# Asystent głosowy dla uczelni, który w lipcu odbiera telefony za biuro rekrutacji Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/uczelnie | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29 Asystent głosowy (voicebot) na uczelni przejmuje powtarzalne telefony do biura rekrutacji i dziekanatu: terminy, progi z poprzednich lat, dokumenty do wpisu, legitymacje, akademiki. Szczyt przychodzi w lipcu, po wynikach matur, kiedy kandydaci i ich rodzice dzwonią także wieczorem i w weekendy. Rozmawia po polsku i po angielsku. Nie podaje jednak wyników rekrutacji ani ocen i nie rozstrzyga spraw, o których decyduje dziekan albo komisja. ## Lipiec: wyniki matur i telefony do biura rekrutacji CKE ogłasza wyniki matur na początku lipca i od tego dnia w biurze rekrutacji telefon dzwoni bez przerwy. Kandydat pyta, czy z jego wynikiem z matematyki ma szansę na informatykę. Mama tego samego kandydata dzwoni godzinę później w sprawie akademika. Ktoś nie może zalogować się do systemu rejestracji kandydatów, na wielu uczelniach nazywanego IRK. Ktoś inny nie wie, czy opłatę rekrutacyjną wnosi się za każdy kierunek osobno. W lipcu biuro przyjmuje jednocześnie dokumenty od zakwalifikowanych, więc trzeci telefon z rzędu o termin, który stoi w uchwale rekrutacyjnej senatu, zabiera czas, którego nie ma. Drugi szczyt przychodzi we wrześniu, przy rekrutacji uzupełniającej i kwaterowaniu w akademikach. Trzeci zaczyna się 1 października, z nowym rokiem akademickim, i tym razem dzwonią do dziekanatów. ## Terminy, progi, dokumenty do wpisu i legitymacje - podaje terminy kolejnych etapów rekrutacji, ogłoszenia list i składania dokumentów, zgodnie z harmonogramem uczelni - tłumaczy zasady przeliczania punktów i podaje progi z poprzednich lat, z wyraźnym zastrzeżeniem, że tegoroczne progi zależą od kandydatów - wysyła SMS-em albo mailem listy dokumentów do wpisu na studia i do akademika - pomaga przy typowych problemach z rejestracją internetową, na przykład niepotwierdzonym adresem e-mail albo nieopłaconym kierunkiem - mówi, kiedy pracują dziekanaty i biura, jak odebrać legitymację i jak przedłużyć jej ważność na kolejny semestr - przekazuje sprawę właściwej osobie, gdy pytanie wykracza poza bazę wiedzy, z notatką, czego dotyczyło Odpowiedzi agent bierze z [bazy wiedzy](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/baza-wiedzy), którą uczelnia aktualizuje przy każdej zmianie harmonogramu. W lipcu pilnuj tego szczególnie, bo stara data w bazie powtórzy się w każdej rozmowie, aż ktoś ją zauważy. ## Kandydat z zagranicy dzwoni po angielsku Kandydaci z zagranicy dzwonią o innej porze i często w innym języku. Pytają o wizę, legalizację dokumentów, uznanie świadectwa i akademik, bo muszą wiedzieć, gdzie zamieszkają, zanim kupią bilet. Agent rozpoznaje język i przechodzi na angielski bez dopytywania (jak to działa, opisuje [wielojęzyczność agenta](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/wielojezycznosc), a szerzej [obsługa w językach obcych](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/obsluga-w-jezykach-obcych)). > Asystent AI: Dzień dobry, Biuro Rekrutacji Akademii Nadrzecznej. Jestem asystentem AI. You can also speak English. > Dzwoniący: Hi, yes, English please. I'm applying for Computer Science from Georgia. What is the deadline for documents? > Asystent AI: For candidates with foreign certificates, the deadline is 15 July. Your school certificate needs an apostille or legalisation, depending on the country that issued it. > Dzwoniący: I have the apostille. Will my certificate be accepted? > Asystent AI: I can't confirm that. The International Admissions Office checks each certificate. I can e-mail you the document checklist and book a call with them. > Dzwoniący: Yes, please. And is there a dorm room for first-year students? > Asystent AI: Yes. You can apply for a room in the admission system after you are accepted, and rooms are assigned in August. Which e-mail address should I use? > Dzwoniący: (podaje adres e-mail) > Asystent AI: Thank you. The checklist is on its way, and the International Admissions Office will call you tomorrow between 10:00 and 14:00 Polish time. _Przykład po angielsku: uczelnia i kandydatka są wymyślone, terminy przykładowe._ Agent nie obiecuje, że świadectwo zostanie uznane, bo to