# Asystent głosowy w firmie SaaS, który prowadzi klientów i umawia prezentacje Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/firmy-saas | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29 Voicebot dla firmy SaaS odbiera telefony klientów i osób zainteresowanych programem. Klientom pomaga w pierwszych krokach w aplikacji i w sprawach planu czy faktur, a nowym firmom od razu umawia prezentację z handlowcem. Najwięcej daje tam, gdzie ludzie wolą zadzwonić niż pisać, na przykład u producentów programów dla gabinetów albo warsztatów. Rabatów nie przyznaje, a w dane, które klienci trzymają w programie, nie zagląda. ## Dlaczego do firmy SaaS w ogóle ktoś dzwoni Twórca programu SaaS często zakłada, że klienci piszą na czacie. Część pisze. Właścicielka salonu z grafikiem w aplikacji albo mechanik z programem do zleceń wolą jednak zadzwonić, zwłaszcza gdy coś nie działa pięć minut przed wizytą klienta. Telefony przychodzą falami. Po nowej wersji, która przesunęła przyciski. W styczniu, kiedy zmieniają się płaca minimalna i składki, jeśli sprzedajesz program kadrowy. Przy każdej zmianie przepisów o fakturach; kto sprzedaje program do fakturowania, pamięta telefony przy starcie obowiązkowego KSeF. I pod koniec miesiąca, gdy klienci sami wystawiają faktury i rozliczają pracowników. Zespół wsparcia na pięć osób nie przyjmie takiej fali bez kolejki. Agent głosowy AI może wziąć na siebie powtarzalną część i zostawić ludziom sprawy, przy których trzeba zajrzeć w konto albo w logi. ## Pierwsze kroki w programie, prowadzone głosem Głosem da się poprowadzić kogoś przez kilka kliknięć: „Wejdź w Faktury, potem w Ustawienia numeracji i wpisz swój format”. To działa, jeśli agent zna aktualny wygląd ekranów i plan klienta, żeby nie opisywać funkcji, której klient nie ma. Przez konfigurację integracji z bankiem albo import danych z innego programu głosem nikogo nie przeprowadzisz. Wtedy agent wysyła link do instrukcji ze zrzutami ekranu i proponuje rozmowę z konsultantem przy udostępnionym ekranie. - prowadzi nowego klienta przez pierwsze ustawienia: dane firmy, użytkownicy, numeracja faktur, godziny pracy - odpowiada na pytania „jak to zrobić” na podstawie artykułów pomocy i wysyła link SMS-em albo mailem - sprawdza, czy nie trwa awaria usługi, i jeśli trwa, odczytuje komunikat zamiast zakładać zgłoszenie - zakłada zgłoszenie błędu z opisem kroków, godziną, przeglądarką i nazwą konta, żeby programista nie musiał dopytywać - po kilku dniach od założenia konta dzwoni zapytać, czy wszystko działa, jak przy [onboardingu klientów](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/onboarding-klientow), jeśli klient się na to zgodził Artykuły pomocy muszą przy tym nadążać za wydaniami. Agent, który opisuje przycisk sprzed dwóch wersji, wprowadza w błąd, a klient po trzecim nieudanym kliknięciu przestaje mu wierzyć. Dlatego [bazę wiedzy](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/jak-przygotowac-baze-wiedzy) trzeba aktualizować przy każdym wydaniu, a nie raz na kwartał. ## Nowa osoba w grafiku, limit planu i prośba o rabat > Asystent AI: Dzień dobry, tu wsparcie programu Grafikon. Jestem asystentem AI. W czym mogę pomóc? > Dzwoniący: Nie mogę dodać nowej dziewczyny do grafiku. Wyskakuje jakiś komunikat o limicie. > Asystent AI: Sprawdzę to. Proszę podać nazwę salonu i nazwisko osoby, na którą założone jest konto. > Dzwoniący: Studio Lila, Karolina Wrona. To ja. > Asystent AI: Dziękuję, numer telefonu też się zgadza. Plan Start obejmuje trzy stanowiska i wszystkie są zajęte. Czwarte wymaga planu Standard, droższego o 40 zł netto miesięcznie. > Dzwoniący: A nie da się taniej? Jestem z wami od początku. > Asystent AI: O rabatach decyduje opiekun klienta. Mogę poprosić, żeby oddzwonił jeszcze dziś, a plan zmienić teraz albo po rozmowie z nim. > Dzwoniący: Niech oddzwoni. A jak już zmienię, to gdzie się dodaje tę osobę? > Asystent AI: W Ustawieniach wybiera Pani Zespół, a potem Dodaj osobę w prawym górnym rogu. Wyślę SMS z linkiem do instrukcji ze zdjęciami ekranu. > Dzwoniący: Super, dziękuję. _Program Grafikon, jego plany i ceny oraz dane klientki zostały wymyślone._ Zanim agent zajrzał w plan konta, sprawdził, kto dzwoni. Ceny nie negocjował. Rozmowa o rabacie z klientką, która jest z firmą od początku, to rozmowa o jej zatrzymaniu i lepiej zostawić ją opiekunowi. Agent ma mu tylko przekazać komplet informacji. Nazwisko i numer telefonu nie odróżnią jednak właścicielki od recepcjonistki, która zna dane konta. Dlatego pytania o plan i limity agent wyjaśni każdej z nich, a wszystko, co zmienia umowę albo płatność, zostaje dla opiekuna i osoby, na którą założono konto. ## Prezentacje umawiane, zanim zainteresowany ostygnie Osoba, która o 19:30 wypełnia formularz „umów prezentację” albo dzwoni z reklamy, ma czas i ochotę właśnie wtedy. Następnego dnia