# Asystent głosowy dla kancelarii notarialnej, który umawia akty i nie zgaduje taksy

Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/kancelarie-notarialne | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29

Asystent głosowy (voicebot) dla kancelarii notarialnej umawia terminy aktów, wysyła klientom listę dokumentów do konkretnej czynności i zbiera adresy, na które trafi projekt aktu. Nie podaje kwot taksy ani podatków, bo te wylicza kancelaria, i nie tłumaczy skutków prawnych umowy. Odciąża asystentki notariusza w tygodniach, kiedy telefon dzwoni co kilka minut, a prawie każdy pyta o to samo: jakie dokumenty i ile to kosztuje.

## Notariusz czyta akt, asystentka pisze projekty, a telefon dzwoni

Notariusz przez większą część dnia odczytuje akty. Taka czynność trwa, przy sprzedaży mieszkania z kredytem nawet ponad godzinę, i nikt w tym czasie nie wychodzi odebrać telefonu. Telefony odbierają asystentki, które w tym samym czasie piszą projekty, składają elektronicznie wnioski do ksiąg wieczystych i wydają wypisy.

Większość rozmów da się przewidzieć. Sprzedający pytają o dokumenty. Kupujący o wolny termin, bo bank czeka. Rodzina po pogrzebie pyta o akt poświadczenia dziedziczenia. Firmy dzwonią w sprawie pełnomocnictw i protokołów ze zgromadzeń wspólników. I wszyscy, bez wyjątku, pytają o koszt.

Szczyty są dwa. Koniec miesiąca, kiedy mijają terminy wpisane do umów przedwstępnych, i grudzień, kiedy wiele osób chce podpisać umowę jeszcze w starym roku.

W takich okresach asystentka spędza przy telefonie więcej czasu niż przy projektach.

## Lista dokumentów czytana z bazy kancelarii, nie z pamięci modelu

To najczęstsze pytanie i najłatwiej na nim zyskać. Warunek jest jeden: listę pisze kancelaria, osobno dla każdej czynności, a agent tylko ją odczytuje i wysyła SMS-em. Przy sprzedaży mieszkania z księgą wieczystą taka lista może wyglądać na przykład tak:

- numer księgi wieczystej lokalu
- dokument, na podstawie którego sprzedający nabył mieszkanie: akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia
- zaświadczenie ze spółdzielni lub od zarządcy wspólnoty o braku zaległości w opłatach
- zaświadczenie z urzędu gminy o osobach zameldowanych w lokalu
- świadectwo charakterystyki energetycznej
- przy mieszkaniu ze spadku, w części przypadków, zaświadczenie z urzędu skarbowego w sprawie podatku od spadków i darowizn
- dowody osobiste wszystkich stron

Inna lista dotyczy spółdzielczego własnościowego prawa bez księgi, inna darowizny, jeszcze inna aktu poświadczenia dziedziczenia. Wszystkie trafiają do [bazy wiedzy agenta](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/jak-przygotowac-baze-wiedzy), a im dokładniej są opisane, tym rzadziej agent musi mówić „przekażę pytanie”.

## Sprzedaż mieszkania w przyszłym tygodniu, czyli termin aktu i lista dokumentów

> Asystent AI: Kancelaria Notarialna przy Rynku, dzień dobry. Z tej strony asystent AI: umawiam terminy aktów i odpowiadam na pytania organizacyjne. W czym mogę pomóc?
> Dzwoniący: Sprzedajemy z żoną mieszkanie, kupujący ma już kredyt. Chcemy podpisać akt w przyszłym tygodniu.
> Asystent AI: Dobrze. Czy mieszkanie ma księgę wieczystą? Numer może Pan dosłać mailem.
> Dzwoniący: Ma, numer jest w papierach.
> Asystent AI: Wolne terminy u pani notariusz to wtorek o 10:00 i czwartek o 13:30. Kupujący też musi mieć wolną tę godzinę.
> Dzwoniący: Czwartek. Ile to wszystko będzie kosztować?
> Asystent AI: Kwotę wylicza kancelaria, bo zależy od ceny mieszkania, podatku i opłat sądowych. Dostanie ją Pan razem z projektem aktu. Wysłać teraz SMS z listą dokumentów?
> Dzwoniący: Tak, proszę.
> Asystent AI: Wysłane. Czwartek, 13:30 jest zapisany wstępnie, kancelaria potwierdzi go po otrzymaniu numeru księgi. Projekt aktu przyjdzie mailem do obu stron przed podpisaniem. Proszę sprawdzić w nim swoje dane.

_Rozmowa jest zmyślona, tak samo jak kancelaria i notariusz z tego przykładu._

Przedstawienie się jako AI to od 2 sierpnia 2026 r. obowiązek z art. 50 AI Act, a u notariusza, gdzie ludzie podpisują jedną z większych umów w życiu, agent udający człowieka zepsułby zaufanie już w pierwszym zdaniu. Sam zapis na termin działa tak jak przy każdym [umawianiu wizyt przez telefon](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/umawianie-wizyt): agent proponuje wolne terminy z kalendarza i zapisuje wstępnie.