ocenia uczelnia. Godzinę telefonu podaje w czasie polskim, bo kandydatka może być w innej strefie czasowej. ## Dziekanat po starcie roku akademickiego W październiku ciężar przechodzi na dziekanaty. Studenci pytają o przedłużenie elektronicznej legitymacji studenckiej hologramem na nowy semestr, o zaświadczenia o statusie studenta, na przykład do ZUS przy rencie rodzinnej, o plan zajęć i terminy sesji poprawkowej. Dziekanat często przyjmuje studentów tylko w wybrane dni i godziny, a resztę czasu przeznacza na dokumenty. Telefon w godzinach zamkniętych po prostu dzwoni. Tu agent przydaje się inaczej niż w rekrutacji, bo większość pytań dotyczy konkretnego studenta. To wymaga danych z systemu obsługi studiów, na wielu uczelniach jest to USOS. USOS ma interfejs programistyczny, ale to, co uczelnia udostępni zewnętrznej aplikacji, zależy od jej działu IT i inspektora ochrony danych. Bez integracji agent odpowiada na pytania ogólne, przyjmuje prośbę o zaświadczenie i przekazuje ją do dziekanatu z imieniem, nazwiskiem, numerem albumu i kierunkiem. Nawet wtedy dziekanat dostaje gotową notatkę zamiast pytania zadawanego od zera. ## Wyniki, oceny i decyzje dziekana: o tym agent milczy Te zakazy wpisz do instrukcji agenta dosłownie. - nie podaje wyników rekrutacji, miejsca na liście ani ocen; kandydat i student sprawdzają je po zalogowaniu, bo przez telefon trudno wiarygodnie ustalić, kto dzwoni - nie przewiduje, czy ktoś się dostanie, nawet gdy zna progi z zeszłego roku - nie rozstrzyga spraw, o których decyduje dziekan albo komisja, takich jak warunek, urlop dziekański, przeniesienie czy stypendium - nie ocenia dokumentów z zagranicy i nie doradza w sprawach wizowych; kieruje do biura współpracy międzynarodowej i do konsulatu Rodzic, który dzwoni w sprawie dorosłego studenta, też nie usłyszy o jego ocenach. To bywa trudna rozmowa, więc agent powinien mieć przygotowane spokojne zdanie na tę okoliczność i możliwość przełączenia do dziekanatu. O tym, co wolno powiedzieć, decyduje [identyfikacja rozmówcy](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/identyfikacja-rozmowcy). ## Zacząć w kwietniu, żeby agent zdążył przed lipcem Jeśli agent ma odbierać telefony w lipcu, zacznij w kwietniu albo maju. Uchwała rekrutacyjna jest wtedy znana i zostaje czas na bazę wiedzy oraz [testy asystenta głosowego](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/jak-testowac-asystenta-glosowego) na studentach. Uruchamianie agenta tydzień przed wynikami matur to proszenie się o kłopoty. Na start weź samą infolinię rekrutacyjną, a dziekanaty dołącz dopiero po pierwszym sezonie, gdy widać, o co ludzie naprawdę pytają. Mierz przede wszystkim odsetek rozmów zakończonych bez przełączenia i listę pytań, na które agent nie znał odpowiedzi. Uczelnia publiczna kupuje taką usługę według zasad zamówień publicznych, więc harmonogram zakupu też trzeba zaplanować z wyprzedzeniem. ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot może prowadzić infolinię rekrutacyjną uczelni po angielsku? Tak. Agent rozpoznaje język rozmówcy i przechodzi na angielski, a z dobrze przygotowaną bazą wiedzy odpowiada tak samo jak po polsku. Sprawdź w testach, jak wymawia polskie nazwy wydziałów i ulic, bo w obcym języku to zwykle najsłabszy punkt. ### Czy asystent głosowy poda kandydatowi wynik rekrutacji? Nie powinien. Wynik i miejsce na liście kandydat sprawdza po zalogowaniu do systemu rejestracji, bo przez telefon nie da się wiarygodnie potwierdzić tożsamości. Agent może powiedzieć, kiedy wyniki będą ogłoszone i co zrobić po zakwalifikowaniu. ### Ile kosztuje voicebot dla uczelni? Zależy od zakresu. Sama infolinia rekrutacyjna to mniejszy projekt niż agent połączony z USOS. Miesięczny abonament u części dostawców kosztuje kilkaset złotych, ale integracje z systemami uczelni podnoszą cenę. Przy porównywaniu ofert pomoże [rozbicie kosztów asystenta głosowego](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/ile-kosztuje-asystent-glosowy). ### Czy agent głosowy połączy się z USOS? Technicznie tak, bo USOS ma interfejs programistyczny, ale zakres danych ustala uczelnia. Na start rozsądniej wybrać wersję bez integracji: agent odpowiada na pytania ogólne, a prośby o zaświadczenia przekazuje do dziekanatu. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.