# Asystent głosowy w magazynie: awizacje, sloty na rampie i kierowcy z zagranicy

Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/logistyka-magazynowa | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29

Asystent głosowy (voicebot) w magazynie przyjmuje telefony od kierowców i przewoźników: zakłada i przesuwa awizacje, podaje numer rampy, godziny pracy i listę dokumentów, a z kierowcami zza wschodniej granicy rozmawia po ukraińsku albo rosyjsku, z innymi po angielsku. Portier i brygadzista przestają robić za infolinię. Agent nie decyduje o przyjęciu uszkodzonego towaru i nie wydaje ładunku nikomu, kogo nie ma w systemie.

## Portiernia, brama i telefon o szóstej rano

Pierwszy telefon przychodzi przed szóstą. Kierowca stoi pod biurowcem, bo nawigacja zaprowadziła go na wjazd dla osobówek, a brama dla ciężarówek jest od drugiej ulicy. Kwadrans później dzwoni ktoś, kto utknął w korku i pyta, czy jego slot przepadł. Potem kierowca, który przyjechał dwie godziny za wcześnie, i taki, który awizacji nie ma wcale, za to ma na naczepie 33 palety i dużo nadziei.

Do tego spedytorzy pytają, czy auto już rozładowane, dostawcy chcą zarezerwować okno na przyszły tydzień, a w magazynach obsługujących sklepy internetowe klienci dopytują o swoje zamówienia. Odbiera portier, który w tej samej chwili spisuje numery rejestracyjne trzech aut przed szlabanem. Albo brygadzista, za którego plecami piszczy cofający wózek widłowy.

Doba ma jeden wyraźny szczyt: wczesny ranek, kiedy zjeżdżają auta po nocy w trasie. W tygodniu jest drugi, w piątek po południu, bo wszyscy chcą się rozładować przed weekendem. W skali roku dochodzi czwarty kwartał, a w magazynach e-commerce listopad i grudzień zlewają się w jeden długi szczyt.

## Awizacja przez telefon krok po kroku

1. Agent pyta o numer awizacji albo zamówienia, a gdy go nie ma, o przewoźnika i dostawcę.
2. Zapisuje numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, imię kierowcy i telefon, pod którym będzie osiągalny.
3. Dopytuje o ładunek: liczbę palet, rodzaj naczepy, chłodnię, towar niebezpieczny ADR.
4. Sprawdza wolne okna w systemie awizacji i proponuje dwa najbliższe.
5. Potwierdza slot i numer rampy albo prosi o zgłoszenie się na portierni, a potem wysyła to wszystko SMS-em.
6. Przy spóźnieniu stosuje zasadę magazynu, na przykład: po 30 minutach slot przepada i trzeba wziąć nowy.

Pod spodem to zwykły [kalendarz z zasobami](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/integracja-z-kalendarzem), tyle że zasobem jest rampa, a nie gabinet. Agent czyta i blokuje okna tak jak w każdej [awizacji dostaw](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/awizacja-dostaw).

## Kierowcy, którzy nie mówią po polsku

Polscy przewoźnicy zatrudniają także kierowców spoza Unii, a pod rampę przyjeżdżają auta z różnych krajów. Część kierowców mówi po ukraińsku, część po rosyjsku, kierowcy z zachodu Europy zwykle po angielsku. Portier nie musi znać trzech języków, a agent, jak w każdej [obsłudze w językach obcych](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/obsluga-w-jezykach-obcych), może przejść na język rozmówcy po jego pierwszym zdaniu.

Dla magazynu przy trasie to najmocniejszy argument za postawieniem agenta.

Jakość w każdym języku trzeba jednak sprawdzić na własnych nagraniach z rampy i portierni, nie w materiałach reklamowych. Polskie nazwy miejscowości wymawiane z ukraińskim akcentem, szum silnika, telefon na głośniku przy uchylonej szybie: to wszystko pogarsza rozpoznawanie mowy, a przy [akcentach i hałasie w tle](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/gwara-akcenty-i-halas) nawet dobry model się myli. Pomaga lista nazw własnych, czyli miejscowości, ulic i dostawców, wgrana do słownika agenta. Osobno sprawdź numery awizacji podawane cyfra po cyfrze, bo dyktowane z kabiny łatwo się przekręcają.

## Korek pod Łodzią, slot na 10:00 i rozmowa po ukraińsku

> Asystent AI: Dzień dobry, magazyn Brzozowa Logistyka, mówi asystent AI. Rozmawiam po polsku, ukraińsku, rosyjsku i angielsku. W czym pomóc?
> Dzwoniący: Dzień dobry, mam awizację na 10:00, ale stoję w korku pod Łodzią. Będę koło 12:30.
> Asystent AI: Przechodzę na ukraiński. Uprzedzam, że jestem asystentem AI i że rozmowa jest nagrywana. Proszę podać numer awizacji.
> Dzwoniący: 58213.
> Asystent AI: Mam: 24 palety, chłodnia. Slot o 10:00 przepada, wolne są 12:45 na rampie 7 albo 14:00 na rampie 3. Który wybrać?
> Dzwoniący: 12:45.
> Asystent AI: Zarezerwowane, 12:45, rampa 7. Wjazd dla ciężarówek jest od ulicy Polnej, nie od biurowca. Na portierni proszę pokazać dokumenty przewozowe i WZ od nadawcy.
> Dzwoniący: A palety wymieniacie?
> Asystent AI: Tak, palety EUR wymieniamy jeden do jednego, jeśli są w dobrym stanie. Potwierdzenie awizacji wyślę SMS-em po ukraińsku.

