# Asystent głosowy dla hurtowni, który przyjmie zamówienie, gdy handlowiec jest w trasie

Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/hurtownie | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29

Asystent głosowy (voicebot) dla hurtowni przyjmuje telefoniczne zamówienia od stałych klientów B2B, sprawdza stany magazynowe i mówi, którą trasą i kiedy przyjedzie towar. Zanim wyśle zamówienie do systemu, czyta je klientowi pozycja po pozycji, razem z jednostkami. Nie negocjuje cen, a o fakturach i należnościach rozmawia dopiero z osobą, którą zweryfikował.

## Czemu stały klient hurtowni woli zadzwonić niż kliknąć

Hurtownia może mieć platformę B2B, a część stałych klientów i tak woli zadzwonić. Właścicielka sklepu spożywczego zamawia wieczorem, po zamknięciu, bo dopiero wtedy ma czas przejść się między półkami. Mechanik dzwoni do hurtowni motoryzacyjnej z telefonem przy uchu i klockami hamulcowymi w drugiej ręce.

Łączy ich jedno: wiedzą, czego chcą, i nie lubią czekać. Mówią skrótami („to co zawsze, tylko więcej cukru”), podają indeksy z pamięci i zakładają, że po drugiej stronie ktoś zna ich historię.

Zwykle zna ją handlowiec, który akurat jest w trasie.

Najwięcej telefonów jest w poniedziałek rano, w dzień przed ostatnią dostawą tygodnia, przed świętami w hurtowniach spożywczych i jesienią w instalacyjnych, kiedy rusza sezon grzewczy. A wieczorem telefonu w biurze nikt nie odbiera, więc zamówienie z 21:00 czeka do rana albo przepada.

## Zamówienie przez telefon, pozycja po pozycji

Tak przebiega [zamówienie telefoniczne](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/zamowienia-telefoniczne), gdy zamiast handlowca odbiera agent:

1. Agent rozpoznaje klienta po numerze telefonu i wita go nazwą firmy z kartoteki.
2. Przyjmuje pozycje po nazwie albo indeksie i dopytuje o jednostkę: sztuki, zgrzewki, kartony czy palety.
3. Sprawdza stan każdej pozycji, a przy braku proponuje zamiennik, ale nie wstawia go bez zgody.
4. Na hasło „to co ostatnio” czyta poprzednie zamówienie i pyta, co zmienić.
5. Na koniec powtarza całość z ilościami i podaje dzień dostawy wynikający z trasy.
6. Zapisuje zamówienie w systemie i wysyła potwierdzenie SMS-em albo mailem.

Najwięcej pomyłek bierze się z jednostek. Klient mówi „dwa mleka”, myśli o dwóch zgrzewkach, a system zapisałby dwie sztuki. Dlatego agent zawsze czyta całe zamówienie na koniec, nawet gdy klient się spieszy. Drugi kłopot to wymowa: ilości, indeksy i kwoty voicebot musi wypowiedzieć tak, żeby klient zrozumiał je bez zgadywania, a tym zajmuje się [normalizacja tekstu](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/normalizacja-tekstu).

## Stała klientka zamawia „to co ostatnio”, tylko więcej cukru

> Asystent AI: Dzień dobry, hurtownia Pod Wiatrakiem, mówi asystent AI. Czy rozmawiam ze sklepem Pod Kasztanem?
> Dzwoniący: Tak, tu Barbara. Chcę zamówić na czwartek.
> Asystent AI: Dobrze. Powtarzamy poprzednie zamówienie czy dyktuje Pani od nowa?
> Dzwoniący: To co ostatnio, tylko cukru dwa razy więcej.
> Asystent AI: Ostatnio było osiem pozycji, w tym dwa worki cukru po 10 kilogramów. Zamawiam cztery worki, czyli 40 kilogramów?
> Dzwoniący: Tak. I olej rzepakowy, dwa.
> Asystent AI: Dwie butelki czy dwa kartony po 12 butelek?
> Dzwoniący: Kartony, dwa kartony.
> Asystent AI: Zapisane. Mąki pszennej typu 450 nie ma na stanie do poniedziałku. Mogę dać mąkę typu 500 z tego samego młyna albo pominąć tę pozycję.
> Dzwoniący: Niech pan pominie, poczekam.
> Asystent AI: Dobrze. Powtarzam: poprzednie zamówienie bez mąki, cukier cztery worki, olej dwa kartony po 12 butelek, razem osiem pozycji na czwartkową trasę. Pełną listę wyślę SMS-em.

_Dane przykładowe: hurtownię, sklep Pod Kasztanem i zasady tras wymyśliliśmy na potrzeby rozmowy._

Przy cukrze i oleju padło pytanie o ilość, a mąki agent nie podmienił na własną rękę. Klient, który dostał towar, którego nie zamawiał, dzwoni drugi raz, tym razem zły. Zwróć też uwagę na pierwsze zdanie: stała klientka i tak słyszy, że rozmawia z AI. To najprostszy sposób, żeby spełnić art. 50 AI Act, obowiązujący od 2 sierpnia 2026 r.

## Stany magazynowe i ceny z cennika klienta

Voicebot podaje stan z systemu magazynowego, tylko że w hurtowni sam stan to za mało. Klient pyta, czy towar będzie na czwartek, więc liczy się też to, co zarezerwowały inne zamówienia i co przyjedzie z najbliższą dostawą od producenta. Jeśli program to rozróżnia, agent powie „dla Pani zostaje dwanaście sztuk”. Jeśli nie, musi mówić ostrożniej.

