# Asystent głosowy dla spedycji odbiera przewoźników, gdy spedytor negocjuje stawkę Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/spedycja | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29 Asystent głosowy (voicebot) dla spedycji odbiera telefony od przewoźników i kierowców: mówi, czy dotarły dokumenty i kiedy mija termin płatności za fracht, podaje dane załadunku, zapisuje status zlecenia i przyjmuje zgłoszenia do ładunków z giełdy. Spedytor ma wtedy głowę do tego, czego agent nie zrobi, czyli do negocjacji stawek i do klienta. Zmiany numeru konta agent przez telefon nie przyjmuje nigdy. ## Dlaczego telefon spedytora jest zawsze zajęty Spedytor ma na głowie jednocześnie kilka aut w trasie i kilka ładunków w negocjacjach. Właśnie ustala stawkę z przewoźnikiem z giełdy, odpisuje klientowi, który pyta o godzinę rozładunku, i pilnuje auta, które utknęło na granicy. W tym czasie dzwonią dwa telefony. Jeden od przewoźnika, który chce wiedzieć, czy faktura z lipca doszła. Drugi od kierowcy, którego odesłano z załadunku, bo nie miał numeru referencyjnego. Każda z tych rozmów trwa dwie minuty, ale wybija z rytmu na dużo dłużej. Nieodebrany przewoźnik z giełdy bierze ładunek od kogoś innego, a nieodebrany kierowca dzwoni do swojego szefa, który za chwilę dzwoni do spedytora z pretensjami. Jeśli oddajesz agentowi tylko jeden rodzaj rozmów, niech to będzie pytanie o płatność za fracht. Powtarzalne, a odpowiedź leży w księgowości. ## Pytania przewoźników, które agent bierze na siebie - czy dotarły dokumenty do zlecenia i od kiedy biegnie termin płatności - kiedy przelew za fracht zostanie zlecony albo czy już wyszedł - na jakim etapie jest zlecenie, na przykład czy klient potwierdził rozładunek - adres i godziny załadunku, numer referencyjny i osoba kontaktowa na miejscu - czy ładunek z giełdy jest jeszcze aktualny, a jeśli tak, jaką propozycję przewoźnik chce złożyć spedytorowi - gdzie wysłać oryginały dokumentów i czy wystarczy skan - zgłoszenie opóźnienia albo awarii, które od razu trafia do spedytora prowadzącego Z dokumentami jest osobna historia. U wielu spedytorów termin płatności liczy się od dnia, w którym do biura dotrą oryginały dokumentów przewozowych, więc pytanie „czy doszły moje CMR-ki?” pada codziennie. Agent, który widzi w systemie datę wpływu, odpowiada w pół minuty, a spedytor nie musi przekopywać segregatora. ## Lipcowe zlecenie, 45 dni na płatność i prośba o zmianę konta > Asystent AI: Dzień dobry, Spedycja Orlik, mówi asystent AI. Pomogę w sprawie płatności, dokumentów i statusu zleceń. Z jakiej firmy Pan dzwoni? > Dzwoniący: Transport Nowak. Dzwonię o płatność za lipcowe zlecenie, Kutno-Rzeszów. > Asystent AI: Proszę podać numer zlecenia i NIP firmy. > Dzwoniący: Zlecenie 07/1184, NIP (podaje numer). > Asystent AI: Dziękuję, dane się zgadzają. Oryginały dokumentów dotarły do nas 12 sierpnia, a termin płatności to 45 dni od ich otrzymania, więc przelew wyjdzie do 26 września. > Dzwoniący: Dopiero? Nie da się szybciej? > Asystent AI: Tego nie rozstrzygnę, warunki płatności zmienia dział rozliczeń. Mogę przekazać prośbę o wcześniejszą płatność razem z Pana numerem telefonu. > Dzwoniący: Proszę przekazać. I jeszcze jedno: zmieniliśmy bank, podam nowy numer konta. > Asystent AI: Numeru konta przez telefon nie przyjmuję. Zmianę trzeba zgłosić pisemnie, a dział rozliczeń potwierdzi ją, dzwoniąc pod numer z umowy. Prośbę o wcześniejszą płatność już przekazałem. _Wszystkie dane w tej rozmowie są zmyślone: spedycja, przewoźnik, numer zlecenia, daty i warunki płatności._ Ostatnia odpowiedź brzmi sztywno i taka ma być. Wyłudzenie „na zmianę rachunku” to klasyka oszustw wobec firm, które płacą kontrahentom: przychodzi mail albo telefon od rzekomego kontrahenta, w spedycji od rzekomego przewoźnika, i pieniądze za fracht trafiają na cudze konto. Agent, który takich zmian w ogóle nie przyjmuje, jest tu bezpieczniejszy od zmęczonej osoby w piątek o 16:00. ## Stawki, konto bankowe i ładunek zostają u człowieka - Agent nie negocjuje stawek. Może zapisać propozycję przewoźnika z giełdy, czyli kwotę, auto i termin podstawienia, i przekazać ją spedytorowi, ale zgody na stawkę nie daje. - Numeru rachunku nie zmienia i takiej zmiany nie potwierdza. To sprawa działu rozliczeń, który