_Przykład. Od drugiej kwestii rozmowa szła po ukraińsku, tu jest polskie tłumaczenie. Magazyn, numery, godziny i zasady wymiany palet są zmyślone._

W trzeciej kwestii agent powtarza informację o AI i nagrywaniu już po ukraińsku. Art. 50 AI Act nakazuje powiedzieć rozmówcy, że rozmawia z AI, a obowiązek działa od 2 sierpnia 2026 r., więc kierowca, który nie zna polskiego, z samego powitania niczego by się nie dowiedział.

## Dokumenty, palety i sprawy, o których decyduje człowiek

Agent może powiedzieć kierowcy, co mieć przy sobie: list przewozowy albo CMR w transporcie międzynarodowym, dokument WZ, numer referencyjny SENT, jeśli towar jest objęty tym systemem, i dokumenty ADR przy towarach niebezpiecznych. Może powtórzyć zasady wymiany palet i godziny pracy magazynu w soboty. Na tym jego rola się kończy.

- O przyjęciu towaru z uszkodzeniami, brakami albo w złej temperaturze decyduje kierownik zmiany.
- Odmowa rozładunku, kary za spóźnienie i spory z przewoźnikiem to sprawy dla człowieka.
- Przy odbiorze towaru agent potwierdza tylko kierowcę i numery rejestracyjne, które są w systemie. Kto podaje się za przewoźnika, może w ten sposób odebrać cudzy ładunek, więc zmiana kierowcy „bo kolega zachorował” idzie do dyspozytora.
- Przy wypadku na placu, wycieku albo pożarze agent każe dzwonić pod 112 i alarmuje kierownika zmiany.

## Z czym połączyć agenta i od czego zacząć

Agent potrzebuje dostępu do miejsca, w którym magazyn prowadzi awizacje. Bywa to moduł systemu WMS, osobny system do zarządzania placem i rampami, a w mniejszych firmach arkusz. Jeśli system ma API, agent sam czyta wolne okna, zapisuje rezerwacje i przez [narzędzia agenta](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/narzedzia-agenta) wysyła SMS z potwierdzeniem. Jeśli nie ma, zaczynasz skromniej: agent przyjmuje zgłoszenie, a slot potwierdza człowiek.

Na start wybierz jedną bramę albo zmianę nocną i daj sobie miesiąc obserwacji.

Mierz w tym czasie, ile telefonów przestało trafiać na portiernię, ile aut przyjechało bez awizacji i jak długo auto stoi od wjazdu do rampy. Nazwiska kierowców, telefony i zapisane przy nich numery rejestracyjne to dane osobowe, więc potrzebna jest umowa powierzenia z dostawcą voicebota, a informacja o nagrywaniu ma być w języku, który kierowca rozumie.

Przy integracji z systemem magazynowym licz raczej 1-3 miesiące pracy niż kilka tygodni. Za samo uruchomienie Infinity Tech bierze od 5 000 zł netto, a utrzymanie i minuty rozmów dochodzą osobno. Aktualne stawki sprawdzisz w [cenniku Infinity Tech](https://www.infinityteam.io/cennik).

## Najczęstsze pytania

### Czy voicebot może przyjmować awizacje dostaw do magazynu?

Tak, pod warunkiem że voicebot ma dostęp do systemu, w którym magazyn prowadzi sloty. Agent zapisuje numery rejestracyjne, liczbę palet i rodzaj naczepy, proponuje wolne okno i wysyła potwierdzenie SMS-em. Bez integracji przyjmuje zgłoszenie, a slot potwierdza człowiek.

### W jakich językach asystent głosowy rozmawia z kierowcami?

W tych, którymi mówią kierowcy przyjeżdżający na rampę, na przykład po polsku, ukraińsku, rosyjsku i angielsku. Zestaw ustala magazyn. Agent rozpoznaje język po pierwszych słowach albo pyta, w jakim języku rozmawiać. Jak wypadają nazwy miejscowości w obcym języku, trzeba sprawdzić na nagraniach przed startem.

### Co zrobi agent, gdy kierowca przyjedzie bez awizacji?

Postąpi według zasad magazynu. Jeśli wolno przyjmować auta bez awizacji, sprawdzi wolne okna i zaproponuje najbliższe. Jeśli nie wolno, powie o tym wprost, wyjaśni, jak założyć awizację, i przełączy do kierownika zmiany, gdy sprawa jest pilna.

### Czy asystent głosowy obsłuży magazyn pracujący całą dobę?

Tak, dla agenta nocna zmiana niczym się nie różni od dziennej. Musi jednak mieć komu przekazać sprawy pilne, więc na noc trzeba wskazać osobę, do której trafiają wypadki, odmowy rozładunku i auta z towarem chłodzonym, które przyjechały bez awizacji.

---
Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.