# Zapisy na wydarzenia przez asystenta głosowego, od warsztatów po dni otwarte Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/zapisy-na-wydarzenia | Sekcja: Zastosowania | Aktualizacja: 2026-09-29 Przy zapisach na wydarzenia asystent głosowy (voicebot) przyjmuje zgłoszenie przez telefon, pilnuje limitu miejsc, dopisuje uczestnika do listy i wysyła mu potwierdzenie, a dzień przed wydarzeniem przypomina o terminie. Przydaje się organizatorom, którzy nie mają recepcji, a telefon dzwoni w najgorszych momentach: tuż po ogłoszeniu zapisów i w dniu wydarzenia. ## Agent przy zapisach: od pytania o cenę do przypomnienia - odpowiada na pytania o wydarzenie: termin, miejsce, cenę, dla kogo jest i co zabrać - przyjmuje zapis z danymi, których organizator naprawdę potrzebuje - pilnuje limitu miejsc, a gdy się skończą, proponuje listę rezerwową albo kolejny termin - wysyła potwierdzenie SMS-em lub mailem, przy webinarze razem z linkiem do pokoju - przyjmuje rezygnacje i od razu oddaje miejsce następnej osobie - dzień wcześniej przypomina o wydarzeniu Link do webinaru zawsze idzie SMS-em albo mailem. Czytanie adresu internetowego przez telefon, znak po znaku, to prosta droga do uczestnika, który o 10:00 nie może wejść na spotkanie. ## Limit miejsc bez nadkompletu Na warsztaty w domu kultury zapisuje się przez telefon, przez formularz na stronie, w wiadomości na Facebooku i osobiście w sekretariacie. Jeśli każdy kanał prowadzi własną listę, nadkomplet jest kwestią czasu. Agent musi więc pracować na tym samym liczniku miejsc co formularz i sekretariat: gdy proponuje miejsce, trzyma je dla rozmówcy do końca rozmowy, a po potwierdzeniu zdejmuje je z puli. Bez wspólnego licznika nawet sprawny agent tylko szybciej i pewniej produkuje nadkomplet. Osobna sprawa to zapisy grupowe. Nauczycielka, która zapisuje klasę na lekcję muzealną, potrzebuje dwudziestu pięciu miejsc naraz i ceny grupowej, więc takie zgłoszenie agent przyjmuje wstępnie, a potwierdza je człowiek. Przy darmowych wydarzeniach część organizatorów celowo przyjmuje więcej zapisów, niż ma krzeseł, bo liczy się z nieobecnościami. Ile nadmiarowych zapisów przyjąć, decydujesz ty, a agent pilnuje limitu, który mu wpiszesz. ## Ostatnie miejsce na warsztatach ceramicznych w ferie > Asystent AI: Dzień dobry, Dom Kultury Pod Zegarem, mówi asystent AI. W czym mogę pomóc? > Dzwoniący: Chciałam zapisać syna na warsztaty ceramiczne w ferie. > Asystent AI: Warsztaty są dla dzieci od 7 do 10 lat, przez cały pierwszy tydzień ferii, od 10:00 do 13:00. Zostało jedno wolne miejsce. Ile lat ma syn? > Dzwoniący: Dziewięć. > Asystent AI: W takim razie pasuje. Proszę o imię i nazwisko syna. Czy kontaktować się pod numer, z którego Pani dzwoni? > Dzwoniący: Staś Wrona. Tak, ten numer. > Asystent AI: Zapisuję Stasia Wronę. Tydzień zajęć kosztuje 150 zł, płatne w sekretariacie do piątku przed feriami. Bez wpłaty miejsce wraca do puli. Zgadza się? > Dzwoniący: Tak. A co musi mieć ze sobą? > Asystent AI: Fartuch albo stare ubranie i coś do picia. Dzień przed pierwszymi zajęciami przypomnę o nich SMS-em. _Dom kultury, cena i uczestnik są wymyśleni._ ## Lista obecności i przypomnienie dzień wcześniej Po zamknięciu zapisów organizator dostaje listę w arkuszu albo w swoim systemie: imię i nazwisko, telefon, status płatności i uwagi zgłoszone przy zapisie. Prowadzący drukuje ją i odhacza obecnych, jak zawsze. Przypomnienie dzień wcześniej robi dwie rzeczy naraz. Przypomina o godzinie i miejscu, a przy okazji wyłapuje osoby, które nie przyjdą, zanim ich miejsce się zmarnuje. Kto