przy okazji sprawdza rachunek na białej liście podatników VAT. - Szczegółów ładunku, takich jak adres, wartość towaru i godziny, nie podaje nikomu, kogo nie ma w systemie jako przewoźnika przy tym zleceniu. Zdarza się, że po cudzy ładunek zgłasza się podstawiony przewoźnik. - Szkody, kary umowne i reklamacje klienta przekazuje spedytorowi prowadzącemu razem z notatką z rozmowy. - Przy wypadku najpierw pyta, czy ktoś potrzebuje pomocy, i każe dzwonić pod 112, a dopiero potem zapisuje zgłoszenie. [Weryfikacja rozmówcy](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/identyfikacja-rozmowcy) (numer zlecenia, NIP, telefon z bazy przewoźników) nie może być formalnością, bo od niej zależy, komu agent poda adres załadunku. ## Skąd agent bierze daty i kwoty: TMS, księgowość i baza przewoźników Żeby odpowiadać na pytania o status i płatności, agent potrzebuje dwóch źródeł: systemu do obsługi zleceń transportowych, czyli TMS, i księgowości, w której widać datę wpływu dokumentów i termin przelewu. Żeby rozpoznać dzwoniącego, przyda się jeszcze baza przewoźników z numerami telefonów. Z takich źródeł agent korzysta w trakcie rozmowy przez [narzędzia agenta](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/narzedzia-agenta). Po każdej rozmowie spedytor prowadzący dostaje krótkie [powiadomienie po rozmowie](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/powiadomienia-po-rozmowie): kto dzwonił, w jakiej sprawie, co agent odpowiedział i co czeka na decyzję. Bez tego spedytor i tak oddzwania, żeby dopytać, i cała oszczędność znika. Jeśli TMS nie ma API, zacznij od wersji minimum. Agent odbiera, rozpoznaje sprawę i zostawia spedytorowi uporządkowaną notatkę, czyli pracuje jak [sekretarka AI](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/sekretarka-ai). Na pytania ogólne, na przykład dokąd wysłać oryginały dokumentów, odpowiada od razu. ## Sobotni rozładunek i ile godzin zjadają pytania o płatności Kierowca, którego w sobotę nie chcą rozładować, dzwoni tam, gdzie ktoś odbierze. [Agent mówiący w kilku językach](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/wielojezycznosc) może wtedy przyjąć zgłoszenie po ukraińsku albo rosyjsku, przeczytać instrukcję ze zlecenia i obudzić dyżurnego spedytora tylko wtedy, gdy sprawa naprawdę nie poczeka do poniedziałku. Przykład z wymyślonymi liczbami. Pięciu spedytorów odbiera po 50 telefonów dziennie, z czego 20 to pytania o płatności i dokumenty, po 3 minuty każde. To 5 godzin rozmów dziennie w całym zespole, nie licząc czasu na powrót do przerwanej negocjacji. Jeśli agent przejmie połowę, zespół odzyskuje dwie i pół godziny dziennie, które spedytorzy wolą spędzić na negocjacjach niż na szukaniu dat wpływu dokumentów. Po swojej stronie policz [opłacalność na własnych liczbach](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/jak-policzyc-oplacalnosc) i zestaw ją z [kosztami asystenta głosowego](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/ile-kosztuje-asystent-glosowy). ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot może informować przewoźników o płatnościach za fracht? Tak, jeśli ma odczyt z księgowości albo z systemu zleceń, w którym widać datę wpływu dokumentów i termin przelewu. Najpierw weryfikuje rozmówcę, na przykład numerem zlecenia i NIP-em. Dopiero wtedy podaje daty dotyczące tego jednego zlecenia. ### Czy asystent głosowy może negocjować stawki z przewoźnikami? Nie powinien. Agent może zapisać propozycję przewoźnika, czyli kwotę, auto i termin podstawienia, i od razu przekazać ją spedytorowi. Decyzja o stawce i przyjęcie zlecenia zostają u człowieka. ### Jak voicebot w spedycji sprawdza, kto dzwoni? Porównuje numer telefonu z bazą przewoźników i prosi o dane, które zna tylko strona zlecenia, na przykład numer zlecenia i NIP. Bez tego nie podaje adresów załadunku ani szczegółów płatności. Zmian numeru konta nie przyjmuje w ogóle. ### Czy asystent AI obsłuży kierowców w nocy i w weekend? Tak, odbiera o każdej porze i może rozmawiać po ukraińsku, rosyjsku czy angielsku. W nocy przyjmuje zgłoszenia i podaje informacje ze zlecenia, a dyżurnego spedytora budzi tylko przy sprawach, które firma uzna za pilne, na przykład przy wypadku albo odmowie rozładunku. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.