# Asystent głosowy dla fundacji i stowarzyszenia, gdy w biurze nie ma kto odebrać

Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/organizacje-pozarzadowe | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29

Asystent głosowy (voicebot) w fundacji lub stowarzyszeniu prowadzi infolinię informacyjną: odpowiada darczyńcom na pytania o przekazanie 1,5% podatku i o zbiórki, zapisuje wolontariuszy na akcje, przyjmuje wiadomości i przekazuje je właściwym osobom w zespole. Przydaje się tam, gdzie telefon odbierają na zmianę wolontariusze albo jedna osoba z biura. Nie zastępuje telefonu zaufania. Przy kryzysie podaje 112 albo 116 123 i od razu łączy z człowiekiem.

## Darczyńcy, podopieczni, wolontariusze i jeden telefon w biurze

Do fundacji dzwonią darczyńcy, podopieczni i ich rodziny, kandydaci na wolontariuszy, a czasem dziennikarz albo urząd. Każdy chce czego innego. Darczyńca pyta, czy jego przelew doszedł. Mama podopiecznego pyta o termin turnusu. Student chce pomóc przy zbiórce w sobotę. Dziennikarka lokalnej gazety prosi o komentarz na jutro.

Zespół jest zwykle mały, często część osób pracuje społecznie, po godzinach. Telefon odbiera ten, kto akurat jest w biurze, a w weekend nikt. Tymczasem darczyńcy dzwonią wieczorem i w sobotę, bo wtedy mają czas. Dla małej organizacji voicebot bywa pierwszym sposobem, żeby telefon był odbierany zawsze, a nie „jak ktoś będzie w biurze”. Sprowadza się to do [automatycznej infolinii](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/automatyczna-infolinia) włączonej wtedy, kiedy nikogo nie ma w biurze.

## Sezon 1,5% i pytania o zbiórki

Od lutego do końca kwietnia, w sezonie rozliczeń PIT, organizacje pożytku publicznego dostają telefony w sprawie przekazania 1,5% podatku. Pytania są techniczne: jaki jest numer KRS, co wpisać w polu „cel szczegółowy”, żeby pieniądze trafiły na subkonto konkretnego dziecka, czy da się to zrobić w usłudze Twój e-PIT. Agent odpowiada z bazy wiedzy przygotowanej przez organizację i nie doradza w sprawach podatkowych, na przykład w wyborze sposobu rozliczenia.

Druga grupa to zbiórki. Ktoś widzi wolontariusza z puszką pod sklepem i dzwoni sprawdzić, czy to na pewno wasza akcja. Zbiórki publiczne zgłasza się na portalu zbiorki.gov.pl i tam każdy może sprawdzić, czy dana zbiórka istnieje. Agent potwierdza, czy organizacja prowadzi zbiórkę w tym miejscu i terminie, i opisuje, jak wygląda identyfikator wolontariusza. Jeśli coś się nie zgadza, przyjmuje zgłoszenie i od razu przekazuje je koordynatorowi.

## Wolontariuszka z puszką pod marketem i 1,5% dla Szymona

> Asystent AI: Dzień dobry, Fundacja Zielony Most. Tu asystent AI. Odpowiem na pytania o zbiórki, darowizny i wolontariat. Czym mogę służyć?
> Dzwoniący: Pod marketem na Kościuszki stoi dziewczyna z puszką z waszym logo. Chciałem sprawdzić, czy to prawda.
> Asystent AI: Dziękuję, że Pan sprawdza. Dziś prowadzimy zbiórkę przy trzech sklepach w mieście, w tym przy ulicy Kościuszki. Każdy nasz wolontariusz ma identyfikator ze zdjęciem i nazwą fundacji.
> Dzwoniący: Ma identyfikator, widziałem. A zbiórka jest zgłoszona?
> Asystent AI: Tak. Można to sprawdzić na portalu zbiorki.gov.pl, wpisując nazwę fundacji. Tam widać cel zbiórki i terminy.
> Dzwoniący: Dobra. I jeszcze jedno, chcę wam dać 1,5% z PIT-u, ale dla konkretnego chłopca, Szymona.
> Asystent AI: W zeznaniu wpisuje się numer KRS fundacji, a w polu „cel szczegółowy” imię i nazwisko Szymona, tak jak na stronie jego zbiórki. Podać numer teraz czy wysłać SMS-em?
> Dzwoniący: SMS-em, proszę.
> Asystent AI: Wysłane. Dziękujemy za wsparcie dla Szymona.

_Fundacja, podopieczny i miejsce zbiórki są tu przykładowe._

Czy konkretny wolontariusz jest uczciwy, agent nie rozstrzyga. Podaje sposób, żeby to sprawdzić, a sygnał o wątpliwościach przekazuje dalej.

