Asystent głosowy dla firmy remontowej, który odbiera, gdy w ręku jest szlifierka

Dlaczego firma remontowa traci zapytania, choć ma pełny kalendarz

W firmie remontowej telefon odbiera zwykle szef, a szef jest na budowie. Kładzie płytki albo tnie profile pod sufit podwieszany i ma ręce w kleju. Oddzwania wieczorem, jeśli ma siłę, a część klientów zdążyła już umówić kogoś innego.

Najmniej czasu na telefon jest przy pełnym kalendarzu, czyli wtedy, gdy zapytań przybywa i rośnie kolejka na następne miesiące. Wiosną ludzie planują remont na lato, jesienią pytają: „zdążycie przed świętami?”. Osobna fala przychodzi przy odbiorach nowych mieszkań, kiedy nabywcy szukają ekipy do wykończenia pod klucz ze stanu deweloperskiego.

Części tych rozmów nie warto ciągnąć. Ktoś chce położyć panele na 12 metrach w przyszły wtorek, ktoś inny pyta o cenę remontu domu, którego jeszcze nie kupił. Tyle że żeby to wiedzieć, ktoś musi odebrać.

Pytania, które agent zadaje przed oględzinami

Dobra rozmowa kwalifikująca trwa kilka minut i kończy się notatką, z której szef w pół minuty wie, czy jechać.

• Jaki jest zakres prac, od samej łazienki czy kuchni po wykończenie całego mieszkania ze stanu deweloperskiego.
• Ile metrów i w jakim budynku, bo remont w bloku z wielkiej płyty wygląda inaczej niż w kamienicy z drewnianymi stropami.
• Które piętro i czy jest winda, bo od tego zależy wnoszenie materiałów i wynoszenie gruzu.
• Gdzie jest mieszkanie, żeby od razu odsiać adresy spoza obszaru, w którym firma pracuje.
• Kiedy klient chce zacząć i czy termin jest sztywny, na przykład przez przeprowadzkę albo koniec najmu.
• Czy jest projekt wnętrza i kto kupuje materiały.
• Czy ktoś będzie mieszkał w lokalu w trakcie remontu.

Po rozmowie agent wysyła powiadomienie SMS z linkiem, pod który klient wrzuca zdjęcia pomieszczeń, albo z numerem, na który może je wysłać komunikatorem. Pięć zdjęć łazienki mówi więcej niż dziesięć minut opisu przez telefon, a zebrane parametry lądują w notatce o zapytaniu ofertowym.

Łazienka w bloku z lat siedemdziesiątych, trzecie piętro bez windy

Zanim padło pierwsze pytanie o remont, klientka wiedziała, że rozmawia z AI. I usłyszała prawdę o marcu.

Kusi, żeby ustawić agenta tak, by „nie tracił klientów” i obiecywał szybszy start. Klientka, która usłyszy „zaczniemy za dwa tygodnie”, a potem od szefa „w marcu”, zapamięta firmę jako niesłowną. Z terminami nie kombinuj.

Wolny termin dopiero w marcu i lista rezerwowa

Najbliższy wolny termin startu to jedno pole, które szef aktualizuje raz w tygodniu, na przykład w niedzielę wieczorem. Agent czyta tylko je. Nie próbuje liczyć, ile potrwa bieżąca budowa, bo nie wie, że na Mokotowie wymiana pionów przesunęła się o tydzień.

Remonty się przesuwają, a czasem klient rezygnuje, bo nie dostał kredytu. Wtedy w kalendarzu robi się dziura na dwa tygodnie. Agent może od razu obdzwonić osoby z listy rezerwowej na wcześniejszy termin, w kolejności zapisów, i sprawdzić, kto jest gotowy wejść.

Drobne prace, choćby malowanie jednego pokoju, wpadają między duże zlecenia. Agent ma wiedzieć, które firma bierze z doskoku, a które odsyła.

Cena, ściana nośna i VAT: tematy tylko dla szefa

• Nie podaje ceny, nawet orientacyjnej, jeśli szef jej nie ustalił. Łazienka za „mniej więcej tyle” to cytat, który wróci przy rozliczeniu.
• Nie mówi, czy można wyburzyć ścianę. Czy ściana jest nośna, ocenia konstruktor, a ingerencja w konstrukcję to formalności w urzędzie i, w bloku, zwykle także zgoda wspólnoty albo spółdzielni.
• Stawki VAT nie ustala: czy robocizna pójdzie z 8, czy z 23 procentami, zależy od warunków, które sprawdza firma albo jej księgowa.
• Fachowców, których firma nie zatrudnia, na przykład gazownika z uprawnieniami, też nie umawia.
• Nie ocenia reklamacji po zakończonym remoncie. Przyjmuje zgłoszenie z opisem i zdjęciami, a decyzję podejmuje właściciel.

Klienci w trakcie remontu dzwonią z innymi pytaniami: „kiedy przyjdzie glazurnik” albo „czy możecie dołożyć gniazdko w przedpokoju”. Agent zapisuje takie prośby w notatce dla kierownika budowy i nie potwierdza zmian w zakresie, bo każda zmienia cenę.

Jak zacząć, gdy firma to szef i dwie ekipy

Najprostszy start nie wymaga żadnej integracji, tylko przekierowania połączeń z komórki: telefon firmowy przekazuje połączenia na agenta, gdy szef nie odbiera albo ma zajęte, a po każdej rozmowie szef dostaje SMS albo maila z notatką. Opłaty za przekierowanie zależą od operatora.

Liczby są wymyślone: firma dostaje 25 zapytań tygodniowo, a szef w przerwach między zleceniami oddzwania do 15. Przyjmijmy, że na remoncie łazienki zarabia na czysto 4 000 zł. Z dziesięciu zapytań tygodniowo, które dziś przepadają, wystarczy, że jedno w miesiącu skończy się takim remontem, a zysk z niego pokryje kilka miesięcy abonamentu, nawet gdy pozostałe dziewięć nic nie da. U Infinity Tech abonament to 249-799 zł netto miesięcznie plus minuty, a start kosztuje od 5 000 zł netto.

Firma, która ma kolejkę na pół roku i nie szuka nowych klientów, voicebota nie potrzebuje. Potrzebuje go ta, która kolejkę ma, a mimo to traci dobre zlecenia, bo nie zdążyła oddzwonić. Jej wystarczy asystent głosowy w małej firmie w najprostszej wersji.