## Dlaczego agent nie podaje kwoty taksy

Pytanie o koszt pada w prawie każdej rozmowie, a agent ma na nie jedną odpowiedź: kwotę wylicza kancelaria. Tej reguły nie poluzowuj, nawet gdy klienci się irytują.

Na rachunek przy sprzedaży mieszkania składają się: taksa notarialna, której maksymalne stawki określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, VAT od taksy, często podatek od czynności cywilnoprawnych, który pobiera notariusz, oraz opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej i za wypisy. Każdy z tych składników zależy od ceny, rodzaju umowy i sytuacji stron. O zwolnieniach z podatku decydują szczegóły, które ocenia notariusz.

Voicebot, który powie „około trzech tysięcy”, albo zaniży, albo zawyży. W obu przypadkach klient przyjdzie z pretensją, a kancelaria będzie się tłumaczyć z liczby, której nikt w niej nie liczył. Agent może za to powiedzieć, z czego składa się koszt i kiedy przyjdzie wyliczenie.

## Projekt aktu, wypisy i sprawy, które zostają u notariusza

Projekt aktu kancelaria zwykle wysyła stronom mailem kilka dni przed podpisaniem. Agent zbiera adresy e-mail, czyta je z powrotem do potwierdzenia i przypomina, żeby sprawdzić dane osobowe. Samych danych do projektu, czyli numerów PESEL, dowodów czy imion rodziców, lepiej nie dyktować głosem. Rozpoznawanie mowy potrafi pomylić cyfrę, a w akcie notarialnym pomyłka w jednej cyfrze oznacza późniejsze poprawki. Bezpieczniej wysłać klientowi SMS z linkiem do formularza ([wiadomości po rozmowie](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/powiadomienia-po-rozmowie)), w którym dane wpisze sam i od razu zobaczy je czarno na białym.

Poza zasięgiem agenta zostaje:

- wyjaśnianie skutków umowy i wybór jej formy, na przykład darowizna czy sprzedaż dla dziecka
- pytania o treść projektu i poprawki w nim
- ustalenie, komu wolno wydać wypis aktu, bo to sprawdza kancelaria przy każdym wniosku
- wyliczenie kosztów i każda rozmowa o ich wysokości
- sprawy, w których strony albo spadkobiercy się spierają

## Kalendarz z salami i pierwsze tygodnie pracy agenta

Agent musi widzieć kalendarz notariusza, a w kancelarii z kilkoma notariuszami także salę, w której odczytuje się akty. Dwie czynności w jednej sali o tej samej godzinie to klasyczny błąd przy ręcznym zapisie i łatwo go przenieść do automatu, dlatego przy [integracji z kalendarzem](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/integracja-z-kalendarzem) sale trzeba uwzględnić osobno.

Rozmowy dotyczą majątku, spadków i rodzin, więc w umowie powierzenia sprawdź, na jakich serwerach leżą transkrypcje i po jakim czasie znikają, a resztę przejdź według [listy kontrolnej RODO](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/rodo-checklista).

Na początek wystarczy, że agent odbiera, gdy asystentki mają zajęte linie. Potem przejrzyj pytania, które agent przekazał kancelarii: każde z nich to dziura w bazie wiedzy do uzupełnienia, a rozmowy zamknięte samą listą dokumentów pokazują, ile pracy odpadło asystentkom. Ile czasu to oszczędza przy twoim ruchu, oszacujesz w [kalkulatorze](https://www.infinityteam.io/kalkulator).

## Najczęstsze pytania

### Czy voicebot w kancelarii notarialnej poda koszt aktu?

Nie. Na koszt aktu składa się taksa, VAT, często podatek od czynności cywilnoprawnych i opłaty sądowe, a każdy z tych elementów zależy od szczegółów sprawy. Agent mówi, z czego składa się rachunek, a konkretną kwotę podaje kancelaria, zwykle razem z projektem aktu.

### Jakie dokumenty są potrzebne do aktu sprzedaży mieszkania?

Listę ustala notariusz, bo zależy od sytuacji. Zwykle są na niej numer księgi wieczystej, dokument nabycia mieszkania, zaświadczenia o opłatach i zameldowaniu oraz świadectwo charakterystyki energetycznej. Voicebot odczytuje listę przygotowaną przez kancelarię i wysyła ją SMS-em.

### Czy asystent AI umówi akt poświadczenia dziedziczenia?

Tak, jeśli ma dostęp do kalendarza notariusza. Zapyta, ilu jest spadkobierców i czy wszyscy mogą przyjść w jednym terminie, a potem wyśle listę dokumentów, na przykład odpis aktu zgonu. Pytania o to, kto dziedziczy i w jakich częściach, przekazuje notariuszowi.

### Czy projekt aktu notarialnego można dostać mailem?

W wielu kancelariach tak, projekt trafia do stron kilka dni przed podpisaniem. Voicebot zbiera adresy e-mail i przypomina o sprawdzeniu danych, ale nie omawia treści projektu. Pytania o jego zapisy trafiają do notariusza albo osoby, która przygotowuje akt.

---
Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.