# Lista rezerwowa, czyli asystent głosowy dzwoni, gdy zwolni się termin Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/lista-rezerwowa | Sekcja: Zastosowania | Aktualizacja: 2026-09-29 Lista rezerwowa prowadzona przez asystenta głosowego (voicebota) to spis osób, które chcą przyjść wcześniej, niż pozwala grafik. Gdy ktoś odwoła wizytę, agent sam dzwoni do kolejnych osób z listy, oddaje termin pierwszej, która go przyjmie, i aktualizuje kalendarz. Sprawdza się tam, gdzie na wizytę czeka się tygodniami, a odwołania zdarzają się codziennie. ## Od wpisu na listę do telefonu o zwolnionym terminie 1. Klient, który nie dostał pasującego terminu, prosi o wpis na listę. Agent pyta, w jakie dni i godziny może przyjść i ile czasu potrzebuje na dojazd. 2. Mówi, kiedy może zadzwonić z propozycją, i zapisuje, że klient o taki kontakt poprosił. 3. Gdy ktoś [odwołuje wizytę](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/zmiana-i-odwolywanie-wizyt), system wybiera z listy osoby, którym pasuje ten dzień i godzina. 4. Agent dzwoni do pierwszej z nich. Jeśli nie odbiera albo odmawia, przechodzi do następnej. 5. Pierwsza osoba, która potwierdzi, dostaje termin. Agent zapisuje wizytę, zwalnia jej wcześniejszy termin, wysyła SMS i zdejmuje ją z listy. Dla klienta cała sprawa jest prosta: raz się zapisuje, a potem odbiera telefon albo nie. Trudność siedzi w regułach, które ustawiasz ty. ## Kto dostaje telefon pierwszy Najprościej według kolejności zapisu. Kto pierwszy się zgłosił, ten pierwszy słyszy propozycję. To uczciwe i łatwe do wytłumaczenia, gdy ktoś zapyta, czemu sąsiadka dostała termin szybciej. Czasem kolejność trzeba zmienić. W gabinecie stomatologicznym osoba z bólem zęba powinna mieć pierwszeństwo przed kimś, kto chce przyspieszyć przegląd. Taką flagę pilności zakłada jednak rejestracja albo lekarz, a agent tylko ją stosuje. W kolejkach na NFZ kolejność wynika z listy oczekujących, którą prowadzi placówka, i agent jej nie przestawia. Druga decyzja: dzwonić po kolei czy do kilku osób naraz. Po kolei jest sprawiedliwiej, ale wolniej, bo każda nieodebrana próba kosztuje kilka minut. Równolegle jest szybciej, tyle że dwie osoby mogą powiedzieć „tak” w tej samej minucie. Od strony technicznej to zwykłe [połączenia wychodzące](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/polaczenia-wychodzace), tylko z regułą, kogo wybrać jako następnego. Ja dzwoniłbym po kolei, z krótkim limitem czasu na odpowiedź; równolegle tylko wtedy, gdy do wizyty zostały godziny. ## Zgoda na kontakt i pora telefonu Wpis na listę to prośba klienta o telefon w jego własnej sprawie, podobnie jak umówiona wizyta, o której się przypomina. Granica przebiega tam, gdzie agent zaczyna coś oferować: oferta składana automatem przez telefon to marketing, a ten wymaga uprzedniej zgody (art. 398 PKE). Zapisuj więc, kiedy i jak klient poprosił o wpis, a do rozmów o terminie nie dorzucaj promocji, bo wtedy wchodzisz już w [telemarketing z użyciem AI](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/telemarketing-ai-a-prawo) ze wszystkimi jego regułami. Pytaj też o godziny, w których można dzwonić. Telefon o 21:30 z propozycją wizyty na 7:30 nikogo nie ucieszy, więc takie terminy agent proponuje SMS-em albo odpuszcza. I ustal, kiedy wpis wygasa. Osoba, która w marcu czekała na wcześniejszy termin, w maju może już być po wizycie gdzie indziej. RODO każe określić, jak długo trzymasz dane, więc przy zapisie agent mówi wprost, na ile tygodni wpisuje klienta na listę. ## Termin na czwartek, ale pacjentka kończy pracę o trzeciej > Asystent AI: Dzień dobry, mówi asystent AI gabinetu dermatologicznego doktor Mazur. Dzwonię, bo zapisała się Pani na listę osób chętnych na wcześniejszy termin. Czy rozmawiam z panią Ewą Lis? > Dzwoniący: Tak, słucham. > Asystent