Wszystko inne, łącznie z decyzją, czy wezwać policję do podejrzanej zbiórki, należy do człowieka.

## Wolontariat i zapisy na akcje

Przed dużą akcją, zbiórką żywności albo festynem, organizacja potrzebuje kilkudziesięciu wolontariuszy, a to już klasyczne [zapisy na wydarzenia](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/zapisy-na-wydarzenia): każdego trzeba zapisać i przydzielić do zmiany, a potem przypomnieć mu o godzinie. Agent zbiera imię, telefon, dostępność i informację, czy kandydat jest pełnoletni. U niepełnoletnich potrzebna jest zgoda rodzica, a kto ma pracować z dziećmi, przejdzie jeszcze weryfikację w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym, zanim organizacja dopuści go do zadań. Tego agent nie sprawdza: informuje o wymogu i przekazuje listę koordynatorowi.

Dzień przed akcją agent może zadzwonić z przypomnieniem do osób, które się zapisały, i zebrać potwierdzenia. Takie przypomnienie dotyczy akcji, na którą ktoś sam się zgłosił, więc nie jest telefonem marketingowym.

## Agent nie zastępuje telefonu zaufania

Część organizacji prowadzi telefony wsparcia, na przykład dla osób w żałobie albo dla rodziców ciężko chorych dzieci. Na takiej linii rozmawia człowiek i tak ma zostać. Voicebot nie prowadzi rozmowy wspierającej i nie ocenia sytuacji, nawet jeśli brzmi przekonująco.

Agent może pracować obok takiej linii, na numerze ogólnym organizacji. Gdy jednak rozmówca mówi o myślach samobójczych albo o przemocy, agent przerywa scenariusz. Przy zagrożeniu życia podaje 112, dorosłym w kryzysie numer 116 123, dzieciom i młodzieży 116 111, i przełącza do dyżurującej osoby. Jeśli nikt nie odbiera, nie obiecuje oddzwonienia „jutro”, tylko powtarza numery pomocowe.

Scenariusze takich rozmów przećwicz przed startem, najlepiej z osobą, która dyżuruje na telefonie wsparcia. Podstawą jest wiedza o [trudnych rozmówcach](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/trudni-rozmowcy) i o tym, [kiedy przekazać rozmowę człowiekowi](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/kiedy-przekazac-rozmowe-czlowiekowi).

## Budżet, dane i pierwszy sezon

Budżet organizacji jest zwykle ciasny, więc zakres na start musi być wąski. Ja zacząłbym od jednego sezonu: albo od 1,5% i darowizn, albo od zapisów wolontariuszy przed dużą akcją. Po dwóch miesiącach widać, ile rozmów agent obsłużył i czy darczyńcy nie skarżą się na automat.

Dane darczyńców to dane osobowe, a dane podopiecznych często dotyczą zdrowia, czyli szczególnej kategorii z art. 9 RODO. Agent nie powinien zbierać informacji o chorobie, jeśli nie są potrzebne do sprawy. Z dostawcą podpisujesz umowę powierzenia przetwarzania, a nagrania trzymasz tylko tak długo, jak to konieczne. Wąski zakres obniża też [koszt asystenta głosowego](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/ile-kosztuje-asystent-glosowy).

## Najczęstsze pytania

### Czy fundacja może używać voicebota na infolinii?

Tak, na linii informacyjnej: zbiórki, darowizny, wolontariat, przekazywanie spraw do zespołu. Agent musi na początku powiedzieć, że jest systemem AI, a przy sprawach kryzysowych od razu oddać rozmowę człowiekowi albo podać numery alarmowe.

### Czy asystent AI może prowadzić telefon zaufania?

Nie. Rozmowę wspierającą z osobą w kryzysie prowadzi przeszkolony człowiek. Voicebot może najwyżej odebrać połączenie, gdy wszyscy dyżurni są zajęci, podać 112 i 116 123 i przełączyć do pierwszej wolnej osoby.

### Czy voicebot może dzwonić do darczyńców z prośbą o wsparcie?

Bezpieczniej założyć, że prośba o darowiznę to marketing bezpośredni, więc do osoby, która nie wyraziła zgody, automat zadzwonić nie powinien (art. 398 PKE; szerzej rozbiera to [telemarketing AI a prawo](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/telemarketing-ai-a-prawo)). Przypomnienie wolontariuszowi o akcji, na którą sam się zapisał, to inna sytuacja.

### Ile kosztuje asystent głosowy dla organizacji pozarządowej?

Zależy od zakresu, a organizacja może zacząć wąsko, na przykład od samego sezonu 1,5%. W ofercie Infinity Tech uruchomienie zaczyna się od 5 000 zł netto, potem płaci się 249-799 zł netto miesięcznie i za minuty rozmów. Wąski start pozwala też sprawdzić, czy darczyńcy chętnie rozmawiają z agentem.

---
Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.