Z cenami jest prościej. Stały klient ma zwykle swoją grupę cenową albo rabaty, więc agent czyta cenę z jego cennika i na tym koniec. Prośba o lepszą cenę przy większej ilości trafia do handlowca jako notatka z nazwą klienta, towarem i ilością.

To zdrowy podział ról: agent zbiera zamówienia, a handlowiec ma czas na rozmowy, w których da się coś ugrać.

## Faktury, należności i limit kupiecki

Druga fala telefonów dotyczy dokumentów. Czy przyszła faktura, jaki ma numer, kiedy mija termin płatności, czy księgowość widzi wpłatę. Jeśli hurtownia wystawia faktury w KSeF, klienci pytają też o numer KSeF albo o to, czemu faktury nie ma w mailu. Agent odczyta te dane z systemu, ale tylko osobie, którą zweryfikował, bo numer telefonu łatwo podrobić, a rozsądna [identyfikacja rozmówcy](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/identyfikacja-rozmowcy) wymaga czegoś więcej niż samego numeru.

Inaczej wygląda limit kupiecki. Gdy zamówienie go przekracza albo klient ma przeterminowane faktury, agent nie odmawia i nie recytuje polityki firmy. Przyjmuje zamówienie jako wstrzymane i przekazuje je do działu rozliczeń, który oddzwania.

Telefon z [przypomnieniem o terminie płatności](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/przypomnienia-o-platnosciach) to już inny scenariusz, bo dzwoni sam agent. W B2B ton ma być spokojny, bo po drugiej stronie jest klient, który w przyszłym tygodniu znowu ma u ciebie kupić.

## Trasy dostaw i godzina graniczna

W hurtowni dostawa rzadko jest „jutro”. Jest „w czwartek, bo w czwartki auto jedzie na Biłgoraj”. Agent musi znać plan tras, dni dostaw dla każdego klienta i godzinę graniczną, do której zamówienie łapie się na najbliższy kurs. Pytanie „gdzie jest kierowca” to osobna historia. Jeśli auta mają GPS albo kierowcy odhaczają punkty w aplikacji, voicebot poda przybliżoną godzinę. Jeśli nie, powie, że auto jest dziś w trasie, i przekaże pytanie dyspozytorowi. Zgadywanie kończy się tym, że klientka czeka na zapleczu, a auto przyjeżdża dwie godziny później.

## Dane i integracje, bez których się nie zacznie

Zamówienia przez telefon mają sens tylko wtedy, gdy agent widzi program handlowo-magazynowy. Potrzebuje kartoteki klientów z numerami telefonów, indeksów towarów razem z nazwami, jakich używają klienci, stanów, cenników i planu tras. Te zwyczajowe nazwy są ważniejsze, niż się wydaje: w systemie stoi „mąka pszenna typ 450 1 kg”, a klient mówi „tortowa”.

W popularnych w Polsce programach, takich jak Subiekt, Comarch ERP czy enova365, dostęp z zewnątrz wygląda różnie: bywa API, bywa dodatkowy moduł albo pośrednik do dokupienia. Zapytaj o to dostawcę programu na samym początku, bo od tej odpowiedzi zależy harmonogram całego projektu.

Weźmy hurtownię, która przyjmuje 80 zamówień telefonicznych dziennie, każde po 4 minuty (liczby są wymyślone). To ponad 5 godzin rozmów, które dziś dzielą między siebie dwie osoby z biura. Projekt z integracją z ERP to w Infinity Tech zwykle od miesiąca do trzech, a nie dwa tygodnie. Co wchodzi w jego cenę, rozpisuje poradnik [ile kosztuje asystent głosowy](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/ile-kosztuje-asystent-glosowy).

## Najczęstsze pytania

### Czy voicebot może przyjmować zamówienia w hurtowni?

Tak, jeśli ma dostęp do kartoteki klientów, indeksów towarów i stanów w programie magazynowym. Przyjmuje pozycje, dopytuje o jednostki, czyta całe zamówienie na koniec i zapisuje je w systemie, a klient dostaje potwierdzenie SMS-em.

### Czy asystent głosowy poradzi sobie z indeksami i nazwami towarów?

Z indeksami czytanymi cyfra po cyfrze zwykle radzi sobie dobrze. Trudniejsze są nazwy, które klienci skracają po swojemu, dlatego przed startem przygotowuje się słownik takich nazw i sprawdza go w testach na prawdziwych nagraniach.

### Czy voicebot może informować klienta hurtowni o zaległych fakturach?

Może, ale dopiero po weryfikacji rozmówcy, bo informacja o należnościach nie powinna trafić do przypadkowej osoby. Rozmowę o odroczeniu płatności albo odblokowaniu limitu kupieckiego agent przekazuje do działu rozliczeń.

### Czy klienci hurtowni nie wolą rozmawiać z handlowcem?

Część woli i powinna mieć do niego drogę na jedno słowo. Agent przejmuje głównie proste zamówienia i pytania o stany, zwłaszcza wieczorem i wtedy, gdy handlowiec jest w trasie. Rozmowy o cenach i warunkach współpracy zostają u ludzi.

---
Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.