdy, zamknięte zapisy i pytanie o cenę

Widełek cenowych z sufitu agent nie rzuca, choć klient o nie prosi. W tatuażu cena zależy od projektu, rozmiaru, miejsca i artysty, a kwota podana przez telefon potem się mści. Klient przychodzi z liczbą w głowie i czuje się oszukany, kiedy usłyszy inną.

Zadatek, czas sesji i zasady odwołań

Zadatek chroni studio przed pustym dniem. Artysta rezerwuje pod klienta kilka godzin, czasem cały dzień, i wcześniej przygotowuje projekt, więc nieobecność kosztuje go cały dzień pracy. Agent zna zasady z regulaminu i powtarza je bez skrótów: ile wynosi zadatek, kiedy się go wpłaca, kiedy przepada i ile dni wcześniej trzeba przełożyć sesję, żeby go nie stracić. Długość sesji ustala artysta po obejrzeniu projektu, a agent blokuje w kalendarzu dokładnie tyle czasu, ile artysta wskaże.

Pieniędzy agent w rozmowie nie przyjmuje. Wysyła link do płatności, a klient płaci BLIKiem albo przelewem w swojej aplikacji. Kodu BLIK ani numeru karty agent nie powinien usłyszeć nigdy i dobrze, żeby klienci o tym wiedzieli.

Z przekładaniem jest inaczej niż u fryzjera. Zwolniony dzień sesji najlepiej od razu zaproponować komuś z listy rezerwowej, ale to artysta decyduje, kogo wybrać i czy zdąży przygotować projekt. W studiu jednoosobowym agent działa jak sekretarka AI: po każdej rozmowie wysyła artyście krótką notatkę, którą ten przeczyta w przerwie.

Wiek, zgoda i dokument na miejscu

Pytanie „zrobicie tatuaż siedemnastolatkowi?” prędzej czy później pada w każdym studiu, często od rodzica. Odpowiedź wynika z zasad twojego studia i agent powtarza ją bez negocjacji. Jeśli tatuujesz tylko pełnoletnich, agent mówi to wprost i dodaje, że przy wejściu sprawdzany jest dowód osobisty albo mObywatel.

Wieku nie da się pewnie sprawdzić przez telefon i agent nie powinien udawać, że to robi. Nie pyta o PESEL, nie prosi o zdjęcie dowodu. Weryfikacja odbywa się na miejscu, razem z podpisaniem zgody na zabieg i oświadczenia o stanie zdrowia.

To oświadczenie zawiera dane o zdrowiu, czyli szczególną kategorię danych w RODO. Przez telefon agent zbiera tylko to, co potrzebne do umówienia wizyty, a o leki przeciwzakrzepowe, cukrzycę czy ciążę pyta artysta w studiu. Kto dzwoni i ile o nim agent musi wiedzieć, to temat identyfikacji rozmówcy, a przy zdrowiu im mniej, tym lepiej.

Telefony po sesji, czyli pielęgnacja i sygnały ostrzegawcze

Po sesji dzwonią ci sami ludzie, ale z innymi pytaniami. „Mogę iść na basen?” „Tatuaż się łuszczy, to normalne?” „Ile razy dziennie smarować?” Agent odpowiada z instrukcji pielęgnacji, którą studio daje każdemu klientowi, słowo w słowo, bo zalecenia różnią się między studiami.

Kłopot zaczyna się przy objawach. Jeśli klient mówi o gorączce, ropie, silnym bólu albo zaczerwienieniu, które się powiększa, agent niczego nie ocenia i nie uspokaja. Mówi, że z takimi objawami trzeba pilnie iść do lekarza, a przy nagłym pogorszeniu stanu dzwonić pod 112, i od razu przekazuje wiadomość artyście. Żadnego „to pewnie nic”.

Takie telefony przychodzą wieczorem i w weekendy, kiedy studio jest zamknięte, więc przydaje się recepcja po godzinach.