# Asystent głosowy umawia awizacje dostaw i sloty na rampie z kierowcami Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/awizacja-dostaw | Sekcja: Zastosowania | Aktualizacja: 2026-09-29 Przy awizacji dostaw asystent głosowy (voicebot) odbiera telefon od przewoźnika albo kierowcy, sprawdza wolne sloty na rampach, zapisuje godzinę, numery rejestracyjne i numer zamówienia, a potem wysyła SMS z potwierdzeniem. Tak samo przyjmuje zmiany, gdy kierowca stoi w korku i wie, że nie zdąży. Kierownik zmiany rzadziej odbiera telefony od kierowców w trakcie rozładunku, a harmonogram rampy zgadza się z tym, co naprawdę podjeżdża pod bramę. ## Czym jest awizacja i dlaczego telefon w magazynie się grzeje Awizacja to zgłoszenie dostawy z wyprzedzeniem: dzień, godzina, rampa, numer zamówienia albo dokumentu, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, dane kierowcy, rodzaj ładunku. W [magazynie](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/logistyka-magazynowa) z kilkoma rampami to sposób na to, żeby rano nie stało pod bramą dziesięć ciężarówek naraz, a po południu żadna. Kłopot w tym, że plan żyje. Kierowca utknął na A2 za wypadkiem, dostawca przesunął załadunek, ktoś przyjechał dzień za wcześnie i pyta, czy go rozładują. Każda taka zmiana to telefon do biura magazynu, który odbiera kierownik zmiany z wózkiem widłowym w tle. Albo nie odbiera nikt, bo wszyscy są na hali. ## Od numeru awizacji do SMS-a z rampą 1. Rozpoznaje dostawę po numerze awizacji, zamówienia albo po nazwie przewoźnika. 2. Sprawdza w harmonogramie wolne sloty, biorąc pod uwagę typ auta (chłodnia, plandeka, bus) i to, czy rampa pozwala na rozładunek z tyłu, czy z boku. 3. Proponuje jeden albo dwa terminy, zamiast czytać cały dzień. 4. Zapisuje numery rejestracyjne ciągnika i naczepy i literuje je z powrotem. 5. Zapisuje telefon kierowcy, bo na bramie to on, a nie spedytor, będzie odbierał. 6. Wysyła SMS z godziną, numerem rampy i zasadami wjazdu: kamizelka, dokumenty WZ, zakaz wchodzenia na halę. Agent pracuje na tym samym harmonogramie co ludzie (technicznie to [integracja z kalendarzem](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/integracja-z-kalendarzem)), więc nie może zająć slotu, który ktoś przed chwilą dał innemu przewoźnikowi. Rampa to kalendarz z kilkoma zasobami. ## Korek na A1 i przesunięcie z rampy 6 na 4 > Asystent AI: Dzień dobry, awizacje magazynu Zielona Rampa. Jestem asystentem AI. Proszę podać numer awizacji albo numer zamówienia. > Dzwoniący: Awizacja 58-311. Miałem być na dziesiątą, ale stoję na A1, wypadek przed węzłem. > Asystent AI: Awizacja 58-311, dostawa chemii gospodarczej, rampa 6, godzina 10:00. O której będzie Pan na miejscu? > Dzwoniący: Koło wpół do pierwszej. > Asystent AI: Rampa 6 jest wolna od 13:00. Rampa 4 o 12:30, ale tylko z rozładunkiem od tyłu. Naczepa otwiera się z tyłu? > Dzwoniący: Tak, zwykła plandeka. > Asystent AI: Przepinam na rampę 4, godzina 12:30. Numery rejestracyjne bez zmian? > Dzwoniący: Bez zmian. > Asystent AI: Gotowe, SMS z nową godziną już idzie. Jeśli spóźnienie wydłuży się o ponad 30 minut, proszę zadzwonić jeszcze raz, wtedy poszukamy nowego slotu. _Dane przykładowe: magazyn Zielona Rampa, numer awizacji, rampy i korek na A1 są wymyślone._ Kierowca nie czeka, aż kierownik zmiany skończy rozładunek i wróci do telefonu. Przesunięcie widać w harmonogramie, zanim auto zjedzie z autostrady. ## Numery rejestracyjne i kierowcy z zagranicy Numer rejestracyjny w telefonie to loteria. „B” i „P”, „M” i „N” brzmią podobnie, a kierowca podaje numer szybko, bo zna go na pamięć. Agent literuje go z powrotem po polsku, „W jak Wacław, G jak Grażyna”, tak jak literuje się przez telefon w wielu biurach. Pomaga też to, że system zna numery aut z poprzednich dostaw tego przewoźnika. Kierowcy z zagranicy to osobny temat. Na rampach dużych magazynów słychać ukraiński, rosyjski i angielski. Agent, który przejdzie na język kierowcy, jak w [obsłudze w językach obcych](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/obsluga-w-jezykach-obcych), oszczędza nerwy po obu stronach. A numer rampy i godzina w SMS-ie mają być zrozumiałe bez znajomości polskiego. ## Zakłady, hurtownie i składy z własną rampą Podobnie działa to w [zakładach produkcyjnych](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/zaklady-produkcyjne), do których dostawcy wożą surowce na konkretne zmiany, w [hurtowniach](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/hurtownie) z własną rampą i w [składach budowlanych](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/sklady-budowlane), gdzie kolejka na załadunek potrafi zablokować plac. Po drugiej stronie są [spedytorzy](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/spedycja), którzy awizują wiele aut i doceniają, gdy da się to zrobić o 22:00, bez czekania na biuro. ## Harmonogram, zasady spóźnień i granice agenta Na start trzeba mieć harmonogram ramp, choćby prosty, z typami aut i długością slotu, oraz spisane zasady: ile minut spóźnienia magazyn toleruje, co z autem, które przyjechało bez awizacji, kto przyjmuje dostawy poza godzinami. Dochodzi lista przewoźników i dostawców z numerami zamówień oraz bramka SMS. Agent nie decyduje, czy przyjąć dostawę z uszkodzonymi paletami, i nie rozmawia o przestojach ani karach umownych. To sprawy dla kierownika magazynu. Nie wpuszcza też nikogo na teren, bo o tym decyduje ochrona na bramie. ## Auta w swoim slocie i telefony do biura Najprostsze liczby to odsetek dostaw, które przyjechały w swoim slocie, średni czas oczekiwania auta pod bramą i liczba zmian godziny obsłużonych bez udziału pracownika. Policz też telefony, które magazyn odbierał dotąd w godzinach szczytu. Wymyślony rachunek: gdyby 30 telefonów dziennie po 3 minuty przeszło na agenta, kierownik zmiany odzyskałby półtorej godziny, i to wtedy, gdy najbardziej jest potrzebny na hali. ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot może przyjmować awizacje od kierowców w nocy? Tak. Przewoźnicy często planują trasy wieczorem, więc nocna obsługa awizacji ma sens. Agent zapisuje awizację w harmonogramie według tych samych zasad co w dzień i wysyła SMS z potwierdzeniem. ### Co jeśli kierowca nie mówi po polsku? Agent może przejść na angielski, ukraiński albo inny język, jeśli został do tego przygotowany. Numer rampy, godzina i numer awizacji w SMS-ie powinny być czytelne bez znajomości polskiego. ### Czy asystent głosowy połączy się z systemem awizacji magazynu? Jeśli system awizacji albo system magazynowy (WMS) ma API, agent może czytać i zapisywać sloty bezpośrednio. Jeśli nie, da się zacząć od wspólnego kalendarza albo arkusza, ale wtedy trzeba pilnować, żeby ludzie i agent nie zapisywali dwóch aut na tę samą godzinę. ### Jak voicebot zapisuje numery rejestracyjne? Słucha numeru, literuje go z powrotem po polsku, na przykład „W jak Wacław”, i czeka na potwierdzenie. Pomaga, gdy system zna numery aut z poprzednich dostaw danego przewoźnika. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.