# Asystent głosowy dla biura tłumaczeń, który zbiera dokumenty do wyceny i pilnuje statusów Adres: https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/biura-tlumaczen | Sekcja: Branże | Aktualizacja: 2026-09-29 Asystent głosowy (voicebot) dla biura tłumaczeń odbiera zapytania o cenę i termin, wysyła klientowi link do przesłania skanu dokumentu, sprawdza status zlecenia i podaje zasady odbioru. Nie wycenia na ślepo, bo bez dokumentu nie wiadomo, ile wyjdzie stron, i nie obiecuje trybu ekspresowego bez zgody koordynatora. Rozmawia po polsku, a gdy trzeba, po ukraińsku albo angielsku, bo w tych językach do wielu biur dzwoni sporo klientów. ## Urzędy wyznaczają rytm telefonów w biurze tłumaczeń Ktoś kupił auto w Niemczech i bez tłumaczenia części dokumentów, na przykład umowy kupna, nie zarejestruje go w [wydziale komunikacji](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/wydzialy-komunikacji). Ktoś inny potrzebuje aktu urodzenia dziecka urodzonego w Irlandii, bo chce go przenieść do polskich ksiąg. Latem dzwonią maturzyści i ich rodzice, bo uczelnia za granicą chce świadectwa po angielsku. Firmy przysyłają umowy, odpisy z KRS i dokumentację przetargową. Od 2022 r. w wielu biurach dużą grupę klientów stanowią obywatele Ukrainy: prawa jazdy, dyplomy, akty stanu cywilnego. Część z nich woli rozmawiać po ukraińsku. Niezależnie od dokumentu pytanie jest prawie zawsze to samo: ile i na kiedy. Tłumacz w tym czasie siedzi nad tekstem i każda rozmowa wybija go z rytmu. W małym biurze, gdzie tłumacz jest też właścicielem, telefon po prostu leży wyciszony. ## Agent w biurze tłumaczeń bierze zapytania, statusy i odbiór - przyjmuje zapytanie o wycenę: język, rodzaj dokumentu, liczba stron oryginału, tłumaczenie zwykłe czy przysięgłe - wysyła SMS z linkiem do wgrania skanu albo zdjęć dokumentu - sprawdza status zlecenia po numerze zamówienia albo numerze telefonu - podaje godziny odbioru, adres i zasady wysyłki kurierem albo listem poleconym - przyjmuje prośbę o tryb ekspresowy i przekazuje ją koordynatorowi - zapisuje zapytania o rzadkie języki, tłumaczenia ustne i duże zlecenia firmowe dla opiekuna Pytanie o [status zamówienia](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/status-zamowienia) to typowy przypadek, który agent załatwia sam, jeśli ma dostęp do systemu zleceń. ## Wycena bez dokumentu to zgadywanie Przy tłumaczeniach przysięgłych zlecanych przez sądy i urzędy rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości przyjmuje za stronę 1125 znaków ze spacjami, liczonych w tekście tłumaczenia, nie oryginału. Z klientem prywatnym cenę ustala umowa, więc sposób liczenia strony musi być w cenniku biura. Dokładna liczba stron wychodzi dopiero po pracy, wcześniej można tylko szacować. W tłumaczeniach zwykłych biuro samo ustala, ile znaków ma strona, i ta liczba musi być w bazie agenta, bo klienci o nią pytają. Dlatego agent nie podaje kwoty z głowy. Zbiera podstawowe informacje, wysyła link do zdjęć w krótkim [powiadomieniu po rozmowie](https://www.asystenciglosowi.xyz/technologia/powiadomienia-po-rozmowie) i mówi, do kiedy przyjdzie wycena od człowieka. Moim zdaniem ten jeden SMS daje biuru najwięcej: klient nie musi szukać adresu e-mail, a zdjęcia przychodzą, zanim zdąży zadzwonić do konkurencji. ## Auto z Niemiec, papiery do rejestracji i pytanie o oryginały > Asystent AI: Dzień dobry, Biuro Tłumaczeń Lingwa, mówi asystent AI. Pomogę z wyceną, terminem albo statusem zlecenia. > Dzwoniący: Sprowadziłem auto z Niemiec i potrzebuję przetłumaczyć papiery do rejestracji. Ile to kosztuje? > Asystent AI: Z niemieckiego robimy tłumaczenia przysięgłe. Dokładną cenę podamy po zobaczeniu dokumentów. Wysłać SMS z linkiem, pod którym można wgrać zdjęcia wszystkich stron? > Dzwoniący: Tak. A na kiedy to będzie? > Asystent AI: W zwykłym trybie (podaje termin z cennika biura). Jest też tryb ekspresowy za dopłatą, ale jego termin potwierdza