rano ma już otwarte trzy inne programy do porównania. Agent może oddzwonić po kilku minutach i od razu zapisać termin w kalendarzu handlowca. Pytania przed zapisem, czyli [kwalifikacja leadów](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/kwalifikacja-leadow), powinny być krótkie: czym zajmuje się firma, ile osób będzie korzystać z programu, czego używa dziś i czemu szuka zmiany. Odpowiedzi trafiają do CRM, więc handlowiec zaczyna prezentację od konkretu, a nie od prośby „proszę opowiedzieć o firmie”. Przy oddzwanianiu uważaj na prawo. Telefon do osoby, która zostawiła numer w formularzu, służy sprzedaży, a art. 398 PKE zakazuje używania automatu do marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody. Formularz powinien więc tę zgodę zbierać wprost, osobnym polem, a jej dokumentowanie to część zasad [telemarketingu z użyciem AI](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/telemarketing-ai-a-prawo). ## Faktury, płatności i dostęp do konta Pytania o rozliczenia są w SaaS proste i częste: dlaczego faktura wyższa niż w zeszłym miesiącu, jak zmienić dane do faktury, gdzie pobrać duplikat, jak przejść z płatności miesięcznej na roczną. Agent, który widzi historię płatności i liczbę użytkowników na koncie, odpowie na nie od ręki. Wyjaśni, że od marca na koncie są dwie nowe osoby, i wyśle duplikat na adres zapisany w koncie. Zmianę NIP-u przyjmie, ale do zatwierdzenia przez dział rozliczeń. Kilku rzeczy agent nie robi, choćby klient bardzo prosił: - nie przyjmuje numeru karty głosem, tylko wysyła link do płatności w panelu klienta - nie przyznaje rabatów ani zwrotów pieniędzy - nie nadaje uprawnień administratora i nie zmienia właściciela konta bez zgody obecnego administratora - nie przyjmuje wypowiedzenia umowy i nie eksportuje danych klienta, który odchodzi; to sprawy dla opiekuna Prośba o zmianę właściciela konta to znany scenariusz przejęcia: ktoś przedstawia się jako nowy szef firmy klienta i prosi o dostęp do wszystkiego. Przed jakąkolwiek zmianą trzeba więc [zidentyfikować rozmówcę](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/identyfikacja-rozmowcy), a bez zgody obecnego administratora agent nie rusza niczego. ## Dane klientów twoich klientów Firma SaaS zwykle przetwarza dane w imieniu swoich klientów, na podstawie umowy powierzenia. Program dla gabinetów trzyma kartoteki pacjentów, program kadrowy listy płac. Agent wsparcia nie potrzebuje do nich dostępu i nie powinien go mieć. Widzi plan, płatności, liczbę użytkowników i historię zgłoszeń, a nie zawartość konta. Jest też powód formalny. Gdyby agent czytał dane z kont klientów, dostawca voicebota zostałby dalszym podmiotem przetwarzającym te dane, a to trzeba by ująć w umowach z klientami. Prościej tego uniknąć. Gdzie fizycznie trafiają nagrania i transkrypcje z samych rozmów, zależy od [hostingu danych](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/hosting-danych) u dostawcy voicebota. Po starcie sprawdzaj, ile spraw agent zamyka w pierwszej rozmowie: to pokazuje, czy baza wiedzy nadąża za produktem. Ten wskaźnik to [FCR](https://www.asystenciglosowi.xyz/slownik/fcr), znany z każdego działu obsługi klienta. Drugi to odsetek umówionych przez agenta prezentacji, które się odbyły. Jeśli wiele z nich się nie odbywa, agent zapisuje przypadkowe osoby. ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot może prowadzić klienta przez pierwsze kroki w programie? Może, jeśli chodzi o krótkie ścieżki, na przykład dodanie użytkownika albo ustawienie numeracji faktur. Musi przy tym znać aktualny wygląd ekranów i plan klienta. Dłuższe konfiguracje lepiej zostawić instrukcjom ze zrzutami ekranu i konsultantowi przy udostępnionym ekranie. ### Czy asystent głosowy może umawiać prezentacje programu? Tak. Agent zadaje kilka pytań kwalifikujących, zapisuje odpowiedzi w CRM i rezerwuje termin w kalendarzu handlowca, a potem wysyła zaproszenie z linkiem do spotkania. Przy oddzwanianiu do osób z formularza potrzebna jest zgoda na kontakt telefoniczny, bo taka rozmowa służy sprzedaży. ### Czy voicebot w firmie SaaS ma dostęp do danych klientów? Powinien widzieć tylko to, czego potrzebuje do obsługi: plan, płatności, liczbę użytkowników i historię zgłoszeń. Danych, które klienci trzymają w programie, na przykład kartotek pacjentów czy list płac, agent wsparcia nie potrzebuje. Mniejszy dostęp to także prostsze umowy powierzenia. ### Czy asystent głosowy może działać w aplikacji, a nie przez telefon? Tak, rozmowa może się odbywać w przeglądarce, po kliknięciu przycisku w aplikacji, bez dzwonienia na numer, czyli jako [asystent głosowy na stronie](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/asystent-glosowy-na-stronie). Klient mówi do mikrofonu komputera, a agent korzysta z tej samej bazy wiedzy co na infolinii. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.