zrezygnuje przy przypomnieniu, zwalnia krzesło dla osoby z [listy rezerwowej](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/lista-rezerwowa). Przy bezpłatnych wydarzeniach tego kroku nie pomijaj, bo darmowy zapis nic nie kosztuje i równie łatwo o nim zapomnieć. W dniu wydarzenia telefon dzwoni z innymi pytaniami: gdzie zaparkować, którym wejściem, gdzie zostawić wózek, czy można dojść w trakcie. Te odpowiedzi wpisz do [bazy wiedzy agenta](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/jak-przygotowac-baze-wiedzy), zanim ktoś zapyta po raz pierwszy. ## Organizatorzy, którzy nie mają kogo posadzić przy telefonie - [Biblioteki i domy kultury](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/biblioteki-i-kultura) z warsztatami i lekcjami dla grup szkolnych. - [Uczelnie](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/uczelnie) przy dniach otwartych i spotkaniach dla kandydatów, szczególnie w szczycie rekrutacji. - [Szkoły językowe](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/szkoly-jezykowe), które przed semestrem zapisują na test poziomujący i lekcję próbną. - [Deweloperzy](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/deweloperzy) organizujący dni otwarte na budowie albo w mieszkaniu pokazowym. - [Kluby fitness](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/kluby-fitness), w których sala do zajęć grupowych ma określoną liczbę rowerów albo mat. W małym domu kultury słuchawkę odbiera często ta sama osoba, która za chwilę prowadzi zajęcia. ## Dane uczestników i zgody Zbieraj tylko to, czego wydarzenie wymaga: imię i telefon na bezpłatny wykład wystarczą, a PESEL to więcej danych do pilnowania. Przy zapisach dzieci rozmawiasz z rodzicem i to jego numer zapisujesz. Informacje o zdrowiu dziecka, na przykład o alergii przed warsztatami kulinarnymi, to w RODO szczególna kategoria danych. Lepiej, żeby rodzic przekazał je prowadzącemu bezpośrednio, niż żeby lądowały w transkrypcji rozmowy. Po wydarzeniu usuń dane, których już nie potrzebujesz, zgodnie z zasadami z [listy kontrolnej RODO](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/rodo-checklista). Zaproszenie na kolejne płatne warsztaty to już oferta, a telefon z ofertą od automatu wymaga zgody uzyskanej wcześniej (art. 398 PKE), więc zbierz ją osobno, najlepiej przy zapisie. ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot może zapisywać na webinary? Tak. Agent przyjmuje zapis i wysyła link do spotkania SMS-em, bo adres internetowy czytany przez telefon łatwo przekręcić. Jeśli organizator potrzebuje adresu e-mail, bezpieczniej wysłać SMS z formularzem, w którym uczestnik wpisze go sam, niż literować go na głos. ### Jak asystent głosowy pilnuje limitu miejsc na szkoleniu? Pracuje na tym samym liczniku co formularz online i sekretariat. Na czas rozmowy trzyma miejsce dla dzwoniącego, po potwierdzeniu zdejmuje je z puli, a gdy miejsc brakuje, proponuje listę rezerwową albo inny termin. ### Czy agent przyjmie zapis całej klasy na zajęcia? Przyjmie zgłoszenie wstępne: nazwę szkoły, klasę, liczbę uczniów i opiekunów oraz preferowany termin. Grupowe rezerwacje zwykle potwierdza człowiek, bo dochodzą ceny grupowe i ustalenia z nauczycielem. ### Czy można dzwonić do uczestników z zaproszeniem na kolejne wydarzenia? Tylko za zgodą. Przypomnienie o wydarzeniu, na które ktoś się zapisał, jest obsługą. Zaproszenie na następne, płatne wydarzenie to już marketing, a na marketing telefoniczny z użyciem automatu trzeba mieć zgodę uzyskaną z góry. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.