AI: Zwolnił się termin w ten czwartek o 15:20. Teraz ma Pani wizytę 12 listopada. Czy chce Pani przyjść w czwartek zamiast tego? > Dzwoniący: O 15:20? Kończę pracę o trzeciej, a dojazd zajmuje mi pół godziny. Byłabym najwcześniej wpół do czwartej. > Asystent AI: W takim razie ten termin nie wystarczy, bo wizyty idą jedna po drugiej. Mogę zostawić Panią na liście i dzwonić tylko z terminami od 16:00. > Dzwoniący: Tak, poproszę. A u innego lekarza nie byłoby czegoś wcześniej? > Asystent AI: W gabinecie przyjmuje tylko doktor Mazur. Zapisuję więc: tylko terminy od 16:00, a wizyta 12 listopada zostaje bez zmian. > Dzwoniący: Dobrze, dziękuję. > Asystent AI: Dziękuję, do usłyszenia. _Rozmowa jest zmyślona, łącznie z gabinetem. Agent nie proponuje terminu na siłę._ Zaraz potem agent dzwoni do kolejnej osoby z listy. Z rozmowy zostaje też przydatna informacja: pani Lis przyjmie tylko terminy od 16:00, więc następnym razem nie dostanie telefonu o 15:20. ## Kolejka na tygodnie, a odwołania codziennie Lista pracuje najlepiej w [gabinetach specjalistycznych](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/gabinety-specjalistyczne), gdzie lekarz przyjmuje prywatnie dwa dni w tygodniu, a na pierwszą wizytę czeka się tygodniami. W [stomatologii](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/gabinety-stomatologiczne) termin zwolniony rano da się jeszcze tego samego dnia oddać komuś, kto woli przyjść od razu. Do [studia tatuażu](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/studia-tatuazu) kolejka potrafi ciągnąć się miesiącami, więc odwołana sesja, która zwalnia artyście pół dnia, powinna od razu trafić do kogoś z listy. Kursant [szkoły jazdy](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/szkoly-jazdy) przed egzaminem w WORD bierze każdą wolną jazdę. W urzędach i dużych przychodniach z własnym systemem kolejkowym lista rezerwowa bywa częścią tego systemu. Wtedy agent tylko mówi, jak się na nią dopisać, zamiast prowadzić drugą, równoległą. ## Pułapki, które wychodzą w pierwszym miesiącu - Lista się starzeje. Część osób zapisanych dwa miesiące temu nie potrzebuje już terminu, a każdy telefon do nich opóźnia dotarcie do tych, którzy wciąż czekają. - Terminy bywają za blisko. Propozycja wizyty za 40 minut ma sens tylko dla kogoś, kto mieszka za rogiem, więc ustal najkrótszy czas od telefonu do wizyty. - Klient zapomniał, że się zapisał. Po pierwszym zdaniu powinien wiedzieć, skąd agent ma jego numer i czego dotyczy telefon, bo inaczej weźmie połączenie za reklamę i się rozłączy. - Stara wizyta zostaje w kalendarzu. Jeśli agent nie zwolni pierwotnego terminu osoby, która przyjęła wcześniejszy, jedna pacjentka blokuje dwa terminy. ## Najczęstsze pytania ### Jak działa lista rezerwowa u lekarza? Pacjenci chętni na wcześniejszy termin zapisują się na listę i podają dni oraz godziny, które im pasują. Kiedy zwalnia się wizyta, asystent głosowy obdzwania ich po kolei i zapisuje pierwszą osobę, która potwierdzi. ### Czy telefon z listy rezerwowej wymaga zgody na marketing? Nie, jeśli agent mówi wyłącznie o terminie, o który klient sam prosił. Gdy dorzuci ofertę, wchodzi art. 398 PKE i potrzebna jest wcześniejsza zgoda, dlatego firma zapisuje, kiedy i w jaki sposób klient poprosił o wpis. ### Co jeśli nikt z listy rezerwowej nie odbierze? Agent przechodzi do kolejnych osób, a gdy lista się skończy, termin zostaje wolny w kalendarzu i w rezerwacji online. Recepcja może dostać powiadomienie, że godzina nie znalazła chętnego. ### Czy voicebot może dzwonić do kilku osób z listy naraz? Może, ale termin musi być zabezpieczony tak, żeby potwierdzić go mogła tylko jedna osoba. Pozostali usłyszą, że termin już zajęto, dlatego gdy czasu jest dość, bezpieczniej dzwonić po kolei. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.