koordynator po obejrzeniu dokumentów. > Dzwoniący: W urzędzie mówili coś o oryginałach. O co chodzi? > Asystent AI: Wymagania urzędu trzeba sprawdzić w wydziale komunikacji. Ze strony biura: tłumacz zaznacza, czy pracował na oryginale, czy na skanie. Jeśli urząd będzie chciał tłumaczenia z oryginału, trzeba go pokazać w biurze. > Dzwoniący: To przyjadę z oryginałami. Gdzie parkować? > Asystent AI: Biuro jest przy Długiej 8, parking od podwórza, otwarte od 9:00 do 17:00. SMS z linkiem i adresem już wysłałem. _Biuro, ulica i dzwoniący są wymyśleni._ Agent od pierwszego zdania nazywa siebie asystentem AI, bo taki jest nakaz art. 50 AI Act (od 2 sierpnia 2026 r.). Przy klientach mówiących po ukraińsku informacja ma sens tylko wtedy, gdy pada w ich języku. Zwróć uwagę, że agent nie tłumaczy, czego chce urząd. To nie jego wiedza, a pomyłka kosztuje klienta drugą wizytę w wydziale. ## Ekspres, rzadkie języki i sprawy dla koordynatora Tryb ekspresowy to obietnica, którą składa tłumacz, nie agent. Czy dokument da się oddać jutro, zależy od tego, kto jest wolny, ile stron liczy tekst i czy są w nim pieczęcie do opisania. Agent przyjmuje prośbę, podaje zasady dopłaty z cennika i czeka na potwierdzenie. Podobnie z rzadkimi językami. Przy językach takich jak wietnamski czy gruziński biuro często szuka tłumacza przysięgłego u współpracowników. Agent zapisuje zapytanie z terminem, na kiedy klient potrzebuje dokumentu, i nie zapewnia, że się uda. U ludzi zostają też reklamacje tłumaczeń, pytania o terminologię, wyceny dużych zleceń firmowych i tłumaczenia ustne, na przykład przy akcie w [kancelarii notarialnej](https://www.asystenciglosowi.xyz/branze/kancelarie-notarialne), gdy stroną jest cudzoziemiec. ## Ukraiński w słuchawce i program do zleceń Jeśli dzwonią do ciebie klienci z Ukrainy, agent może rozmawiać z nimi po ukraińsku i sam rozpoznać język z pierwszych słów, ale [obsługa w językach obcych](https://www.asystenciglosowi.xyz/zastosowania/obsluga-w-jezykach-obcych) wymaga osobnego testu: posłuchaj, jak wymawia polskie nazwy urzędów i ulic, bo tu modele często się mylą. Do statusów potrzebny jest dostęp do programu, w którym biuro prowadzi zlecenia. Jeśli go nie ma, agent i tak zbiera zapytania i wysyła linki, a statusy zostają przy ludziach. Na początek weź zapytania, które przychodzą po zamknięciu biura, a miarą niech będzie liczba rozmów, po których klient faktycznie wgrał skan ([pilotaż krok po kroku](https://www.asystenciglosowi.xyz/poradniki/pilotaz-krok-po-kroku)). ## Najczęstsze pytania ### Czy voicebot poda cenę tłumaczenia przysięgłego przez telefon? Poda zasady z cennika biura, na przykład stawkę za stronę i dopłatę za ekspres, ale dokładnej kwoty nie, bo zależy od liczby stron. Zamiast podawać kwotę na oko, wysyła SMS z linkiem do wgrania zdjęć dokumentu, a wycenę odsyła człowiek. ### Ile znaków ma strona tłumaczenia przysięgłego? Przy zleceniach od sądów i urzędów stroną tłumaczenia przysięgłego jest 1125 znaków ze spacjami, liczonych w tekście tłumaczenia. Tak stanowi rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Z klientami prywatnymi i w tłumaczeniach zwykłych biuro samo ustala zasady rozliczenia, więc agent odczytuje długość strony z cennika konkretnego biura. ### Czy asystent AI obsłuży klienta, który mówi po ukraińsku? Tak, agent głosowy może rozpoznać język i prowadzić rozmowę po ukraińsku albo angielsku. Przed startem trzeba sprawdzić, jak radzi sobie z polskimi nazwami urzędów i dokumentów w obcym języku. ### Czy voicebot może obiecać tłumaczenie na jutro? Nie powinien. Termin ekspresowy zależy od wolnego tłumacza i objętości dokumentu, więc agent przyjmuje prośbę i przekazuje ją koordynatorowi, który potwierdza termin SMS-em albo telefonicznie. --- Źródło: https://www.asystenciglosowi.xyz. Wydawca: Infinity Tech Group sp. z o.o., Zamość. Przykładowe rozmowy i wyliczenia są fikcyjne i tak oznaczone. Treść nie jest poradą prawną.